Как заверить копию, чтобы в ней не было подписи руководителя?

Вопрос
Часто в службу делопроизводства обращаются за предоставлением заверенных копий документов. В этом случае мы сверяем электронный и бумажный вариант, распечатываем документ с электронного носителя. Специалист, в обязанности которого включены полномочия по заверению документов, ставит штамп и свою подпись. Но в последнее время участились случаи, когда просят сделать копию с бумажного носителя и заверить ее. Поэтому возникли вопросы: — Должна ли копия документа, требующая заверения, содержать личную подпись руководителя (ее копию)? Конечно, у нас есть техника, позволяющая снять копию с подписанного бумажного оригинала. Но стоит ли это делать? — Какой документ может послужить основанием, запрещающим копирование личной подписи, и есть ли такой документ?
Отвечает

Руководствуйтесь определением из ГОСТ Р 7.0.8-2013: «копия документа – экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа».

С помощью технических средств на другой бумажный носитель копируются абсолютно все идентификационные реквизиты оформленного документа, в т.ч. и собственноручная (личная) подпись руководителя. Получается некий «образ», картинка того, как выглядит подлинник документа, подписанный руководителем. На картинке-ксерокопии все реквизиты обычно в одном цвете (как правило, черном), даже если в оригинале что-то написано синим цветом, фон ксерокопии может иметь серый оттенок и другие отличия – это и позволяет отличить копию от подлинника.

Когда проект документа создается в системе электронного документооборота (СЭД), он еще не содержит рукописной либо электронной подписи. После проставления подписи руководителем служба делопроизводства (либо СЭД это делает автоматически) ставит на документе дату и регистрационный номер. Только после оформления этих 3 реквизитов на проекте документа он становится подлинником, обладающим юридической силой.

Копию надо снимать с подлинника (бумажного или электронного), а не с проекта документа! Это означает, что на копии обязательно должна быть скопирована подпись руководителя, который подписал оригинал этого документа. Из 3 возможных вариантов действий 1-й и последний содержат нужные вам «лазейки»:

1) если вы изготавливаете бумажную копию с электронного оригинала, на котором вместо собственноручного росчерка изображается визуализация электронной подписи, то и на копии личный росчерк руководителя не появится (Пример 2);

2) если же вы изготавливаете копию с бумажного оригинала, то на копии должна быть видна подпись руководителя в скопированном виде, обычно черного цвета (Пример 1);

3) вспомните о выписке! Она включает только часть скопированного содержимого оригинала, в т.ч. часть текста, и в этой «копии» в реквизите подписи может отсутствовать личный росчерк руководителя (Пример 3).

Юридическую силу копии и выписке придает отметка о ее удостоверении, которая включает подпись сотрудника службы делопроизводства.

Пример 1. Фрагмент заверенной копии бумажного оригинала: с подписью руководителя и отметкой о заверении копии
Пример 2. Фрагмент заверенной бумажной копии электронного оригинала: с подписью руководителя и отметкой о заверении копии
Оценить вопрос
s
В избранное

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 3

Анонимный гость
12.11.2019, 17:07

А вот смежный вопрос, на который я так и не нашёл однозначного ответа. Предположим, я создал электронный оригинал документа, который затем подписал ЭЦП, а затем распечатал и подписал, то кто из них подлинник? Первый, второй или оба? Буду признателен за любое мнение.

Анонимный гость
12.11.2019, 15:52

Похоже, примеры №1 и №2 перепутаны местами.
Как-то слишком категорично утверждается, что «Только после оформления этих 3 реквизитов на проекте документа он становится подлинником» Источник: http://www.delo-press.ru/questions.php?n=32783 Любое использование материалов допускается только при наличии гиперссылки. Номер не является обязательным реквизитом, если ничего не поменялось. По крайней мере, для подавляющего большинства документов.
Засел погуглить сейчас определения "оригинал", "подлинник", "дубликат", "копия" и "выписка" и просто утонул. Электронная форма документов спутала всем все карты просто.

Анонимный гость

Благодарим, что заметили неточность в ссылках на примеры. Мы исправили номера в 2-х местах

Рекомендовано для вас

Приказы о назначении ответственных

Необходимо ли ежегодно переиздавать приказы о назначении ответственных (например, за пожарную безопасность)? И уточнение: как сформулировать приказ о первичном назначении ответственных так, чтобы этим ежегодно не заниматься? Либо в ежегодном переиздании таких приказов все-таки есть свои плюсы?

