Top.Mail.Ru

Функциональные требования к СЭД с позиций современного управления документами

Вы можете взять эту статью и использовать ее как опросник для разработчиков предлагаемой вам СЭД, чтобы понять: а) какие базовые и продвинутые функции у нее есть из востребованных практикой сейчас, б) каким принципам современного управления документами она соответствует. А если вы уже являетесь счастливым обладателем СЭД, то сможете оценить качество «своей лошадки».

Современное толкование понятия документационного обеспечения управления (ДОУ) означает целенаправленную деятельность по управлению документами. Давайте посмотрим, что должна уметь СЭД, чтобы облегчить вам эту задачу.

Развитие и продвижение проектов внедрения систем электронного документооборота (СЭД) в организациях и создание условий для доверия к электронным документам (ЭД) предусматривается новой Стратегией развития информационного общества в Российской Федерации на 2017–2030 гг. (утв. Указом Президента РФ от 09.05.2017 № 203). Доверие должно быть обеспечено, прежде всего, за счет разработки и применения отечественного:

  • общесистемного и прикладного программного обеспечения,
  • криптоалгоритмов и средств шифрования,
  • оборудования и пользовательских устройств,

т.е. одновременно в масштабах страны должна реализоваться задача импортозамещения.

А на уровне конкретной организации доверие к ЭД может обеспечиваться за счет правильного управления документами и реализации в СЭД всех делопроизводственных операций и транзакций с документами.

Современные СЭД, представленные на отечественном рынке, уже прошли путь от реализации простой функции «транспорта» (т.е. движения документов) до функций обеспечения коллективной работы, идентификации документов, оперативного хранения за счет включения (capture) документов и информации о них в систему.

Включение документов в СЭД предполагает внесение информации о документе во входную форму СЭД и помещение в нее электронного образа документа (скан-копии). Этот способ реализован практически в любой СЭД.

А вот второй способ включения – создание документа в СЭД в статусе электронного оригинала – до сих пор не рассматривается как типовое функциональное решение. Но без его реализации невозможен реальный безбумажный документооборот, делопроизводство и переход СЭД по своим функциональным возможностям в статус систем управления документами (СУД), систем управления контентом (ЕСМ) и систем управления данными.

При проектировании СЭД службе делопроизводства необходимо руководствоваться концепцией управления документами, базироваться на требованиях нормативных правовых актов, помнить о методологии документоведения, архивоведения и учитывать опыт лучших практик. Сориентируем вас, как можно реализовать все эти задачи.

Принципиальный подход

Одним из главных принципов работы с документами является принцип методического единства делопроизводства и архивного дела. Именно тот документ, который создается в делопроизводстве, будет подвергнут экспертизе ценности, в т.ч. по критериям содержания и оформления, и выделен (или нет) для архивного хранения как нематериальный актив организации, который имеет ценность и может служить доказательством законности владения активами, принятых решений, истории развития. А в необходимых случаях документ может быть передан и на государственное или муниципальное хранение.

Действие данного принципа объективно должно проявляться в том, что во входных формах СЭД в состав обязательных полей, которые поддерживаются соответствующими классификаторами, должны включаться определенные параметры документа, определяющие его хранение (показаны в Примере 1).

Не случайно Международный совет архивов с 2005 года в своих рекомендациях призывает включать ответственных за архивы организаций в число инстанций обязательного согласования проектов СЭД и соответствующих технических заданий.

Важнейшим также является принцип единства работы с документами независимо от их формы – бумажной или электронной, на котором должны основываться все функциональные требования к СЭД.

Задачи документооборота в СЭД

При проектировании СЭД очень важно понимать сущность документооборота, который реализуется с помощью информационной системы. Главное в нем – не просто движение, а четкая маршрутизация каждого документопотока. Для их вычленения надо использовать параметры документопотоков:

  • виды и разновидности документов, цели их создания и содержание (для создания документов могут быть спроектированы несколько входных форм, которые идентифицируют документы по классификаторам видов документов / типовых форм, вопросов и направлений деятельности);
  • вопросы / участки деятельности / функции органа управления, где создаются документы того или иного вида и разновидности;
  • полномочия структурных подразделений и должностных лиц (что очень важно для управления правами доступа и для состава документов в пределах документопотоков);
  • сроки исполнения («исполняемость»), которые во входной форме отражаются в полях:
    • подлежит контролю исполнения (да / нет);
    • срок исполнения (типовой / индивидуальный);
    • конкретная дата срока исполнения (в СЭД поддерживается счетчиком дат и функцией «Календарь»).

При формулировании функциональных требований решающую роль играют принципы организации документооборота, которые должны быть реализованы с помощью СЭД:

  • оптимальность (документопотоки по функциям и задачам деятельности руководителей, подразделений и сотрудников-исполнителей должны...

