Какой функционал системы электронного документооборота не только повышает удобство ее использования, но и работает на информационную безопасность организации: как организовать распределение прав доступа, что дает протоколирование действий пользователей, что помешает удалить нужный документ, когда поможет штрихкодирование и шифрование документов, зачем сохранять все версии проекта документа, какими электронными подписями снабдить пользователей.
Потеря данных информационной системы или их несанкционированное изменение может очень дорого стоить организации. Достичь необходимого уровня информационной безопасности организации помогут следующие возможности системы электронного документооборота (СЭД):
- распределение прав доступа к документам, согласно определенным правилам и полномочиям сотрудников (по зонам их ответственности);
- исключение несанкционированного доступа к документам;
- возможность шифрования при подписании наиболее важных документов с помощью неквалифицированной или квалифицированной электронной подписи (УНЭП или УКЭП). Ведь простая электронная подпись (ПЭП) не подразумевает шифрования документа;
- исключение рисков подмены документов за счет применения штрихкодирования;
- ведение протокола работы пользователей и выявление авторов преобразований документов;
- защищенность хранения электронных документов;
- хранение всех версий документов, которые создаются в процессе обработки.
Далее поясним эти тезисы подробнее.
Распределение прав доступа к документам
Распределение прав доступа к документам можно осуществлять на этапе заведения сотрудника в СЭД. При создании карточки сотрудника, заполнении его должности, подразделения также можно заполнять данные об аутентификации сотрудника в системе при помощи ПЭП (логин + пароль) и определять его полномочия в СЭД.
Это могут быть полномочия администратора системы, руководителей подразделений, делопроизводителей, ответственных за справочную информацию, ответственных за электронный документооборот, имеющих право подписи документов, создаваемых определенным структурным подразделением, и др. От набора ролей будет зависеть доступность тех или иных данных системы.
Доступ ко всем данным по умолчанию должен быть запрещен и разрешается по запросу руководителей подразделений.
Исключение несанкционированного доступа к документам
Исключение несанкционированного доступа к документам в СЭД реализуется за счет того, что доступ к документам в системе получают только те сотрудники, которые имеют к ним какое-либо отношение, например:
- участвуют в обработке документа;
- получили документ на исполнение.
Список сотрудников, имеющих доступ, может отображаться в карточке документа. Можно запретить автоматическое расширение доступа в разрезе шаблона документа, ограничив доступ заранее указанным перечнем сотрудников.
Если в СЭД используются грифы ограничения доступа, то при автоматическом расширении проверяется наличие у добавленных сотрудников доступа к грифу. Как СЭД «поймет», кто имеет допуск? Например, в карточку каждого используемого грифа можно выбирать определенных лиц из списка пользователей СЭД.
Обработка документов ограниченного доступа (например, для служебного пользования, иных конфиденциальных) в СЭД возможна только в случае специальной сертификации платформы, на которой функционирует программа.
Рисунок 1. Карточка грифа ДСП в «1С:Документооборот»
Возможность шифрования при подписании документов с помощью УНЭП и УКЭП
Подписание документа усиленной электронной подписью (квалифицированной или неквалифицированной) позволяет подтвердить авторство и обеспечить целостность документа, т.е. можно убедиться, что после его подписания при помощи УКЭП или УНЭП в него не вносились изменения. Так как эти 2 вида ЭП основаны на криптографическом преобразовании информации с использованием ключа ЭП.
При подписании документа простой ЭП (логин + пароль) за его целостность и авторство отвечает уже сама СЭД.
УКЭП выгодно отличает тот факт, что без оформления сторонами каких-то дополнительных соглашений электронный документ, подписанный УКЭП, признается равнозначным бумажному документу с собственноручной подписью. Но ее широкое применение ограничивается стоимостью, поэтому сейчас:
- первое лицо (обычно гендиректор) организации имеет бесплатную УКЭП (большинство организаций получает ее в удостоверяющем центре Федеральной налоговой службы России);
- в организациях, где внедрена СЭД, другие ключевые руководители и специалисты обладают УКЭП, выданной в коммерческом аккредитованном удостоверяющем центре за плату;
- остальные пользователи СЭД используют либо УНЭП (которую бесплатно формируют ИТ-специалисты работодателя), либо ПЭП (сочетание логина и пароля в СЭД).
Кроме того, можно специально зашифровать электронный документ / файл, что обеспечит его конфиденциальность. Некоторые СЭД позволяют подписывать документ усиленной электронной подписью совместно с шифрованием. Таким образом можно зашифровать и расшифровать любой файл документа, и система предлагает выбрать сертификаты пользователей, которые смогут расшифровать файл.
Шифрование полезно и при передаче документов, и при их хранении. Так, даже если при передаче документа по электронной почте он будет перехвачен, то расшифровать файл сторонним лицам не удастся, т.к. это невозможно без доступа к закрытому ключу одного из сертификатов, которым был зашифрован файл. При хранении же, если ограничить доступ к документу в СЭД, то файл документа все равно останется доступен администратору на уровне файловой системы. И только если зашифровать файл, его не смогут прочитать сторонние лица.
Но важно знать возможные ограничения при шифровании, а именно:
- на зашифрованные файлы не распространяется полнотекстовый поиск в рамках СЭД;
- зашифрованный файл невозможно редактировать;
- в СЭД может быть предусмотрено шифрование всех версий документа;
- зашифрованный файл можно скопировать, копия также будет зашифрованной;
- зашифрованный файл нельзя подписать электронной подписью. Поэтому сначала необходимо подписать документ, а потом его зашифровать. Тогда подпись в дальнейшем можно проверять, файл при этом будет оставаться зашифрованным.
Защищенность хранения документов
Максимальная защищенность хранения электронных документов обеспечивается прежде всего подписанием усиленной электронной подписью, но даже подписание простой электронной подписью уже гарантирует определение, кто подписал документ и время подписания документа, силами информационной системы, в которой была произведена эта операция.
Использование функционала учета дел по номенклатуре дел и привязка документов к делам дает дополнительную гарантию их сохранности. В карточке электронного дела фиксируется срок хранения, который распространяется на все электронные документы, привязанные к данному делу (см. Рисунок 2).
Обычно в СЭД есть функция уничтожения документов, которая становится доступна только после внесения электронных дел в акт о выделении документов к уничтожению, куда включаются только документы с истекшими сроками хранения.
Возможность удаления документов из СЭД дается ограниченному кругу лиц и данные действия в системе протоколируются.
Рисунок 2. Определение сроков хранения документов по номенклатуре дел в «1С:Документоооборот»
Ведение протокола действий пользователей
В любой СЭД ведется протокол всех действий каждого пользователя (см. Рисунок 3). Эти сведения доступны администратору СЭД.
СЭД протоколирует такие ключевые действия пользователей, как:
-
вход и выход из системы;
-
создание, изменение файла / документа / состава комплекта документов / прав доступа и др.;
- импорт, перемещение файлов, отправка по почте;
- все виды поиска;
- просмотр;
-
расшифровывание и зашифровывание файла, смена свойства сертификата, обязательного для шифрования, и др.
Рисунок 3. Протоколирование действий пользователей в «1С:Документооборот»
Хранение всех версий документа
Удобно, когда в СЭД сохраняются все версии проекта документа и есть возможность вернуться к любой предыдущей версии файла даже после множества изменений, сделав ее активной. И даже при возврате к прошлой версии все существующие версии остаются в системе.
Удобной также является функция сравнения версий для выявления отличий: добавлений, удалений, изменений текста (в Word этот функционал находится в режиме рецензирования, но хорошо, когда СЭД это умеет делать сама).
Применение штрихкодирования
Что касается штрихкодирования, то оно используется в делопроизводстве уже давно для быстрого поиска и использования документов. Для обеспечения неизменности в СЭД может быть промаркирована штрих-кодом согласованная версия проекта документа, которая в дальнейшем направляется на подписание.
Штрих-код может содержать цифры либо быть без отображения цифр. Место его расположения определяется в настройках.
QR-код является разновидностью кодирования, в системе может применяться и он. Ни на что, кроме способа визуализации, это не влияет.
Рисунок 4. Выбор варианта расположения штрих-кода на странице документа
Теперь вы знаете, какой ассортимент функциональных решений может обеспечивать защиту документам в современной СЭД. Это поможет специалисту по управлению документами при выборе СЭД или доработке существующей системы.
Мы намеренно обошли стороной чисто «технические фишки», за которые отвечают ИТ-специалисты. Однако напомним, что согласно Требованиям к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных (утв. постановлением Правительства РФ от 01.11.2012 № 1119) во многих организациях, в которых в информсистемах обрабатываются персданные, должен быть назначен штатный ответственный за информационную безопасность, а в некоторых случаях обязательно должен быть сформирован специальный отдел по защите персональных данных.
