Поводом для написания этой статьи стал вопрос подписчика:
Регламентировано ли количество подлинников приказов по основной деятельности?
Подлинник приказа по основной деятельности всегда один. Так понимается термин «подлинник» в практике управления и правилах документирования.
Обратитесь к определениям, закрепленным в терминологическом ГОСТ:
ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»
20 подлинный документ: Документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.
21 подлинник документа: Первый или единственный экземпляр документа.
22 дубликат документа: Повторный экземпляр подлинника документа.
23 копия документа: Экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа.
24 электронная копия документа: Копия документа, созданная в электронной форме.
25 заверенная копия документа: Копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.
Таким образом, подлинник приказа по основной деятельности должен быть издан в соответствии с полномочиями организации-автора, оформлен в соответствии с действующими правилами (стандартами и утвержденными формами), иметь все идентификационные реквизиты (автор, дата, индекс, текст, подпись). Собственноручная подпись уполномоченного должностного лица в реквизите «подпись» оформляется один раз, приказ регистрируется один раз. Ни один руководитель не будет несколько раз подписывать один и тот же приказ.
Рекомендуем руководствоваться определением термина «подлинник» по ГОСТ Р 7.0.8-2013, в котором отражена его предметная сущность – единственный экземпляр.
Потом этот единственный экземпляр можно копировать, заверять копии и направлять их исполнителям и т.п. Кстати, термины «подлинник» и «оригинал» часто используются как синонимы, когда с единственного экземпляра документа изготавливаются копии.
При применении системы электронного документооборота (СЭД) всегда решается вопрос, в бумажной или электронной форме издается документ. Выбор носителя зависит от срока хранения документа. Поэтому в системе обычно создается и согласовывается проект...
Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для
этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:
А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!
Был разработан локальный нормативный акт организации. Как корректно назвать приказ: «О введении в действие» или «Об утверждении и введении в действие»?
Что будет, если в приказе о приеме на работу и трудовом договоре записаны разные условия? Какие ошибки суд сочтет техническими (не имеющими негативных последствий для организации), а какие смысловыми, и, скорее всего, встанет на сторону работника? Как поведение сторон трудового спора может повлиять на квалификацию судом ошибок в кадровых документах?
Какой нормативно-методической базой стоит пользоваться. Показываем, как составлять тексты приказов, которые могут неоднократно менять состав комиссии (с «точечными» изменениями или утверждением нового полного состава). Как в действующем локальном нормативном акте приказом можно изменить раздел или пункт, как отменить отдельные пункты. Как утвердить новый вариант ЛНА (в т.ч. с учетом идентификации версионности).
В чем разница между изменением, отменой и аннулированием приказа и трудового договора. Вам пригодятся ссылки на законодательство, позиции чиновников и судов, правильные формулировки в образцах приказов и соглашения. Особенно подробно рассматриваем работу с приказами о приеме на работу и об увольнении.
Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 немного скорректировал правила оформления приказов – в этой статье мы предлагаем их полное актуальное изложение. Даны примеры оформления каждого реквизита (с тонкостями для различных ситуаций). Особо детально рассмотрели документирование согласования в бумажном и электронном виде. Объяснили, как визуализировать электронную подпись, если невозможно воспользоваться единственным вариантом, предусмотренным в ГОСТ. Показали, где ГОСТ расходится с методическими рекомендациями для федеральных органов исполнительной власти.
Чтобы внести изменения в ранее изданный приказ либо утвержденный им документ, нужно правильно указать не только суть корректировки, но и ее место дислокации. Предлагаем вам разобраться на примерах с исключением, дополнением, изложением в новой редакции абзацев, пунктов, подпунктов, приложений, фрагментов таблиц. Мы объясняем, когда документ лучше корректировать, а когда издавать новый с отменой старого; как заменить старое приложение новым; как указывать приложения приложений. Вас ждут оптимальные формулировки для различных ситуаций, систематизированные в таблицах, а также образцы целых приказов: о внесении изменений (т.е. актуализации старого документа) либо введении в действие новой версии организационного документа.
Мы приводим обзор нормативной базы, которой следует руководствоваться при издании приказа, а также пример раздела Инструкции по делопроизводству (его формулировками вы можете воспользоваться при подготовке своего локального нормативного документа). Далее мы разбираем нюансы оформления каждого реквизита внутреннего и совместного приказа. Примеры оформления отдельных реквизитов и целых документов (всего их в статье 17) делают материал понятным и наглядным. Если в области оформления приказов у вас еще остались вопросы, то сейчас вы можете их прояснить. А если вы ас, то можете использовать статью для подготовки методических материалов для сотрудников своей организации либо просто адресуйте их к ней.
На примерах показываем: как прошить листы документа; что включить в заверительную надпись, если это сшив оригинала, если сшив копии и если сшив многостороннего документа (например, договора, акта, протокола). Как заверить копию и что указать, если оригинал, с которого она изготавливается, не подшит в дело. Какова специфика заверения копий документов, представляемых налоговым органам. Если заверять приходится много копий, то стоит оформить делегирование этого права от руководителя другим сотрудникам – показываем образцы соответствующего приказа, доверенности и фрагмент Инструкции по делопроизводству. Данное право можно предоставить даже людям, не являющимся штатными сотрудниками. Опубликован опыт компании СКБ Контур,
Оформить подписку на журнал
«Делопроизводство и документооборот на предприятии»
можно в любом отделении почты:
