Если вам дали поручение приобрести что-то для организации и выдали деньги, то это означает, что вы стали подотчетным лицом. Какие требования к оформлению подобного поручения предъявляет Центральный Банк России? Кому может быть выдан аванс? Существует ли предел выдаваемой суммы? Какие документы нужно будет принести вместе с покупкой из магазина и из оптовой фирмы? До какого срока нужно успеть отчитаться за полученные деньги? А теперь самое главное – как заполнить авансовый отчет, мы показали на конкретном примере.
Любой сотрудник на предприятии может оказаться в роли подотчетного лица. Что означает столь «важное звание»? А значит оно, что этому сотруднику дали поручение что-либо приобрести и выдали определенную сумму денежных средств для покупки (как вариант – его отправили в командировку, снабдив опять же деньгами). Именно с этой минуты он и считается подотчетным лицом. А все потому, что после того, как он купит (или не купит) требуемое либо вернется из командировки, ему придется, сдав оставшиеся деньги в кассу, отчитаться: сколько потратил, сколько осталось или сколько не хватило. Но отчитываться придется не устно (мол, Иван Петрович, купил я, что вы просили, три копейки своих добавить пришлось), а заполнив специальный бланк и приложив к нему документы о покупке.
Именно заполнением этого бланка мы сейчас и займемся.
Как правило, бухгалтер помогает заполнять этот документ, ведь дело касается наличных денежных средств, а соблюдение кассовой дисциплины очень жестко контролируется государством. Но если вы принесете в бухгалтерию грамотно заполненный авансовый отчет, приложив к нему все требующиеся документы, при этом не мучая предварительно сотрудников этого крайне занятого подразделения «глупыми», на их взгляд, вопросами, поверьте, вам будут очень признательны.
Но начнем мы, как водится, издалека. Точнее, с момента, когда вам дали поручение приобрести что-либо для вашей организации. А может, вы сами проявили инициативу, заметив, что не хватает того-то и того-то, и изъявили желание сходить за покупками.
Как должно быть оформлено поручение?
Выдача денег под отчет возможна только в размере и на срок, определяемые руководителем. На это указывает Порядок ведения кассовых операций, утвержденный решением Совета директоров Банка России от 22.09.1993 г. № 40 (далее – Порядок ЦБ). Организации в стремлении соблюсти эту норму обзаводятся распорядительным документом о правилах выдачи подотчетных средств за подписью руководителя:
- у одних это приказ (распоряжение) в целом по предприятию с перечнем лиц, имеющих право получать денежные средства, где по каждому обозначены предельные суммы и отчетные сроки;
- у других аналогичный документ составляется на конкретного сотрудника в каждом отдельном случае выдачи денег.
Вы спросите, неужели для того, чтобы секретарь сбегал в соседний магазин за карандашами-ластиками, обязательно составлять приказ? На наш взгляд, нет, ведь в Порядке ЦБ нет комментариев, в какой именно форме должно быть зафиксировано распоряжение руководителя. Здесь лишь говорится, что для выдачи наличных достаточно его подписи на одном из первичных документов, имеющих отношение к этой процедуре. Поэтому, на наш взгляд, достаточно, например, докладной записки сотрудника с резолюцией на ней главы фирмы либо расходного кассового ордера с росчерком руководителя.
Срок, на который выдается аванс, никакими законодательными актами не ограничен: как уже было сказано, его устанавливает руководитель предприятия. Велик соблазн не назначать срок вообще. Тогда, казалось бы, работник сможет держать у себя деньги сколько угодно.
Однако так сделать не удастся. ФНС России считает однозначно: нет приказа о порядке выдачи подотчетных сумм – нет четкого срока, значит, все расчеты должны быть произведены в течение одного рабочего дня (письмо от 24.01.2005 г. № 04-1-02/704). Это утверждение налоговиков довольно спорное, но если его захочется опровергнуть, то организацию ожидает разбирательство в суде.
Итак, приказ получен, деньги тоже. Можно идти? Постойте! Еще несколько нюансов...
Все ли могут быть подотчетными лицами?
Организация может выдать денежные средства под отчет только своему работнику. Но если вы находитесь с фирмой в трудовых отношениях, это еще не значит, что вы можете брать деньги непрерывно. Здесь следует вспомнить второе ограничение: выдача средств сотрудникам, не отчитавшимся по предыдущим авансам, а также передача подотчетных сумм третьим лицам запрещены Порядком ЦБ.
Правда, действующее законодательство не предусматривает ответственности за эти нарушения. Вместе с тем налоговые органы рассматривают их как способы ухода от уплаты:
- единого социального налога (см. письмо УФНС России по г. Москве от 05.04.2005 г. № 21-08/22742)...
