Акт относится к информационно-справочным документам и составляется для подтверждения установленных фактов, событий, действий. Государственные стандарты по делопроизводству мало говорят об актах. Возможно, причина тому – многообразие разновидностей этого документа, привести которые к общему знаменателю довольно трудно. Вот лишь некоторые ситуации, которые зачастую приходится оформлять актами:
Множество нормативных документов, регулирующих правоотношения в самых разных отраслях, содержат уже разработанные и утвержденные (унифицированные) формы актов. Так, Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002) предлагают более десяти форм для актирования самых разных ситуаций, связанных с хранением документов и использованием архивных фондов.
А общие правила оформления актов мы можем найти в Методических рекомендациях по внедрению ГОСТа Р 6.30-2003, разработанных ВНИИДАД:
Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003
4.10. Акт составляется несколькими лицами (комиссией) и подтверждает установленные факты или события. Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной (констатирующей).
Во вводной части акта указывается распорядительный документ, на основании которого актируется факт, событие или действие (в именительном падеже), его номер и дата. При перечислении лиц, участвовавших в составлении акта, указываются наименования должностей с обозначением организаций, фамилий и инициалов (в именительном падеже). Первым указывается председатель комиссии. В необходимых случаях допускается приводить сведения о документах, удостоверяющих личность и полномочия лиц, участвовавших в составлении акта, их адреса. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке. Слова «Основание», «Председатель», «Члены комиссии», «Присутствовали» пишутся с прописной буквы.
В основной части акта излагаются установленные факты, а также выводы и заключения. Текст акта заканчивается сведениями о количестве экземпляров акта и месте их нахождения. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных сторон или нормативными документами, регламентирующими составление акта. Например:
Составлен в 3 экземплярах:
1-й экземпляр – бухгалтерия,
2-й экземпляр – коммерческий отдел,
3-й экземпляр – покупатель.
Проанализировав формы различных актов, можно сделать вывод о том, какие реквизиты придадут акту, составленному в свободной форме, юридическую силу. Правила оформления перечисленных реквизитов диктует ГОСТ Р 6.30-2003:
Кроме того, акты могут содержать гриф утверждения.
Акты, составляемые на основании другого документа, содержат ссылку на этот документ. Место для ссылки может быть определено унифицированной формой акта (как в Примере 1 – обозначено цифрой 1), или же дата и номер документа просто вносятся в текст акта (как в Примере 2 – обозначено той же цифрой 1).
Документы, прикладываемые к акту, перечисляются в отметке о наличии приложений.
С некоторыми актами в обязательном порядке необходимо ознакомить заинтересованное лицо, тогда на акте должна быть оформлена виза ознакомления.
Пример 1. Акт о выдаче дел во временное пользование (составляется по форме, приведенной в Приложении 18 к п. 4.5.3 Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002)
Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для
этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:
А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!
На практике встречается 3 варианта оформления подписи ответственного за ведение трудовых книжек на титульном листе этого документа. Как правильно? И может ли неправильное оформление этой подписи привести к проблемам для работника или работодателя? Поводом разобраться в этом стал вопрос подписчика.
Правила оформления справок по личному составу показываем с учетом обновленных требований ГОСТ Р 7.0.97-2025 (к оформлению реквизитов) и трудового законодательства. В каких ситуациях какие справки необходимо составить и что в них отразить. Когда успеть выдать, кто подпишет, штрафы за нарушение сроков. Показываем образцы 5 справок: о периоде работы в организации; об условиях работы; об использовании дополнительных выходных дней по уходу за ребенком-инвалидом; о стаже работы и зарплате (обычно требуют в банке и при получении визы); о предоставлении отпуска на основной работе (для совместителей).
С 1 января 2026 года организациям, предпринимателям и физлицам будет выдаваться новый документ о постановке на налоговый учет. От выдачи каких документов отказываются? Как получить документ нового образца? Надо ли менять старый документ на новый?
Правила оформления приказа показываем с учетом последних изменений ГОСТ Р 7.0.97 об оформлении организационно-распорядительных документов 2025 года. Рассматриваем каждый реквизит, в каких случаях какие варианты оформления предпочтительней, показываем оформление и целых приказов, всего в этой статье 25 примеров! Какие бланки приказов бывают. Правила использования герба, товарного знака и др. изображений. Какие шрифты, интервалы, отступы можно использовать, как нумеровать страницы. Как составить текст и заголовок к нему. Как формулировать причину издания приказа, поручения, устанавливать срок исполнения, ответственных и др. Как оформить приложение. Как документировать процедуру согласования (в бумажном виде или электронном). Когда регистрировать приказ, как оформить дату, номер, подпись.
В тексте некоторых документов встречаются числа, которые сначала приводятся цифрами, а следом в скобках – буквенным способом. В каких случаях и в каких документах требуется текстовое дублирование суммы? В каком падеже следует делать такую расшифровку и необходимо ли писать число с заглавной буквы? Если речь идет о сумме, то возможно ли применение сокращений «руб.» и «коп.» и какую часть текста брать в скобки?
Основное внимание мы уделили отечественным правилам адресования корреспонденции. Какими документами осуществляется нормативное регулирование в этой сфере? Как указать адресата – частное лицо, организацию или должностное лицо (здесь возникают вопросы с инициалами и падежом)? В какой последовательности указывать элементы адреса? Какие общепринятые сокращения можно использовать? Что писать с заглавной буквы? Как правильно указывать простой, двойной и литерный номера домов? Когда перед городом не ставится буква «г.»? В каких случаях кроме непосредственно населенного пункта нужно включить в адрес его вхождение в определенные административно-территориальные единицы (это касается не только поселков и деревень, но и городов)? Что нужно учесть при использовании отметок «до востребования» и «лично»?
Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 немного скорректировал правила оформления приказов – в этой статье мы предлагаем их полное актуальное изложение. Даны примеры оформления каждого реквизита (с тонкостями для различных ситуаций). Особо детально рассмотрели документирование согласования в бумажном и электронном виде. Объяснили, как визуализировать электронную подпись, если невозможно воспользоваться единственным вариантом, предусмотренным в ГОСТ. Показали, где ГОСТ расходится с методическими рекомендациями для федеральных органов исполнительной власти.
ГОСТ Р 7.0.97-2016 описывает правила оформления даты документа предельно лаконично. Поэтому нам есть что добавить! Ставить 0 в начале даты? Можно использовать кавычки? «Длящаяся» дата протокола. Дата совместного документа. Специфика госорганов. Дата подписания электронного документа. Дата доверенности. Дата на обложке дела и на титульном листе ЛНА. В каких реквизитах и как лучше оформлять дату. Подробно остановились на оформлении дат в тексте документа в различных ситуациях. Статья содержит 25 примеров.
Оформить подписку на журнал
«Делопроизводство и документооборот на предприятии»
можно в любом отделении почты:
