В статье «Автоматическое выявление правок в документе MS Word» в № 11’ 2020 на примере MS Word 2010 показано, как можно управлять отображением правок (каким способом, какие типы и от каких пользователей показывать, как определить автора изменений, как распечатать исходный или окончательный вариант текста); как выявить правки, которые коллега пытался вставить незаметно; как защитить документ от редактирования либо установить пользователям пределы дозволенного.
При подготовке проекта документа (положения, регламента, приказа, письма и т.п.) в большинстве случаев исполнитель должен согласовать его с коллегами, у которых может возникнуть необходимость внесения в текст своих изменений. Согласование может проводиться и со сторонними контрагентами, например, когда они хотят скорректировать условия предложенного им к подписанию договора или спецификации.
Предложения по изменениям могут поступить к автору документа в 3 вариантах (способ внесения изменений рекомендуем оговорить заранее):
С 1-м вариантом все предельно понятно: автор самостоятельно вносит «ручками» предложенные его коллегами изменения в исходный проект и снова отправляет его на согласование (или игнорирует часть либо все предложенные правки). А при обработке вариантов 2 и 3 сначала нужно определиться с тем, кто и что изменил, чтобы потом принять или отклонить данные правки – эту работу можно автоматизировать, о чем мы и поговорим в данной статье.
Рассмотрим особенности работы с исправлениями в тексте на примере наиболее распространенного сегодня текстового редактора Word из пакета Microsoft Office (версия «Профессиональная плюс» 2019 года). Соответствующий инструментарий находится на вкладке «Рецензирование» (см. отметку «1» на ближайшем Рисунке 1, а также на Рисунок 2 – там содержимое вкладки видно целиком).
Если у вас более ранняя версия Word, то местоположение инструментов будет незначительно отличаться, поэтому также можете воспользоваться этой статьей. Если ваша компания перешла на отечественное офисное программное обеспечение (например, «МойОфис», «R7-Офис»), то поищите необходимую информацию в справке к вашему ПО по ключевым словам «внесение примечаний», «рецензирование», «внесение исправлений другим пользователем».
Если необходимо, чтобы исправления отображались непосредственно в тексте документа, перед отправкой на согласование можно включить режим исправлений, для этого кликните левой кнопкой «мышки» на кнопку «Запись исправлений» в верхнем меню, чтобы активировать ее (шаги 1, 2 на Рисунке 1).
Удобные вам настройки отражения исправлений можно сделать изначально. Но когда с проектом документа поработает другой пользователь, он может их «сбить». Поэтому после того, как проект с правками вернется к вам, не забудьте проверить (и возможно повторить) необходимые вам настройки:
Рисунок 1. Активация кнопки «Запись исправлений» и установка запрета отключения исправлений на вкладке «Рецензирование» в верхнем меню MS Word
Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для
этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:
А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!
Какие организации обязаны использовать только отечественное ПО для электронной почты. Адрес Единого реестра отечественного ПО Минцифры России. Перечень и основные характеристики самых распространенных отечественных программ электронной почты. Правила ведения электронной переписки. Какой порядок действий убережет от распространенных ошибок. Как оптимизировать хранение писем. Что можно понять из адреса электронной почты.
Автор делится своим опытом настройки и использования в Excel матрицы распределения документов определенных тематик по определенным ответственным лицам. Показываем разные варианты вам на выбор: как можно систематизировать информацию; как пользоваться «простой» и «умной» таблицей (как создавать и ради чего); какие отметки удобно использовать; как осуществлять поиск, связь с внешними источниками и др.; какие макросы стоит внедрить. Все это поможет ускорить работу и уменьшить количество ошибок при использовании большой матрицы.
Показываем пошагово, как в Word можно установить нумерацию страниц по правилам ГОСТ Р 7.0.97: посередине верхнего поля документа, начиная только со 2-й страницы; в едином файле для части страниц начинать нумерацию заново (например, для приложений к договору или приказу) либо менять ориентацию страниц (например, для таблиц и схем). В верхнем колонтитуле удобно размещать логотип, гриф ограничения доступа к документу, вид документа и номер его редакции. А в нижнем колонтитуле – отметку об исполнителе, парафирование страниц, гиперссылки.
Создание малобюджетных систем обучения, библиотек или баз знаний – один из заметных трендов не только в крупных корпорациях, но и среднем и малом бизнесе. Из статьи вы узнаете, какие задачи способна решить «библиотека знаний», какую обучающую информацию и в какой форме лучше включать (по видам документов и способам представления информации), где это формировать. В этой 1-й части статьи рассказываем о стандартах, памятках, чек-листах, регламентах и инструкциях (а во 2-й части статьи в следующем номере журнала будут шаблоны документов, презентаций, действий, скрипты разговоров, видеоролики и др.).
Режим «Рецензирование» существенно облегчает разработку, согласование вордовского документа группой людей – он автоматически фиксирует каждую вставку, удаление, перемещение текста, форматирование и все это пользователи еще могут комментировать! Показываем, как управлять отображением правок (каким способом, какие типы и от каких пользователей показывать, как определить автора изменений, как распечатать исходный или окончательный вариант текста). Как выявить правки, которые коллега пытался вставить незаметно! Можно объединить в одном документе правки от разных людей, присланные ими в разных версиях файла. А еще можно защитить документ от редактирования либо установить пользователям пределы дозволенного. Даже если режимом «Рецензирование» уже пользуетесь, из этой статьи сможете узнать новые «ювелирные» настройки, которые сделают вашу работу еще удобнее.
Показываем пошагово, как в Word можно установить нумерацию страниц по правилам ГОСТ Р 7.0.97: посередине верхнего поля документа, начиная только со 2-й страницы; в едином файле для части страниц начинать нумерацию заново (например, для приложений к договору или приказу) либо менять ориентацию страниц (например, для таблиц и схем). В верхнем колонтитуле удобно размещать логотип, гриф ограничения доступа к документу, вид документа и номер его редакции. А в нижнем колонтитуле – отметку об исполнителе, парафирование страниц, гиперссылки.
Автор напоминает основные принципы организации контроля исполнения поручений, а потом подробно объясняет, как удобнее автоматизировать эту работу с использованием стандартных возможностей MS Excel (какие поля в таблице регистрационной формы пригодятся, как настроить фильтрацию данных и пользоваться ею, какие сведения удобно выделять автоматически). Статья особенно пригодится тем, кому на покупку специализированного программного обеспечения для автоматизации делопроизводства денег пока не дают.
Какие организации обязаны использовать только отечественное ПО для электронной почты. Адрес Единого реестра отечественного ПО Минцифры России. Перечень и основные характеристики самых распространенных отечественных программ электронной почты. Правила ведения электронной переписки. Какой порядок действий убережет от распространенных ошибок. Как оптимизировать хранение писем. Что можно понять из адреса электронной почты.
Оформить подписку на журнал
«Делопроизводство и документооборот на предприятии»
можно в любом отделении почты:
