Чем свободная копия отличается от факсимильной и от выписки из документа? Как придать всем этим бумагам юридическую силу? Какие варианты заверения существуют и в каких случаях они уместны? Кто может оформить заверительную надпись и всегда ли ее нужно удостоверять печатью?
Какой документ нотариус откажется заверять? В каких случаях он согласится заверить копию без предъявления подлинника документа?
Как оформить выписку из приказа, протокола и из трудовой книжки? Как выглядит дубликат документа?
Оригинал документа содержит все необходимые реквизиты для того, чтобы он обладал юридической силой. В некоторых случаях изготавливают сразу два или более оригиналов документа (например, договор или накладная и т.д.).
Но часто бывает так, что лиц, заинтересованных в получении документа, оказывается больше, чем его оригинальных экземпляров. Например, бывает необходимость срочно довести какой-то документ до сведения большого числа сотрудников.
Бывает, что оригинал документа подшивается в одно дело, а его копии прилагаются к другим документам или направляются в иные структурные подразделения. Например, нормативными актами предусмотрено включение в состав личных дел работников копий (выписок) приказов о приеме, переводе, увольнении, а также копий некоторых других документов.
Копии документов необходимы для поступления на работу, в учебное заведение, для получения пенсий и пособий, наследства, получения заграничной визы. И этот список мы могли бы продолжить.
Итак, получается, что без оформления копий нам никак не обойтись. Однако в разных ситуациях к оформлению копии, ее юридической силе предъявляются различные требования.
Копия документа
Фрагмент документа
ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»
Копия документа – это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их.
Копия документа, полностью воспроизводящая информацию подлинника, называется факсимильной. Мы постоянно имеем дело с копиями такого рода. Это то, что мы получаем по факсу, вынимаем из ксерокса. Это может быть сканированный (или сфотографированный) образ документа, распечатанный впоследствии на принтере.
Но в работе используются и свободные копии, которые содержат все реквизиты оригинального документа, кроме личных росчерков в подписи. Это, например, может быть повторная распечатка на принтере документа, созданного ранее.
Однако копия документа не обладает юридической силой, если она не заверена. В делопроизводстве наряду с термином «копия» используется понятие «заверенная копия». Только заверенная копия признается аналогом подлинника документа.
Фрагмент документа
ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»
Заверенная копия – копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.
Порядок заверения копий в делопроизводстве установлен ГОСТом Р 6.30-2003. В Примере 1 мы покажем, как оформить заверительную надпись. Обратите внимание: она оформляется от границы левого поля документа без абзацного отступа ниже реквизита «подпись».
Фрагмент документа
ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», пункт 3.26
При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения...
Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.
Теперь предлагаем обратить внимание на следующий вопрос. Заверенные копии каких документов организация вправе выдавать?
Организация может заверить копии только тех документов, автором которых является. Но из этого правила есть 2 исключения:
- Первое: оно не распространяется на архивные учреждения и нотариат.
- Второе: любая организация может выдать копии хранящихся у нее документов, выданных другими организациями, если они нужны для решения дел, касающихся приема граждан на работу, учебу, удовлетворения их трудовых, жилищных и других прав, при формировании личных дел.
При оформлении копий с документов, касающихся прав и интересов граждан, на документе, с которого снята копия, делают отметку о том, кому и когда она выдана, а на самой копии – отметку, что подлинник хранится в данной организации (см. Пример 3).
Может возникнуть вопрос относительно необходимости проставления печати на заверительной надписи.
Если копия документа изготавливается для оперативного использования сотрудниками внутри организации, то уровень требований к копии документа минимален. А вот при пересылке копии с документа в другие организации или выдаче ее на руки физическому лицу заверительная подпись должна удостоверяться печатью (п. 2.3.2.5 ГСДОУ).
Обратите внимание на формулировку ГОСТа Р...
