Новые возможности режима «Рецензирование» в MS Word версии 2016

В предыдущей статье мы рассмотрели функционал MS Word по совместной работе нескольких пользователей с файлом при помощи команд закладки «Рецензирование». Но тогда мы рассмотрели возможности программы MS Word наиболее распространенной версии 2010. В этой статье покажем, какие дополнительные возможности появились у этого функционала в MS Word версии 2016.
Окончание статьи. Начало в № 11 / 2020
Окончание статьи. Начало в № 11 / 2020

Запрет на отключение отслеживания изменений

Данная команда полезна для того, чтобы при совместной работе ни один из специалистов, работающих с файлом, не смог отключить режим «Рецензирование» и все правки продолжали фиксироваться. Эта команда доступна на закладке «Рецензирование» в подменю кнопки «Исправления».

Рисунок 1. Включение запрета на отключение отслеживания

После того, как вы мышкой кликните по команде «Запрет на отключение отслеживания», откроется диалоговое окно «Блокировать регистрацию». Активировать эту функцию можно как с паролем, так и без него. Суть в том, что данная функция активируется с определенного компьютера. И MS Word распознает, с какого именно компьютера было запрещено отключать отслеживания. То есть достаточно нажать ОК без введения пароля, и запрет будет активирован (см. «2» на Рисунке 1). Пароль нужен в тех случаях, когда за одним компьютером работает несколько специалистов или автор работает с документом с нескольких компьютеров (например, за рабочим стационарным...

Вы видите начало этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 700 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Расширение зоны запретов на использование иностранных мессенджеров

Объясняем, какие мессенджеры каким организациям и для чего запретили использовать. С 1 июня 2025 года широкому кругу организаций в принципе запретили общение с гражданами России (в т.ч. с собственными клиентами) через иностранные мессенджеры. Ранее 1 марта 2023 года были введены более фрагментарные запреты, которые тоже продолжают действовать.А штраф для непослушных организаций может доходить до 700 000 рублей. Рассказываем и о конкретном судебном деле, возникшем из-за того, что сотрудник банка послал клиенту информацию о взыскании просроченной задолженности, а банк потом за это оштрафовали на 200 000 рублей.

Колонтитулы в документах для нумерации страниц, парафирования, логотипа и др.

Показываем пошагово, как в Word можно установить нумерацию страниц по правилам ГОСТ Р 7.0.97: посередине верхнего поля документа, начиная только со 2-й страницы; в едином файле для части страниц начинать нумерацию заново (например, для приложений к договору или приказу) либо менять ориентацию страниц (например, для таблиц и схем). В верхнем колонтитуле удобно размещать логотип, гриф ограничения доступа к документу, вид документа и номер его редакции. А в нижнем колонтитуле – отметку об исполнителе, парафирование страниц, гиперссылки.

Работа в электронных почтовых сервисах

Какие организации обязаны использовать только отечественное ПО для электронной почты. Адрес Единого реестра отечественного ПО Минцифры России. Перечень и основные характеристики самых распространенных отечественных программ электронной почты. Правила ведения электронной переписки. Какой порядок действий убережет от распространенных ошибок. Как оптимизировать хранение писем. Что можно понять из адреса электронной почты.

Управление исправлениями в режиме рецензирования Word

Автоматизировать последовательное согласование проекта документа несколькими людьми можно при помощи режима рецензирования в Word. Как его включить и установить пароль на отмену. Как управлять визуализацией выделения всех правок текста (удаление, добавление, изменение форматирования, кто когда и что из этого внес). Как можно вставлять комментарии к ним. Как в любой момент можно распечатать текст с визуализацией этих правок либо без нее в его первоначальном или итоговом варианте. Как отменять и применять предложенные правки. Если вы получили файл с изменениями, которые не выделены, то Word их может сам найти и отметить (особенно удобно при согласовании документов с другими организациями, например, договоров). А при параллельном согласовании правки из всех вариантов файла можно слить в один файл – в него все войдет и все будет выделено.

Режим рецензирования в Word: автоматическое выявление правок

Режим «Рецензирование» существенно облегчает разработку, согласование вордовского документа группой людей – он автоматически фиксирует каждую вставку, удаление, перемещение текста, форматирование и все это пользователи еще могут комментировать! Показываем, как управлять отображением правок (каким способом, какие типы и от каких пользователей показывать, как определить автора изменений, как распечатать исходный или окончательный вариант текста). Как выявить правки, которые коллега пытался вставить незаметно! Можно объединить в одном документе правки от разных людей, присланные ими в разных версиях файла. А еще можно защитить документ от редактирования либо установить пользователям пределы дозволенного. Даже если режимом «Рецензирование» уже пользуетесь, из этой статьи сможете узнать новые «ювелирные» настройки, которые сделают вашу работу еще удобнее.

Что препятствует массовому переходу организаций к безбумажной модели документооборота

Приведен список из более 60 действующих нормативных правовых и методических документов в сфере управления документами, которые мы систематизировали по 6 разделам: требования к документированию деятельности, автоматизации, работе с документами и данными, их хранению, работе с электронными документами и подписями и др. Авторы статьи рассматривают причины, по которым данная система регламентации и существующие подходы в СЭД пока не позволяют массово внедрить безбумажную модель документооборота. Предложено сформировать эталонную модель цифрового документооборота электронных подлинников документов (с готовыми решениями вместо перечня правил) в виде отечественного стандарта. Его разработкой уже занимается экспертная компания «ДокМенеджмент Консалт», рассказываем, какие пробелы он призван восполнить, какие конкретные методики работы воплотить.

Как загрузить документы в СЭД

Описан ассортимент решений, которые сейчас используются для создания или «заглатывания» готовых документов в СЭД: их можно создавать по шаблонам; загружать готовые файлы; работать с комплектом файлов, из которых состоит один документ; автоматически распознавать текст отсканированного документа, чтобы СЭД сама заполнила часть полей для его регистрационной карточки (РКК) и смогла потом осуществлять полнотекстовый поиск, а не только по тем полям, что есть в РКК; как штрихкоды помогают организовать потоковое сканирование входящих документов. Эти современные возможности показаны на примерах из СЭД «1С: Документооборот».

Контроль исполнения поручений в MS Excel

Автор напоминает основные принципы организации контроля исполнения поручений, а потом подробно объясняет, как удобнее автоматизировать эту работу с использованием стандартных возможностей MS Excel (какие поля в таблице регистрационной формы пригодятся, как настроить фильтрацию данных и пользоваться ею, какие сведения удобно выделять автоматически). Статья особенно пригодится тем, кому на покупку специализированного программного обеспечения для автоматизации делопроизводства денег пока не дают.