Применение Excel в работе службы делопроизводства: создание и настройка внешнего вида таблиц

Нам часто приходится в своей деятельности сталкиваться с таблицами, содержащими статистику, расчеты, реестры, которые необходимы в отчетах и анализе нашей работы. Иногда все эти данные могут быть настолько многочисленными и массивными, что обработка их вручную занимает много времени или вообще невозможна, если не воспользоваться каким-то универсальным инструментом. Одним из самых распространенных является программа Microsoft Excel. Но некоторых пользователей она пугает сложностью статистических расчетов, создания логических алгоритмов, непонятными функциями и макросами, в которых без дополнительного обучения не разобраться. Если же вы хотите освоить все эти премудрости, то безусловно стоит записаться на курсы по работе с Excel и «прокачать» себя до уровня профессионала. Однако для потребностей службы делопроизводства (далее – служба ДОУ) чаще всего достаточно начальных навыков и знаний простейших функций и настроек. О них мы и поговорим в этой и следующих статьях.

Алгоритм действий будем иллюстрировать примерами, созданными на базе табличного редактора Excel версии «Профессиональная плюс» 2019 года (более старые версии Excel также содержат все необходимые инструменты). Из свежих версий (2019, 2021 и 2024 годов) она наиболее распространенная.

Для чего службам ДОУ пригодится Excel?

Попробуем определить примерный перечень работ, в которых обычно применяются возможности Excel:

1. Ведем электронные журналы для регистрации документов и действий:

• регистрация различных видов и разновидностей документов (если не используется система электронного документооборота (СЭД));
• фиксация прибытия-выбытия или доставки корреспонденции различными службами (например, экспресс-доставка, Почта России, нарочно);
• учет командировок и/или командируемых сотрудников;
• учет трудозатрат службы ДОУ;
• учет поездок/использования служебной машины;
• учет переработок и/или отсутствия на рабочем месте;
• другие журналы.

2. Если в компании внедрена СЭД, то практикуется выгрузка массивов данных в формате xls (xlsm), которые потом обрабатываются для нужд службы ДОУ уже с использованием возможностей Excel (например, форматирование таблиц, добавление колонок с дополнительными данными или расчетными величинами, визуализация в виде диаграмм).

3. Создание таблиц и диаграмм по ним для подготовки различных отчетов и документов по:

• объему документооборота и динамике его изменений;
• ведению и планированию бюджета службы ДОУ;
• статистике затрат на командировочные расходы (если это вменено в обязанности службы ДОУ);
• другим направлениям.

Таким образом, электронные таблицы Excel существенно облегчают работу службы ДОУ. А знать для этого нужно лишь несколько базовых настроек и функций.

Начнем с классического создания таблиц

Для наглядности создадим таблицу по сбору статистических данных по трудозатратам...