Поводом к написанию статьи стал вопрос читателя, который спрашивал о необходимости применения положений Указа Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 № 9779-Х при заверении копий личных заявлений о выдаче (замене) паспортов граждан Российской Федерации. В связи с этим мы стали разбираться, чем могут регламентироваться делопроизводственные операции, выполняемые в рамках оказания госуслуг (на примере ситуации из вопроса).
А потом объяснили общие правила заверения копий документов в коммерческой организации: в каких случаях это стоит делать по упрощенному образцу, а когда по упомянутому Указу (т.е. с добавлением местоположения оригинала документа, копия которого заверяется). Продемонстрировали, что по этому поводу «думают» уходящий ГОСТ Р 6.30-2003 и вступающий в силу ГОСТ Р 7.0.97-2016. И порекомендовали оптимальное решение.
Вопрос в тему
Подскажите, пожалуйста, применяются ли положения Указа Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 № 9779-Х «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» при выдаче сотрудниками миграционной службы копий личных заявлений граждан о выдаче (замене) паспортов граждан Российской Федерации?
При оказании госуслуги
Выдача или замена паспорта гражданина Российской Федерации является государственной услугой, которая оказывается в территориальных органах МВД России и в многофункциональных центрах. Административные регламенты подробно и пооперационно описывают порядок действий должностных лиц и устанавливают контроль за реализацией административной процедуры. Должностное лицо территориального органа МВД России или уполномоченный сотрудник многофункционального центра (МФЦ) принимает необходимые документы, осуществляет проверку их комплектности и удостоверение копий персональных документов граждан, действуя на основании нового Административного регламента Министерства внутренних дел Российской Федерации по предоставлению государственной услуги по выдаче, замене паспортов гражданина Российской Федерации, удостоверяющих личность гражданина Российской Федерации на территории Российской Федерации (утв. приказом МВД России от 13.11.2017 № 851). В нем устанавливаются требования к оформлению заявления и исчерпывающий перечень документов, необходимых для выдачи/замены паспорта, но о порядке удостоверения копий заявлений ничего не говорится.
А правила оформления документов устанавливаются всегда в инструкциях по делопроизводству, которые обязательны для федеральных органов исполнительной власти и органов местного самоуправления. Несмотря на то что Федеральная миграционная служба (ФМС России) упразднена (на основании Указа Президента РФ от 05.04.2016 № 156), ее функции переданы МВД России. Инструкция по делопроизводству в системе ФМС России (утверждена еще в 2010 году, действовала в редакции 2015 года) формально до сих пор не отменена. В данной инструкции приводится такой пример оформления отметки о заверении копии:
Фрагмент документа
Инструкция по делопроизводству в системе ФМС России (утв. приказом ФМС России от 08.11.2010 № 400, последняя редакция от 13.07.2015)
Отметка о заверении копии
56. Для свидетельствования верности копии (выписки из документа) подлиннику документа на последнем листе копии (выписки из документа) на свободном месте под текстом оформляется реквизит «Отметка о заверении копии», включающий: указание о месте нахождения подлинника документа, слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию; личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения; печать (при представлении копии или выписки из документа в другую организацию), например:
Подлинник документа находится в деле (наименование органа власти) №______ за______ г.
Верно
Ведущий специалист Подпись И.О. Фамилия
Дата Печать
56.1. Листы многостраничных копий (выписок из документа) нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии (выписки из документа): «Всего в копии_____л.». Допускается заверять отметкой «Верно» каждый лист многостраничной копии документа.
56.2. Печати органов ФМС России с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и геральдического знака – эмблемы ФМС России – ставятся на документах, требующих особого удостоверения их подлинности. Простые круглые мастичные печати ставятся на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам (приложение № 1).
56.3. Оттиск печати проставляется на документах в строго определенном месте. При этом оттиск должен захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ, подпись и вся информация на оттиске печати должна быть четкой.
