Давайте разберемся, что такое электронный документ. Для этого посмотрим на него самого, а также на существующие в нормативной базе определения. Какие метаданные электронного документа должны быть сохранены в СЭД. И что уничтожать в информационной системе, когда у электронного документа истек срок хранения.
Управление документами рассматривается в настоящее время как сложная и ответственная управленческая функция. С одной стороны, порой требуется переход на исключительно электронные документы (из-за волевого решения руководства), а с другой – обеспечить доказательную силу документов организации. При этом в типовой функциональности предлагаемых на рынке СЭД часто остается практически неразработанной возможность создания документа в статусе электронного оригинала сразу в самой системе.
Главными в последнее время стали практические вопросы: как создавать прежде всего организационно-распорядительные электронные документы и как их уничтожать, поскольку в отношении научно-технической документации эти вопросы более или менее разрешены.
Рассмотрим эти конкретные вопросы с позиций информационной сущности и структуры электронного документа, подчеркнем актуальность проектирования типовых форм документов и методическое единство делопроизводства и архивного дела, в которых информационные системы внедряются как инструмент управления документами.
Для лучшего понимания проанализируем простой электронный управленческий документ как одну информационную единицу в СЭД, не касаясь возможностей создания агрегированных и составных электронных документов в зависимости от применяемого прикладного программного обеспечения, форматов данных, наличия необходимых классификаторов и справочников в СЭД.
Новые технологии стоят на плечах предыдущих
Под этим лозунгом и с позиций документоведения рассмотрим предметную сущность документа. Он представляет собой единство формы, формуляра и содержания:
- понятие «форма документа» традиционно связывается с материальными носителями и отчасти со средствами документирования (например, электронная, бумажная);
-
формуляр отображает структуру документа, его обязательные элементы – реквизиты;
- а содержание документа представляет собой его главный реквизит – текст, выражающий суть управленческих действий.
Именно в этом триедином качестве документ выполняет свои функции, а реквизиты и текст воспринимаются человеком на естественном для него языке.
Электронный документ как информационный объект относительно нов, создается с помощью современных информационных технологий. В настоящее время он по-прежнему рассматривается как документ. См. его нормативное определение в федеральном законе:
Фрагмент документа
Пункт 11.1 статьи 2 Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (был введен Федеральным законом от 27.07.2010 № 227-ФЗ)
11.1) электронный документ – документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах;
Данное определение было введено в закон в 2010 году и сейчас пересматривается, но ключевым понятием в нем остается пригодность для восприятия человеком. Поэтому при проектировании СЭД обращают большое внимание на представление электронного документа в форме для просмотра пользователем, форме для печати, на разработку электронных шаблонов по форме бланков, на счетчики бланков и счетчики количества распечаток бумажных копий, если таковые разрешены, и т.п. возможности управления документами.
Специально для разработчиков СЭД в коротком постановлении Правительства РФ сделано «напоминание»:
Фрагмент документа
Постановление Правительства РФ от 24.01.2017 № 63 «О внесении изменений в Правила обмена документами в электронном виде при организации электронного взаимодействия»
1... под документом в электронном виде понимается электронный документ, состав реквизитов которого определяется в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477...
Только в электронном документе его реквизиты и составные части реквизитов (атрибуты) представляют собой обязательные метаданные. А метаданные («данные о данных» или «информация об информации») имеют:
- название (имя поля) и
- конкретное значение, а также
- физические характеристики (последовательность расположения полей, длина строки, объем записи).
Сравним проявление сущностных признаков у документов, создаваемых в статусе бумажного и электронного оригинала на примере условного управленческого документа – см. Таблицу 1.
Таблица 1. Разница бумажного и электронного оригинала управленческого документа
