Иногда человеку срочно надо в отпуск (в незапланированные в утвержденном графике отпусков даты), и даже работодатель готов пойти ему навстречу. Но тут еще важно правильно оформить документы и вовремя перечислить отпускные. Показываем, как оформить перенос отпуска, «чем прикрыть» даты, которые не укладываются в требования ТК РФ, и какие штрафы могут грозить работодателю за его доброту, если он все это не учтет.
В чем опасность для работодателя?
Очередность предоставления работникам ежегодных оплачиваемых отпусков определяется графиком. Работодатель должен утвердить его не позднее чем за 2 недели до наступления календарного года, то есть не позже 17 декабря (ч. 1 ст. 123 ТК РФ).
При отсутствии у работодателя графика отпусков он может быть оштрафован (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ), в частности:
- должностные лица – на сумму от 1 000 до 5 000 руб.;
- работодатели – ИП – от 1 000 до 5 000 руб.;
- работодатели – юридические лица – от 30 000 до 50 000 руб.
Повторное нарушение (по ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ) влечет:
- для должностных лиц – штраф в размере от 10 000 до 20 000 руб. или дисквалификацию на срок от 1 года до 3 лет;
- ИП – от 10 000 до 20 000 рублей;
- юридических лиц – от 50 000 до 70 000 рублей.
График отпусков является обязательным как для работника, так и для работодателя (ч. 2 ст. 123 ТК РФ). Причем распространяется как на уже работающих сотрудников компании, так и поступающих в нее на работу в течение календарного года.
При согласии сторон график отпусков можно нарушить. Как указал Роструд в письме от 04.08.2010 № 2286-6-1, предоставление работнику отпуска с его согласия в иные сроки, чем те, которые были предусмотрены графиком отпусков, не может расцениваться как факт, ухудшающий положение работника. Однако для предоставления отпуска в иные сроки в график отпусков следует внести изменения.
Отдельным категориям работников в случаях, предусмотренных ТК РФ и иными федеральными законами, отпуск предоставляется по их желанию. Так, например, работодатель обязан предоставить ежегодный отпуск по желанию работника в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам (ч. 4 ст. 123 ТК РФ), по желанию работницы – перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него либо по окончании отпуска по уходу за ребенком (ст. 260 ТК РФ). Супругам военнослужащих отпуск по их желанию предоставляется одновременно с отпуском военнослужащих (п. 11 ст. 11 Федерального закона от 27.05.1998 № 76‑ФЗ «О статусе военнослужащих»), ветеранам боевых действий – в любое удобное для них время (подп. 11 п. 1 ст. 16 Федерального закона от 12.01.1995 № 5‑ФЗ «О ветеранах»). В подобных ситуациях в график отпусков вносятся соответствующие изменения на основании заявления работника.
Предоставляя незапланированный отпуск сотруднику, когда он хочет уйти в отпуск чуть ли не завтра, главное, с чем может столкнуться работодатель, это не успеть выплатить отпускные за 3 дня до его начала, как это установлено ч. 9 ст. 136 ТК РФ. И даже если работодатель пошел на этот шаг ради ценного сотрудника, который оказался в сложной ситуации, ответственности не избежать.
Объясним, как рассчитывается этот срок. В ч. 9 ст. 136 ТК РФ написано: «оплата отпуска производится не позднее чем за три дня до его начала», т.е. не сказано, в каких (рабочих или календарных) днях надо считать. Зато из системного толкования норм ТК РФ следует, что сроки для оплаты отпуска исчисляются в календарных днях (см. письмо Роструда от 14.05.2020 № ПГ/20884-6-1). А если окончание срока выпадает именно на нерабочий день, то выплату нужно сделать накануне – в предшествующий, а не следующий рабочий день (ч. 8 ст. 136 ТК РФ). Раньше этой крайней даты отпускные тоже перечислить можно.
Пример 1. Когда выплатить отпускные и как оформить перенос отпуска
В отпуск стараются уходить с понедельника, допустим с 9 августа, тогда последним днем своевременного перечисления отпускных будет четверг 5 августа.
