Даже прекрасно владеющие языком люди подчас испытывают трудности при составлении делового письма. Этому много причин. Со временем такой навык нарабатывается, но данная статья поможет быстрее его приобрести: здесь показаны алгоритм действий, возможные композиционные структуры письма, какие ключевые глаголы использовать, приведены 20 примеров отдельных формулировок и целых текстов писем.
Так же как первое впечатление о человеке порой надолго определяет отношение к нему, так и ваше письмо (его оформление, текст и даже конверт) способно произвести благоприятное или неблагоприятное впечатление на получателя. Так что, если вы хотите, чтобы это впечатление было благоприятным, деловое письмо должно быть идеальным. Р. Теппер как-то подметил: «У вас никогда не будет следующего раза, чтобы произвести первое впечатление». Это очень верная мысль, не забывайте о ней, когда готовите деловое письмо.
Старайтесь сделать его безупречным во всех отношениях:
- оформление должно соответствовать установленным правилам (этой теме была посвящена статья в предыдущем номере журнала);
- текст должен быть составлен грамотно и не оставлять получателя в состоянии недопонимания, письмо – логично выстроенным и кратким.
Здесь необходима только та информация, которая непосредственно относится к делу, потому что в деловых отношениях подчас дорога каждая минута. Независимо от ситуации, которой посвящено письмо (а она может быть достаточно напряженной), в тексте следует сдерживать эмоции, тон должен быть нейтральным. В письме недопустима фамильярность.
Составлением деловых писем занимаются не только секретари или помощники руководителей, этим заняты многие специалисты компании, участвующие во внешних коммуникациях (они если и не подписывают официальные письма организации, то готовят их, а также ведут деловую переписку по электронной почте и иным каналам связи).
Начинающему работнику нужно использовать все возможности, чтобы как можно скорее выработать навыки деловой переписки. Для этого стоит внимательно изучать предшествующую переписку организации, использовать ранее составленные профессионалами письма как образцы, изучать правила ведения переписки. Немаловажную роль, конечно, играет и общая культура человека, поэтому очень важно, добиваясь решения узкой задачи, смотреть на проблему широко. Нужно постоянно работать над своей речью, как письменной, так и устной.
Существует несколько общих требований, предъявляемых к служебному письму (как виду документа):
- составляется на специальном бланке – бланке письма (выделен оранжевым фоном в Примере 20), обязательными реквизитами которого являются: наименование организации-автора, справочные данные об организации (обычно это адрес, телефон, электронная почта, сайт и коды ОГРН, ИНН, КПП), дата и регистрационный номер документа, ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;
- деловое письмо должно быть посвящено одному вопросу. Два и более вопросов допустимы, только если они взаимосвязаны и по ним будут формулироваться общие выводы;
- письмо не должно быть большим по объему: обычно 1–2 страницы (в исключительных случаях, когда речь идет о сложных проблемах, требующих детального описания и анализа, письмо может содержать до 4–5 страниц, но чаще углубление в детали делают в документах-приложениях к письму);
- на инициативное письмо (просьбу, запрос, требование и др.) должен быть обязательно дан ответ, даже если он отрицательный.
Рассмотрим работу над текстом письма как последовательность шагов.
Шаг 1
Сначала определите разновидность составляемого письма: сопроводительное, просьба, предложение, информационное, требование или другое. От этого часто зависит композиционная структура текста. Поясним на примерах.
Предположим, что вам нужно составить письмо-запрос в филиал вашей организации в связи с проводимой налоговой проверкой с просьбой предоставить официальные документы, сведения, данные. Текст письма-запроса всегда начинается с обоснования, после чего следует изложение самого запроса (Пример 1). Именно это отличает письма-запросы от более широкого класса писем, которые могут иметь такую же структуру (обоснование – заключение), либо более сложную, либо наоборот максимально простую (Пример 2). См. Таблицу 1.
Пример 1. Текст письма-запроса
В связи с предстоящей в мае 2019 года налоговой проверкой просим в срок до 20 апреля этого года предоставить копии следующих документов: договоры с потребителями продукции предприятия за период с января 2016 года по декабрь 2018 года; финансовые отчеты филиала за тот же период.
Пример 2. Текст письма-просьбы, когда нет необходимости объяснять причины
Просим Вас предоставить представителям компании АО «Открытие» переговорные комнаты на 8-м или 9-м этажах бизнес-центра 24 апреля этого года с 14:00 до 17:00 и обеспечить на время проведения мероприятия видео-конференц-связь с офисом компании в г. Новосибирске.
Определять разновидность письма...