Трансформация согласования распорядительных документов в макрорегиональном филиале телекоммуникационной компании

Показана трансформация алгоритма согласования проектов распорядительных документов в крупной компании на протяжении 15 лет: что вводили, от чего и почему отказывались, к чему пришли. Предлагаем вам этот богатый ассортимент решений с оценкой их последствий: что может делать нормоконтроль и его место в процедуре согласования и подписания проектов документов; что можно запараллелить; как оформить матрицу согласования проектов документов (кого в нее включить и кого вывести в особую логику внутреннего согласования); какие сроки согласования установить в зависимости от объема документа; какие варианты положительной визы можно заложить в СЭД; как уменьшить число кругов согласования и создать схему разрешения разногласий, заставив согласующих лиц быстрее приходить к консенсусу, чтобы избавить от лишних хлопот службу ДОУ и руководителя, подписывающего проект документа.

Как оформить приказ о назначении ответственных за пожарную безопасность?

Кого можно назначить ответственным за пожарную безопасность всей организации? И как оформить такой приказ? Кто кроме него и за что может отвечать в данной сфере? Почему их ответственность лучше закрепить отдельным приказом? По каким поводам и как часто переиздавать эти приказы? Как правильно оформлять на них отметки об ознакомлении? Какое обучение должны пройти эти люди?

Где и сколько хранить заявления (основания приказов), если личные дела не ведутся, при вахтовой работе?

Очень прошу ответить на следующий вопрос. Как правильно формировать документы по личному составу, указанные в ст. 434 Перечня 2019 г. – приказы, распоряжения по личному составу; документы (докладные записки, справки, заявления) к ним. Должны ли быть заявления приложены к приказам или могут формироваться в самостоятельное дело и храниться 50 лет согласно ст. 434. Личные дела у нас не ведутся. В связи с вахтовым режимом работы к оригиналу заявления дополнительно приложены визовые экземпляры заявлений, т.е. на одного работника может быть 2-3 экземпляра заявлений.

Оформляем приказ по обновленным правилам

Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 немного скорректировал правила оформления приказов – в этой статье мы предлагаем их полное актуальное изложение. Даны примеры оформления каждого реквизита (с тонкостями для различных ситуаций). Особо детально рассмотрели документирование согласования в бумажном и электронном виде. Объяснили, как визуализировать электронную подпись, если невозможно воспользоваться единственным вариантом, предусмотренным в ГОСТ. Показали, где ГОСТ расходится с методическими рекомендациями для федеральных органов исполнительной власти.

Вносим изменения в приказы организации и приложения к ним

Чтобы внести изменения в ранее изданный приказ либо утвержденный им документ, нужно правильно указать не только суть корректировки, но и ее место дислокации. Предлагаем вам разобраться на примерах с исключением, дополнением, изложением в новой редакции абзацев, пунктов, подпунктов, приложений, фрагментов таблиц. Мы объясняем, когда документ лучше корректировать, а когда издавать новый с отменой старого; как заменить старое приложение новым; как указывать приложения приложений. Вас ждут оптимальные формулировки для различных ситуаций, систематизированные в таблицах, а также образцы целых приказов: о внесении изменений (т.е. актуализации старого документа) либо введении в действие новой версии организационного документа.

Приказы в организации: виды и особенности оформления

Мы приводим обзор нормативной базы, которой следует руководствоваться при издании приказа, а также пример раздела Инструкции по делопроизводству (его формулировками вы можете воспользоваться при подготовке своего локального нормативного документа). Далее мы разбираем нюансы оформления каждого реквизита внутреннего и совместного приказа. Примеры оформления отдельных реквизитов и целых документов (всего их в статье 17) делают материал понятным и наглядным. Если в области оформления приказов у вас еще остались вопросы, то сейчас вы можете их прояснить. А если вы ас, то можете использовать статью для подготовки методических материалов для сотрудников своей организации либо просто адресуйте их к ней.

Как прошить и заверить оригиналы и копии документов

На примерах показываем: как прошить листы документа; что включить в заверительную надпись, если это сшив оригинала, если сшив копии и если сшив многостороннего документа (например, договора, акта, протокола). Как заверить копию и что указать, если оригинал, с которого она изготавливается, не подшит в дело. Какова специфика заверения копий документов, представляемых налоговым органам. Если заверять приходится много копий, то стоит оформить делегирование этого права от руководителя другим сотрудникам – показываем образцы соответствующего приказа, доверенности и фрагмент Инструкции по делопроизводству. Данное право можно предоставить даже людям, не являющимся штатными сотрудниками. Опубликован опыт компании СКБ Контур,