Кто и когда должен отчитываться в израсходовании подотчетных сумм? Как заполнить авансовый отчет, что при этом должен делать сам работник и что бухгалтерия? Какие подтверждающие документы нужно собирать при расходовании средств, чтобы приложить их потом к авансовому отчету (при покупке товаров в розницу и оптом, внесении аванса, покупке электронных билетов, найме жилья в командировке, покупке товаров и услуг у частных лиц)?
Кто и когда должен заполнить авансовый отчет
В общих словах, авансовый отчет – это документ, который подтверждает расход средств, связанных с осуществлением деятельности юридического лица и выданных в качестве аванса. В нем лицо, получившее денежные средства (независимо от цели), указывает:
- сумму, полученную под отчет,
- фактически произведенные расходы, а также
- остаток либо перерасход денег.
Причем к отчету должны быть приложены документы, подтверждающие соответствующие траты.
Порядок составления и сдачи авансового отчета установлен Указанием Банка России от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» (далее – Указание № 3210-У). Часть норм также содержится в Положении об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденном постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (далее – Положение о командировках).
Для начала давайте разберемся, кому необходимо составлять авансовый отчет. В соответствии с абз. 2 п. 6.3 Указания № 3210-У его должно заполнить и сдать в бухгалтерию подотчетное лицо, которому наличные денежные средства ранее были выданы под отчет:
- В первую очередь это работники организации. Причем абсолютно любые, начиная от секретаря, которому деньги могут понадобиться на покупку канцелярских товаров или кофе с печеньем, и заканчивая руководителем компании, отправляющимся в командировку на обсуждение долгосрочного договора.
- И, наконец, это могут быть физические лица, заключившие с компанией гражданско-правовой договор (например, договор оказания услуг или подрядный договор). В обиходе их называют внештатными сотрудниками, поскольку они работают на организацию, не состоя в ее штате. Согласно письму Банка России от 02.10.2014 № 29-Р-Р-6/7859 при заполнении авансового отчета они приравниваются к работникам компании. В связи с этим и выдача денег под отчет, и окончательный расчет с ними осуществляются в таком же порядке, что и со штатными сотрудниками.
Обратите внимание, что список лиц, имеющих право получить деньги под отчет, компания утверждать не обязана. Однако вы можете прописать их в локальном нормативном акте (ЛНА): это может быть как отдельный документ – инструкция по составлению авансового отчета, так и раздел в общем документе, например положении о документообороте в организации.
Срок для представления отчета по израсходованным суммам установлен в 3 рабочих дня:
- после дня истечения срока, на который выданы деньги под отчет, или
-
со дня выхода на работу (возвращения из командировки или из отпуска / болезни).
Пример 1. Расчет даты представления авансового отчета
Как узнать, на какой срок выданы деньги, чтобы вовремя представить отчет? Все просто. «Поднимите» заявление работника (или свое, если составляли его сами) о выдаче денег под отчет и посмотрите там. В нем:
- подотчетное лицо указывает сумму наличных денег и срок, на который они требуются (отмечено цифрой 1 в Примере 2),
- а резолюция руководителя подтверждает запрос работника либо корректирует его (см. цифру 2 там же).
Пример 2. Заявление о выдаче денег под отчет
При этом подпись руководителя и дата на таком заявлении также обязательны (абз. 1 п. 6.3 Указания № 3210-У).
Добавим, что форма заявления не предусмотрена нормативным актом, и потому заявление составляется произвольно (с отражением всех необходимых сведений) либо утверждается в ЛНА компании (чтобы работники меньше допускали ошибок при его оформлении).
В заявлении еще должна содержаться информация об отсутствии задолженности за подотчетным лицом (отмечено цифрой 3 в Примере 2). Это обязательное требование к подотчетному лицу: выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения с его стороны задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег (абз. 3 п. 6.3 Указания № 3210-У). Таким образом, если сотрудник еще не отчитался по выданному ранее авансу, выдать ему новый нельзя.
Если траты на хозяйственные нужды каким-то подотчетным лицом регулярны (например, ежемесячно), то целесообразно в ЛНА предусмотреть выдачу средств и отчет по ним в конце (или начале) календарного месяца.
Для выдачи денег бухгалтерия оформляет расходный кассовый ордер по форме № КО-2, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации» (п. 6 Указания № 3210-У). Форма, кстати, до сих пор остается обязательной (см. Информацию Минфина России № ПЗ-10/2012 «О вступлении в силу с 1 января 2013 г. Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ “О бухгалтерском учете”»; даты у этого документа нет, но его легко можно найти в интернете или справочно-правовой системе).
Ограничений для срока выдачи денег под отчет не установлено. Как правило, его фиксируют в ЛНА...
