Какие документы заверять печатью?

Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» № 10 / 2017

Вера Иритикова

профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ

Предлагаем взять за основу «Примерный перечень документов, на которых ставится гербовая печать» из Государственной системы документационного обеспечения управления (была введена еще в конце XX века) с нашими актуальными комментариями. При этом обращаем ваше внимание на разновидности печатей и классификаторов, которые сейчас используются организациями. Поводом для написания статьи стал вопрос читателя.

Вопрос в тему

Какие документы в организации следует заверять печатью? Знаю, что стоит разработать соответствующий перечень, но как это сделать?

Для быстрого решения вопроса рекомендуем использовать Примерный перечень документов, на которых ставится гербовая печать. Он был оформлен в качестве Приложения 5 к Государственной системе документационного обеспечения управления ¹ (далее - ГСДОУ) еще в конце прошлого века. Перечень можно встретить фактически в любом учебнике по делопроизводству или найти в справочно-правовых системах.

Для профессиональной работы необходимо знать источник. Публикуем его в порядке напоминания, но с нашими актуальными комментариями (см. курсивный текст во фрагменте документа ниже).

Напомним, что коммерческие организации в настоящее время могут обходиться без печатей (наличие или отсутствие печати должно быть зафиксировано в уставе), а при применении информационных технологий оттиск печати заменяет визуализация электронной подписи (усиленной квалифицированной).

Автор вопроса совершенно прав: для обеспечения юридической силы документов, возникающих в процессе деятельности организации, и для выполнения функции нормоконтроля качества их оформления, желательно разрабатывать Классификатор (или Перечень) документов, подлежащих удостоверению печатями организации.

Основную (главную) печать организации раньше называли гербовой. Но сейчас герб на ней имеют право проставлять только его обладатели: печать с изображением Государственного герба РФ, герба субъекта РФ или герба / геральдического знака муниципального образования вы сможете увидеть только у государственных органов и органов местного самоуправления. У обычных коммерческих организаций основная печать обходится без герба, хотя на ней может отображаться зарегистрированный товарный знак / знак обслуживания.

Помимо «главной» печати с обозначением своего наименования организация может иметь несколько печатей специального назначения - с обозначением:

наименований структурных подразделений («Канцелярия» и др.),
целей удостоверения («Для копий») или
наименований видов удостоверяемых документов (например, «Для договоров»).

Итак, первым шагом может стать разработка версии Классификатора документов, подлежащих удостоверению основной печатью организации с учетом рекомендаций ГСДОУ, которые отражают ситуацию оформления документов в бумажной форме:

Фрагмент документа

Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (одобрена коллегией Главархива СССР 27.04.1988, приказ Главархива СССР от 25.05.1988 № 33)

Приложение 5

Примерный перечень документов, на которых ставится гербовая печать

Акты (приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ; списания; экспертизы и т.д.);

Доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и т.д.) - печать ставится на все виды доверенностей: генеральные, специальные и разовые, независимо от конкретного содержания передаваемых полномочий ²;

Договоры (о материальной ответственности, поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, аренде помещений; о производстве работ и т.д.) - то есть все виды договоров в соответствии с видами сделок ³, установленными Гражданским кодексом РФ, дополнительные соглашения к договорам ²;

Трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним, соглашения о неразглашении конфиденциальной информации и трудовые книжки рекомендуем выделить в общем перечне отдельными строками;

Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; технические и т.д.) - то есть практически все технические задания, которыми фиксируются этапы научно-технической и проектной деятельности на основании договоров;

Заявки (на оборудование, изобретения и т.д.). Заявки на изобретения, открытия и т.п. оформляются в соответствии с правилами оформления научной и патентной документации. А заявки на оборудование в случае его покупки (а также приобретения других товаров и услуг) в настоящее время заменяет комплект конкурсной / тендерной документации;

Комплект конкурсной / тендерной документации рекомендуем выделить в перечне отдельной строкой;

Заявления (на аккредитив, об отказе от акцепта и т.д.), а также другие документы, относящиеся к системе банковской документации, которая оформляется на основании требований Банка России;

Заключения и отзывы организаций на диссертации и авторефераты, направляемые в высшую аттестационную комиссию;

Исполнительные листы;

Командировочные удостоверения, которые по-прежнему часто используются организациями, несмотря на их формальную отмену;

Нормы расхода на драгоценные металлы, если они используются в производственных процессах организации при выполнении специальных функций;

Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций - это типовая унифицированная форма системы банковской документации;

Представления и ходатайства (о награждении орденами и медалями Советского Союза; премиями ВДНХ и т.д.). В настоящее время помимо представлений к государственным наградам может идти речь об отраслевых, ведомственных, корпоративных наградах, о характеристиках-ходатайствах и др. документах, создаваемых в рамках мотивации и поощрения персонала организации;

Письма гарантийные (на выполнение работ, услуг и т.д.);

Поручения (бюджетные; банковские; пенсионные; платежные (сводные, в банк, Госбанк, Промстройбанк СССР); на получение инвалюты со счета во Внешэкономбанке СССР; перевод валюты Внешэкономбанку СССР; на импорт и т.д.). Платежные поручения - это самый массовый документ, создаваемый организацией в процессе ведения своих счетов;

Положения о министерствах (ведомствах). Сюда же стоит добавить положения о филиалах и представительствах коммерческих организаций, положения о территориальных органах федеральных органов исполнительной власти и т.п.;

Протоколы (согласования планов поставок; выдвижения народных заседателей и т.д.). В настоящее время распространены протоколы разногласий сторон в процессе заключения и выполнения договоров / соглашений;

Реестры (чеков; бюджетных поручений, представляемые в Госбанк и Промстройбанк СССР) - в настоящее время актуальны для кредитных организаций;

Смета расходов (на содержание аппарата управления; на подготовку и освоение производства новых изделий; на калькуляцию к договору; на капитальное строительство и т.д.). В настоящее время - смета расходов по договору, бюджет проекта и т.п.;

Справки (лимитные; о выплате страховых сумм; использовании бюджетных ассигнований на зарплату; о начисленной и причитающейся зарплате и т.д.). Прежде всего - справки по личному составу и справки по форме № 2-НДФЛ;

Спецификации (изделий, продукции и т.д.);

Титульные списки;

Уставы государственных предприятий (объединений); совхозов, входящих в состав объединений и т.д.). Печать ставится на уставы организаций любой организационно-правовой формы, если они оформляются как индивидуальные документы (не по типовой форме устава предприятия малого и среднего бизнеса) в бумажной форме; на все изменения в уставы, которые представляются на регистрацию в налоговую службу;

Штатные расписания и изменения к ним.