Служебные записки являются незаменимым средством внутренней коммуникации в организации. Вы поймете, чем они отличаются от докладных и объяснительных записок.
В статье дан классический пореквизитный анализ документа: какие реквизиты оформлять и как это делать. Комментируем ситуацию с отсутствием / наличием на служебных записках наименования организации и заголовка к тексту.
Объясняем, как их можно регистрировать (централизованно службой делопроизводства / секретарем либо децентрализованно в подразделениях, которые их создали) и как потом доставлять адресатам. Приведены сроки хранения.
Функционирование любой организации, независимо от сферы деятельности и формы собственности, невозможно без осуществления коммуникации между ее сотрудниками. В большинстве случаев она реализуется устно. Однако в ряде случаев возникает потребность в документировании обмена информацией. Одним из основных видов документов, с помощью которых осуществляется коммуникация внутри организации, является служебная записка.
В Словаре1 приводится следующее определение: «Служебная записка - это информационно-справочный документ («внутренняя переписка»), используемый для обмена информацией между структурными подразделениями организации и работниками».
Другими словами, это документ, составленный руководителем или работником одного структурного подразделения и адресованный руководителю или работнику другого структурного подразделения. При этом следует обратить внимание, что, как правило, коммуникация посредством служебных записок осуществляется между работниками, имеющими одинаковый должностной статус. Данный вид документа обеспечивает взаимодействие работников по горизонтали, что позволяет оперативно решать вопросы, входящие в их компетенцию, без вовлечения вышестоящих должностных лиц. Это и является основным отличием служебной записки от другого вида документа, имеющего похожее наименование, - докладной записки.
В отличие от служебной докладная записка адресуется вышестоящему должностному лицу, руководителю. Она содержит информацию о событиях, фактах и др., часто требующих принятия решения 2.
Но на практике порой в организациях служебные и докладные записки не разграничиваются из-за схожести назначения - используется какой-то один вид документа для обеих целей: коммуникации по горизонтали и вертикали.
Встречаются еще объяснительные записки, которые составляются обычно подчиненными по требованию руководства, для письменного изложения причин каких-то негативных событий, поступков. Это дает возможность оправдаться либо фактически письменно засвидетельствовать отсутствие «смягчающих обстоятельств».
Служебные записки могут составляться по самым разнообразным вопросам, касающимся работы структурного подразделения или должностного лица: организационным, кадровым, материально-технического и информационного обеспечения и др.
В ряде случаев составление служебных записок предусмотрено законодательством.
Фрагмент документа
Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (ред. от 29.07.2015)
7. Фактический срок пребывания работника в командировке определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из командировки.
...При отсутствии проездных документов, документов по найму жилого помещения либо иных документов, подтверждающих заключение договора на оказание гостиничных услуг по месту командирования, в целях подтверждения фактического срока пребывания в месте командирования работником представляются служебная записка и (или) иной документ о фактическом сроке пребывания работника в командировке, содержащий подтверждение принимающей работника стороны (организации либо должностного лица) о сроке прибытия (убытия) работника к месту командирования (из места командировки).
Как любой официальный документ, служебная записка должна быть правильно составлена и оформлена. Требования к оформлению служебных записок устанавливаются локальными нормативными актами организации, например, Инструкцией по делопроизводству. Для тех типов служебных записок, которые часто составляются в организации, целесообразно также разработать шаблоны. Это значительно сократит время на подготовку таких документов работниками и уменьшит количество ошибок при их оформлении.
Реквизиты
Служебная записка является информационно-справочным документом, не выходящим за пределы организации. Поэтому исторически так сложилось, что указание на ней наименования организации считается избыточным. Кстати, в методических рекомендациях Росархива при оформлении записок данный реквизит также отсутствует (хотя и текст как самостоятельный реквизит - тоже):
Фрагмент документа
Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76
3.3.5.6. Записка (аналитическая, докладная, служебная, объяснительная)
В Инструкции по делопроизводству рекомендуется определить:
- виды записок, создаваемых в федеральном органе исполнительной власти и используемых для информационного обмена между структурными подразделениями, должностными лицами, работниками;
- порядок составления записок (на бумажном носителе или в электронной форме);
- реквизиты записок различных видов и их оформление;
- структуру текста аналитической (докладной, служебной, объяснительной) записки;
-
реквизиты докладной (аналитической, служебной, объяснительной) записки:
- наименование структурного подразделения - автора документа;
- вид документа;
- дата документа;
- регистрационный номер (если в федеральном органе исполнительной власти ведется учет внутренних информационно-справочных документов);
- название документа (заголовок к тексту), если текст более 4-5 строк;
- адресат (должностное лицо федерального органа исполнительной власти);
- подпись.
А вот в крупных территориально-распределенных организациях (например, при направлении служебной записки в удаленное подразделение) размещение этого реквизита оправданно. Желательно придерживаться в организации единых правил - либо уж ставить на всех служебных и докладных записках наименование организации выше наименования подразделения-автора (как в Примере 2), либо нет (Пример 1).
Теперь перейдем к правилам оформления реквизитов, обязательных для служебных записок.
Обычно для служебной записки выбирают угловое расположение реквизитов. Такой вариант является наиболее удобным при работе с документами, имеющими реквизит «адресат», т.к. позволяет рациональнее использовать лист бумаги.
Наименование структурного подразделения - автора документа - может располагаться либо центрованным, либо флаговым способом, в соответствии с требованиями, установленными в данной организации.
Наименование вида документа «СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА» пишется только заглавными буквами.
Датой служебной записки является день ее подписания.
Пример 1. Образец служебной записки (с кратким текстом без заголовка)