Вы видите начало этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Илона Ульянова: «Отказ от бумажных версий кадровых документов сократил отдел кадрового администрирования»

В прошлом году стало известно, что Минтруд России разрабатывает поправки в законодательство, которые позволят работодателям перевести кадровую документацию в электронный вид. Однако уже сейчас некоторые компании активно пользуются законными возможностями системы электронного документооборота в кадрах. Своим опытом с вами делится менеджер по кадровому консалтингу ООО «ОБИ Франчайзинговый Центр» Илона Ульянова.

Выявляем типовые входящие документопотоки писем

Рассмотрение руководителем является обязательной точкой в маршруте входящего письма, но эффективно ли это рассмотрение? Особенно если письмо касается какой-то узкоспециальной сферы деятельности компании: производства, маркетинга, налогов. Все равно директор своей резолюцией направит его руководителю соответствующего направления. Автор объясняет, как можно по упрощенной схеме выявить, кто из топ-менеджеров вместо гендиректора какие входящие письма может рассматривать. Показан опыт конкретной организации – предложенный алгоритм будет удобен небольшим и средним компаниям. Также разъясняется, какую корреспонденцию не стоит регистрировать и как поступать с присланной конфиденциальной документацией.

Требования к СЭД и ее функциям: особенности оформления в ТЗ

Расскажем вам об общих требованиях к СЭД и к ее функциям, об особенностях их описания в процессе выработки технического задания на внедрение СЭД. При этом укажем на важные моменты, которые, как правило, забываются при его составлении. Вас ждет реальный опыт заказчика, а не советы разработчиков СЭД. В первой части статьи, публикуемой в этом номере журнала, сосредоточимся на создании, регистрации и редактировании документов. Расскажем об удобстве использования штрих-кодов и QR-кодов.

Предварительное рассмотрение документов

Давайте разбираться, как перенаправить часть входящих документов, чтобы они миновали генерального директора (это разгрузит его и ускорит исполнение): по каким правилам организуется предварительное рассмотрение документов? как разработать Классификатор основных направлений деятельности? как оформлять на входящих документах отметку о предварительном рассмотрении? чем она отличается от резолюции? как закрепить за сотрудниками службы делопроизводства необходимые им полномочия? Если правильно внедрить предварительное рассмотрение документов, это будет способствовать повышению статуса и авторитета службы делопроизводства.

Предварительное рассмотрение документов

Давайте разбираться, как перенаправить часть входящих документов, чтобы они миновали генерального директора (это разгрузит его и ускорит исполнение): по каким правилам организуется предварительное рассмотрение документов? как разработать Классификатор основных направлений деятельности? как оформлять на входящих документах отметку о предварительном рассмотрении? чем она отличается от резолюции? как закрепить за сотрудниками службы делопроизводства необходимые им полномочия? Если правильно внедрить предварительное рассмотрение документов, это будет способствовать повышению статуса и авторитета службы делопроизводства.

Илона Ульянова: «Отказ от бумажных версий кадровых документов сократил отдел кадрового администрирования»

В прошлом году стало известно, что Минтруд России разрабатывает поправки в законодательство, которые позволят работодателям перевести кадровую документацию в электронный вид. Однако уже сейчас некоторые компании активно пользуются законными возможностями системы электронного документооборота в кадрах. Своим опытом с вами делится менеджер по кадровому консалтингу ООО «ОБИ Франчайзинговый Центр» Илона Ульянова.

Требования к СЭД и ее функциям: особенности оформления в ТЗ

Расскажем вам об общих требованиях к СЭД и к ее функциям, об особенностях их описания в процессе выработки технического задания на внедрение СЭД. При этом укажем на важные моменты, которые, как правило, забываются при его составлении. Вас ждет реальный опыт заказчика, а не советы разработчиков СЭД. В первой части статьи, публикуемой в этом номере журнала, сосредоточимся на создании, регистрации и редактировании документов. Расскажем об удобстве использования штрих-кодов и QR-кодов.

Выявляем типовые входящие документопотоки писем

Рассмотрение руководителем является обязательной точкой в маршруте входящего письма, но эффективно ли это рассмотрение? Особенно если письмо касается какой-то узкоспециальной сферы деятельности компании: производства, маркетинга, налогов. Все равно директор своей резолюцией направит его руководителю соответствующего направления. Автор объясняет, как можно по упрощенной схеме выявить, кто из топ-менеджеров вместо гендиректора какие входящие письма может рассматривать. Показан опыт конкретной организации – предложенный алгоритм будет удобен небольшим и средним компаниям. Также разъясняется, какую корреспонденцию не стоит регистрировать и как поступать с присланной конфиденциальной документацией.