Навигатор тем:
Войти или зарегистрироваться
Навигатор тем:
  1. Главная
  2. Делопроизводство и архив
  3. Оформление документов

Оформляем отметку о заверении копии

0
Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» № 6 / 2018
Вера Иритикова
профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ
Поводом к написанию статьи стал вопрос читателя, который спрашивал о необходимости применения положений Указа Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 № 9779-Х при заверении копий личных заявлений о выдаче (замене) паспортов граждан Российской Федерации. В связи с этим мы стали разбираться, чем могут регламентироваться делопроизводственные операции, выполняемые в рамках оказания госуслуг (на примере ситуации из вопроса). А потом объяснили общие правила заверения копий документов в коммерческой организации: в каких случаях это стоит делать по упрощенному образцу, а когда по упомянутому Указу (т.е. с добавлением местоположения оригинала документа, копия которого заверяется). Продемонстрировали, что по этому поводу «думают» уходящий ГОСТ Р 6.30-2003 и вступающий в силу ГОСТ Р 7.0.97-2016. И порекомендовали оптимальное решение.
Вопрос в тему
Куда:  delo@delo-press.ru
Тема:  Бесплатные консультации для подписчиков

Подскажите, пожалуйста, применяются ли положения Указа Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 № 9779-Х «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» при выдаче сотрудниками миграционной службы копий личных заявлений граждан о выдаче (замене) паспортов граждан Российской Федерации?

При оказании госуслуги

Выдача или замена паспорта гражданина Российской Федерации является государственной услугой, которая оказывается в территориальных органах МВД России и в многофункциональных центрах. Административные регламенты подробно и пооперационно описывают порядок действий должностных лиц и устанавливают контроль за реализацией административной процедуры. Должностное лицо территориального органа МВД России или уполномоченный сотрудник многофункционального центра (МФЦ) принимает необходимые документы, осуществляет проверку их комплектности и удостоверение копий персональных документов граждан, действуя на основании нового Административного регламента Министерства внутренних дел Российской Федерации по предоставлению государственной услуги по выдаче, замене паспортов гражданина Российской Федерации, удостоверяющих личность гражданина Российской Федерации на территории Российской Федерации (утв. приказом МВД России от 13.11.2017 № 851). В нем устанавливаются требования к оформлению заявления и исчерпывающий перечень документов, необходимых для выдачи/замены паспорта, но о порядке удостоверения копий заявлений ничего не говорится.

А правила оформления документов устанавливаются всегда в инструкциях по делопроизводству, которые обязательны для федеральных органов исполнительной власти и органов местного самоуправления. Несмотря на то что Федеральная миграционная служба (ФМС России) упразднена (на основании Указа Президента РФ от 05.04.2016 № 156), ее функции переданы МВД России. Инструкция по делопроизводству в системе ФМС России (утверждена еще в 2010 году, действовала в редакции 2015 года) формально до сих пор не отменена. В данной инструкции приводится такой пример оформления отметки о заверении копии:

Фрагмент документа

Инструкция по делопроизводству в системе ФМС России (утв. приказом ФМС России от 08.11.2010 № 400, последняя редакция от 13.07.2015)

Отметка о заверении копии

56. Для свидетельствования верности копии (выписки из документа) подлиннику документа на последнем листе копии (выписки из документа) на свободном месте под текстом оформляется реквизит «Отметка о заверении копии», включающий: указание о месте нахождения подлинника документа, слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию; личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения; печать (при представлении копии или выписки из документа в другую организацию), например:

Подлинник документа находится в деле (наименование органа власти) №______ за______ г.

Верно

Ведущий специалист     Подпись     И.О. Фамилия

Дата   Печать

56.1. Листы многостраничных копий (выписок из документа) нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии (выписки из документа): «Всего в копии_____л.». Допускается заверять отметкой «Верно» каждый лист многостраничной копии документа.

56.2. Печати органов ФМС России с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и геральдического знака – эмблемы ФМС России – ставятся на документах, требующих особого удостоверения их подлинности. Простые круглые мастичные печати ставятся на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам (приложение № 1).

56.3. Оттиск печати проставляется на документах в строго определенном месте. При этом оттиск должен захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ, подпись и вся информация на оттиске печати должна быть четкой.

Вы видите начало этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 700 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail
доступ
к Базе знаний

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

доступ
к Базе знаний

Рекомендовано для вас

Как оформить приказ: полный алгоритм

Делопроизводство и архив
№ 08 / 2025
Оформление документов

Правила оформления приказа показываем с учетом последних изменений ГОСТ Р 7.0.97 об оформлении организационно-распорядительных документов 2025 года. Рассматриваем каждый реквизит, в каких случаях какие варианты оформления предпочтительней, показываем оформление и целых приказов, всего в этой статье 25 примеров!Какие бланки приказов бывают. Правила использования герба, товарного знака и др. изображений. Какие шрифты, интервалы, отступы можно использовать, как нумеровать страницы. Как составить текст и заголовок к нему. Как формулировать причину издания приказа, поручения, устанавливать срок исполнения, ответственных и др. Как оформить приложение. Как документировать процедуру согласования (в бумажном виде или электронном). Когда регистрировать приказ, как оформить дату, номер, подпись.

