Почему в некоторых организациях избавляются от докладных и объяснительных записок, заменяя их служебными (где возможна такая унификация, что она дает)?
Каковы сроки хранения служебных записок, и как они влияют на выбор носителя оригинала? Как организовать согласование, подписание электронного и бумажного документов – что получится автоматизировать, и как это визуализировать? Показаны 2 шаблона служебной записки: с жестко настроенным текстом и маршрутом движения, а также такой, что оставляет пользователю большую свободу действий.
О замене объяснительных и докладных записок служебными
Начнем с того, что в ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» термина «служебная записка» нет. В Общероссийском классификаторе управленческой документации (далее – ОКУД) как документ служебная записка не фигурирует. Зато там мы находим:
- докладную записку о нарушении трудовой дисциплины (код 0286041) и
- объяснительную записку о нарушении трудовой дисциплины (код 0286091).
С другой стороны, «Словарь видов и разновидностей современной управленческой документации», разработанный ВНИИДАД в 2014 году (далее – Словарь), приводит термин «служебная записка» в следующей формулировке:
-
служебная записка – информационно-справочный документ (внутренняя переписка), используемый для обмена информацией между структурными подразделениями организации и работниками.
В Словаре есть еще 2 термина:
-
докладная записка – служебная записка, адресованная руководителю организации и содержащая информацию о событиях, фактах и др., в связи с которыми требуется принятие решения;
-
объяснительная записка – служебная записка, объясняющая причины какого-либо события, факта, поступка, имеющего негативный характер, составленная лицом, причастным к указанному событию.
Получается, что докладная и объяснительная записки – это подвиды служебных записок!
Теперь давайте посмотрим на сроки хранения таких документов в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (далее – Перечень). В соответствии с ним для служебных и докладных записок сроки хранения составляют 1 год, 3 года, 5 лет, 75 лет, постоянно, в зависимости от их содержания (но в большинстве своем это все-таки короткие сроки):
Таблица 1.Сроки хранения служебных, докладных и объяснительных записок по Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558)
Мнение эксперта
Вера Иритикова, профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ
Служебная записка – очень интересный и важный справочно-информационный документ. В подсистеме справочно-информационных документов (или информационно-справочных), которые входят в систему организационно-распорядительной документации, он считается относительно новым видом документа, завоевавшим свои современные позиции в конце 1990-х годов. Именно в этот период реальная автоматизация делопроизводства и проекты внедрения СЭД активно влияли на процессы унификации документов. Унификация затронула и наименования видов справочно-информационных документов, которые обеспечивают внутренние коммуникации в организации 1. Из самого наименования служебной записки следует, что:
- ее автором является сотрудник организации (потому информацию он документирует по установленным в ней правилам и в рамках своей трудовой функции);
- адресует ее руководству организации, а не во внешнюю среду;
- за достоверность информации сотрудник несет ответственность, и его служебная записка выполняет функцию доказательства.
На появление унифицированного и обобщающего наименования вида документа «служебная записка» повлиял и тот факт, что типовые формуляры 2 докладной и объяснительной записок, информационной справки, заявления практически одинаковы. Все различие видов заключается в содержании документов, в вопросе, в тексте, в которых отражается цель их создания:
- информационная справка – просто фиксирует и сообщает, передает информацию;
- докладная записка – предлагает решение вопроса;
- объяснительная (пояснительная) записка – уточняет и поясняет содержание какого-то основного документа или объясняет причины каких-либо действий / бездействия или решений;
- заявление – отражает трудовые отношения с организацией-работодателем.
Именно такие цели создания основных видов внутренних справочно-информационных документов были закреплены Единой государственной системой делопроизводства (М., 1974), в которой были даны соответствующие определения:
- докладная записка – документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя (отразилась цель создания – предложить проект решения, а не просто информировать, поэтому речевой оборот «Довожу до Вашего сведения...» в докладных записках считается недопустимым канцеляризмом и «маркируется» как признак непрофессионализма автора документа; докладная записка получила свой статус в конце XVIII века как письменный доклад / запись доклада секретаря, подготовившего проект решения на рассмотрение заседания присутствия);
- справка – документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий (это универсальное определение цели создания можно отнести и к информационной справке, и к справке по личному составу);
- объяснительная записка – документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта).
При одинаковом типовом формуляре любому сотруднику организации для документирования всех служебных вопросов и всех своих связей по должности гораздо удобнее составлять документ с единым унифицированным наименованием вида. Таким образом, практика документирования, а также процессы разработки электронных шаблонов в СЭД обусловили постепенное сокращение видового состава справочно-информационных документов и «поглощение» наименованием «служебная записка» всех докладных и объяснительных записок, информационных справок (внутренних).
И в современных организациях обычно разрабатывают правила ведения регламентированной внутренней переписки как локальный нормативный акт (ЛНА), где устанавливается, по каким вопросам коммуникации должны быть в форме служебных записок, а по каким – в форме сообщений по электронной почте. С таким ЛНА знакомят всех сотрудников, поступающих на работу.
Однако заметим, что в настоящее время:
-
пояснительные записки к концепциям, планам, положениям, регламентам и т.п. включаются в их состав, в структуру многостраничных документов;
-
а объяснительные записки и заявления нашли свою нишу в управлении персоналом и кадровом делопроизводстве.
