Показываем, как выполняется автоматическая проверка текста документа (как подчеркиваются ошибки и как можно управлять этим процессом). Если вы станете обращать внимание на выделение ошибок в Word, то сможете их исправлять, и тогда ваши документы станут грамотнее. Можно выполнить проверку текста на правила и русского, и иностранных языков: доступны не только английский и немецкий, но и более редкие языки – азербайджанский, арабские и многие другие.

Автоматическая проверка

MS Word по умолчанию «подчеркивает» красной линией слова, которые он считает ошибочными. Если нажать по такому подчеркнутому слову правой кнопкой мыши, то в открывшемся контекстном меню можно увидеть варианты исправления ошибки, которые предлагает MS Word (см. «!» на Рисунке 1). Однако бывает так, что альтернатив нет («!» на Рисунке 2).

Рисунок 1

Рисунок 2

Если вы точно знаете, что то или иное слово, опознаваемое программой MS Word как ошибка, вы будете неоднократно использовать и вы уверены в его корректности, то стоит добавить его в словарь с помощью соответствующей команды в контекстном меню (отмечена «2» на Рисунках 1 и 2). Никаких дополнительных действий для этого не требуется: просто правой кнопкой мыши щелкаем по слову и затем по команде «Добавить в словарь», на этом все. Слово добавлено в словарь и программа больше не подчеркивает его красной линией. В других вордовских файлах оно теперь тоже будет считаться корректным.

Избавиться от подчеркивания можно еще одним способом: с помощью команды «Пропустить все» («1» на Рисунках 1 и 2). Тогда данное слово больше не будет выделяться как ошибка только в текущем файле.

Зачем пополнять словарь? Дело в том, что MS Word не всегда «понимает» фамилии, имена,...

Вы видите начало этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 700 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Подводим в Excel итоги за год по объему документооборота

Делимся опытом конкретной компании. Чем поможет Excel, если есть СЭД. Какую структуру данных можно собирать в Excel помесячно с подведением итогов за год. Почему сведения по разным направлениям лучше собирать на разных листах Excel и потом объединять их в сводной таблице. Как суммировать значения отдельных разбросанных ячеек или их непрерывного диапазона, вписывая формулу вручную или используя функцию «СУММ» или инструмент «Автосумма» (какой вариант для чего удобнее использовать). Как вставлять другие математические функции и формулы. Как в формуле использовать значения ячеек другого листа. Как наследовать данные из одной ячейки в другую. Как дублировать формулу в соседние ячейки итоговой строки или столбца (какие тонкости при этом учитывать). Как включить автоматический пересчет формул при изменении данных в исходных ячейках. Как таблицы с готовыми расчетами и сделанные на их основе диаграммы можно перенести в вордовский файл для оформления документа.

Тире и дефис, слеш и пробел в тексте документа

Когда используется дефис, а когда тире? Как правильно писать слова, состоящие из цифр и букв, прибавлять буквенные окончания к числам? Как указывать двойные должности (секретарь-референт и т.п.), двойные фамилии или имена? После каких знаков пробел нужен (при указании градусов, + и –, %, §, №, /)? Когда используется слеш (/)? Как грамотно написать точное время и период? Почему нужны пробелы в «Ф. И. О.» и как лучше писать подстрочники? Как ставить неразрывный пробел и другие символы, для которых на клавиатуре нет отдельных клавиш?

Создание диаграмм на основе таблиц в Excel

Показываем, как выбрать диапазон таблицы, из данных которого вы хотите построить диаграмму. Как выбрать оптимальный вид и разновидность диаграммы, которая лучше всего проиллюстрирует те выводы, которые вы хотите сделать на основе собранных «сухих цифр». Как потом наполнять выбранную концепцию деталями: надписями, цветом, линиями и др.

Применение Excel в работе службы делопроизводства: создание и настройка внешнего вида таблиц

Большую тему работы с таблицами в Excel мы начинаем с базовых вещей. Показываем 2 алгоритма создания таблиц: 1) классический со множеством регулируемых характеристик в окне «Формат ячеек» и 2) быстрый по готовым шаблонам Excel. Показываем, как можно настроить отображение границ ячеек таблицы; используемые шрифты; залить ячейки фоном; какие способы отображения чисел, дат, денежных сумм можно установить; как регулировать направление текста в ячейках и др. Как можно автоматически переформатировать готовую таблицу так, чтобы ее строки и колонки поменялись местами. Как закрепить «шапку» (верхние строки и/или правую колонку), чтобы при прокрутке большой таблицы смещалось только ее содержимое, а «шапка» всегда была закреплена на экране.

Режим рецензирования в Word: автоматическое выявление правок

Режим «Рецензирование» существенно облегчает разработку, согласование вордовского документа группой людей – он автоматически фиксирует каждую вставку, удаление, перемещение текста, форматирование и все это пользователи еще могут комментировать! Показываем, как управлять отображением правок (каким способом, какие типы и от каких пользователей показывать, как определить автора изменений, как распечатать исходный или окончательный вариант текста). Как выявить правки, которые коллега пытался вставить незаметно! Можно объединить в одном документе правки от разных людей, присланные ими в разных версиях файла. А еще можно защитить документ от редактирования либо установить пользователям пределы дозволенного. Даже если режимом «Рецензирование» уже пользуетесь, из этой статьи сможете узнать новые «ювелирные» настройки, которые сделают вашу работу еще удобнее.

«Представляем» или «предоставляем» информацию, документы

Как правильно писать: «представляем информацию» или «предоставляем информацию» по запросу; «представляем документы» или «предоставляем» их?

В каком порядке указывать должность, ученую степень и звание, ФИО?

В какой последовательности необходимо указывать в организационно-правовых документах должность, ученую степень, ученое звание, фамилию и инициалы? Есть ли правила?

Склонение фамилий, которые оканчиваются на согласный

Просим разъяснить, склоняется ли фамилия РачЁк? Носитель утверждает, что не склоняется. Чем можно аргументировать?