Валентина Янковая
канд. ист. наук, доцент Российского государственного гуманитарного университета

Отпуск без сохранения заработной платы: документальное оформление и правила предоставления

Делопроизводство и архив
№ 07 / 2025
Оформление документов

Как документально оформить отпуск за свой счет, если работодатель согласился с просьбой работника – показываем образцы заявления, приказа, заполнения табеля учета рабочего времени и личной карточки.В каких случаях работодатель обязан отпустить работника в отпуск без сохранения зарплаты – показываем в таблице законодательно определенные для этого категории работников и ситуации, а также предельно возможную длительность отпуска. Как в этом случае меняется состав оформляемых документов.Может ли организация отозвать работника из отпуска за свой счет? Может ли работник по своей инициативе раньше выйти на работу? Как длительный отпуск за свой счет может сдвинуть дату, когда у работника появится право на ежегодный оплачиваемый отпуск?

Валентина Андреева
профессор кафедры трудового права и права социального обеспечения Российского государственного университета правосудия, к.и.н.

Тонкости составления писем в госструктуры и вышестоящие инстанции

Делопроизводство и архив
№ 07 / 2025
Оформление документов

Обозначим некоторые особенности подготовки служебных писем в государственные структуры. Многие моменты применимы к переписке с любыми вышестоящими инстанциями. Как подчеркнуть соблюдение субординации и уважения к адресату. Какие распространенные ошибки делают в тексте и на какие фразы их лучше заменять. На что обратить внимание при оформлении адресата, заголовка к тексту, отметок о приложении и исполнителе. Оптимальный объем письма, что лучше перенести из его текста в приложения или в другое письмо. Как ускорить рассмотрение письма, просто соблюдая правильность оформления реквизитов. Сначала объясняем полезные правила. Потом даем советы на примере 4 писем: об исполнении поручения, о направлении отчета о проделанной работе, о направлении комплекта документов по исполнению договора (когда обратно требуется получить подписанный экземпляр акта и перечисление денежных средств), о переносе срока исполнения.

Петр Шипиль
начальник административно-документационного управления в организации гражданской авиации

Документируем отзыв работника из отпуска

Делопроизводство и архив
№ 07 / 2025
Оформление документов

Показываем полный комплект документов для отзыва работника из отпуска по инициативе работодателя: образцы служебной записки, уведомления работника, его согласия (разные варианты), приказа об отзыве из отпуска, внесения изменений в график отпусков и личную карточку работника (если она ведется). Как работодатель может обозначить причину отзыва из отпуска.Предупреждаем, кого ни при каких условиях нельзя отзывать из отпуска. А кого отзывать рискованно. Какие еще подводные камни надо учитывать? Возможен ли досрочный выход из отпуска по инициативе работника?

Анастасия Дегтяренко
эксперт по бухгалтерскому учету и налогообложению

Формы написания чисел в тексте документов

Делопроизводство и архив
№ 08 / 2007
Оформление документов

В тексте некоторых документов встречаются числа, которые сначала приводятся цифрами, а следом в скобках – буквенным способом. В каких случаях и в каких документах требуется текстовое дублирование суммы? В каком падеже следует делать такую расшифровку и необходимо ли писать число с заглавной буквы? Если речь идет о сумме, то возможно ли применение ­сокращений «руб.» и «коп.» и какую часть текста брать в скобки?

Юсипова Е.Г.
заместитель начальника правового управления, начальник договорного отдела фармацевтической компании, член Гильдии Управляющих Документацией

Правила написания адресов

Делопроизводство и архив
№ 03 / 2009
Оформление документов

Основное внимание мы уделили отечественным правилам адресования корреспонденции. Какими документами осуществляется нормативное регулирование в этой сфере? Как указать адресата – частное лицо, организацию или должностное лицо (здесь возникают вопросы с инициалами и падежом)? В какой последовательности указывать элементы адреса? Какие общепринятые сокращения можно использовать? Что писать с заглавной буквы? Как правильно указывать простой, двойной и литерный номера домов? Когда перед городом не ставится буква «г.»? В каких случаях кроме непосредственно населенного пункта нужно включить в адрес его вхождение в определенные административно-территориальные единицы (это касается не только поселков и деревень, но и городов)? Что нужно учесть при использовании отметок «до востребования» и «лично»?

Быкова Т.А.
доцент кафедры документоведения РГГУ, кандидат исторических наук

Оформляем приказ по обновленным правилам

Делопроизводство и архив
№ 09 / 2018
Оформление документов

Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 немного скорректировал правила оформления приказов – в этой статье мы предлагаем их полное актуальное изложение. Даны примеры оформления каждого реквизита (с тонкостями для различных ситуаций). Особо детально рассмотрели документирование согласования в бумажном и электронном виде. Объяснили, как визуализировать электронную подпись, если невозможно воспользоваться единственным вариантом, предусмотренным в ГОСТ. Показали, где ГОСТ расходится с методическими рекомендациями для федеральных органов исполнительной власти.

Лариса Доронина
к.э.н., эксперт Национальной ассоциации офисных специалистов и административных работников при Президенте Российской Федерации, разработчик профстандартов в области документоведения, доцент кафедры Государственного университета управления

Общие правила составления и оформления протокола

Делопроизводство и архив
№ 05 / 2011
Оформление документов

Только правильно составленный и оформленный протокол в полной мере может обеспечить юридическую силу решений, которые принимаются на основе принципа коллегиальности. Мы подробно объясняем, как следует оформлять каждый реквизит этого документа. Отмечаем, что в оформлении протокола является обязательным, а что факультативным. Демонстрируем множество примеров. Общий алгоритм составления и оформления протоколов заслуживает самого внимательного и подробного изучения не только секретарями, ведущими делопроизводство, но и руководителями, специалистами, организующими процедуры корпоративного управления.

Вера Иритикова
профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