Если о предоставлении внезапного отпуска договорились 5 августа или раньше, то вовремя выплатить отпускные работодатель успеет, а также внести изменения в график отпусков.
Далее мы показали возможный комплект документов, которым оформляется перенос отпуска:
- если он происходит по инициативе работника, то первым документом будет его заявление, на котором желательно оформить визу его непосредственного руководителя;
- далее издается приказ о переносе отпуска и
- вносятся изменения в график отпусков;
- потом предоставление отпуска оформляется приказом.
Другой вариант: человек уходит в отпуск в среду 25 августа и отпускные ему должны были бы перечислить 21 августа, но это выходной день (если исходить из пятидневной рабочей недели), поэтому сделать это надо накануне в пятницу 20 августа.
Заявление работника о переносе отпуска
Приказ о внесении изменений в график отпусков
Отражение переноса и предоставления отпуска в графике отпусков на 2021 год
Приказ о предоставлении отпуска
Минтруд России в письме от 26.08.2015 № 14-2/В-644 разъясняет, что норма ч. 9 ст. 136 ТК РФ носит обязательный характер и исключений не имеет. Поэтому если работодатель не успеет оплатить отпускные не позднее чем за 3 дня до начала отпуска, он может быть оштрафован. За нарушение сроков выплаты отпускных работодателя могут привлечь по ч. 6 ст. 5.27 КоАП РФ. Такое нарушение грозит предупреждением или штрафом:
- для должностных лиц – на сумму от 10 000 до 20 000 руб.;
- ИП – от 1000 до 5000 руб.;
- юридических лиц – от 30 000 до 50 000 руб.
За повторное нарушение ответственность будет жестче (ч. 7 ст. 5.27 КоАП РФ):
- должностному лицу грозит штраф от 20 000 до 30 000 руб. или дисквалификация от 1 года до 3 лет;
- ИП – от 10 000 до 30 000 руб.;
- юридическому лицу – от 50 000 до 100 000 руб.
Как видно, пойдя работнику навстречу, работодатель может серьезно поплатиться за свою доброту. Однако выход из этой ситуации можно найти.
Как выкрутиться?
Существует 3 наиболее простых варианта, как предоставить сотруднику внезапный отпуск и не нарушить сроки выдачи отпускных.
Первое, что можно придумать, это предоставить работнику сначала отпуск без сохранения зарплаты, а ежегодный оплачиваемый отпуск – начиная со дня, следующего за днем окончания отпуска без оплаты. Согласно ст. 128 ТК РФ работнику по семейным обстоятельствам и другим уважительным причинам может быть предоставлен отпуск без сохранения заработной платы. Такой маневр позволит соблюсти срок выплаты отпускных.
Пример 2. Первая часть отпуска оформляется за свой счет, а вторая – как ежегодный оплачиваемый
Работник ООО «Пламя» 12 июля 2021 г. в связи с семейными обстоятельствами обратился с просьбой о предоставлении отпуска на 16 календарных дней с 13 июля 2021 г. Работодатель решил пойти навстречу сотруднику и предоставить отпуск. Для того чтобы не нарушить срок выплаты отпускных (у работодателя не было в запасе 3 календарных дней для оплаты отпуска), решили предоставить ему отпуск без сохранения заработной платы с 13 по 16 июля 2021 г., а с 19 июля 2021 г. на 10 календарных дней – часть ежегодного оплачиваемого отпуска. 12 июля 2021 г. сотрудник написал 2 заявления:
- о предоставлении отпуска за свой счет на 4 календарных дня с 13 июля 2021 г. и
- о предоставлении с 19 июля 2021 г. части ежегодного оплачиваемого отпуска продолжительностью 10 календарных дней.
Отпускные выплатили сотруднику 15 июля 2021 г., то есть за 3 календарных дня до начала оплачиваемого отпуска, как это необходимо. В результате такого оформления были и соблюдены интересы работника, и не нарушены правила, установленные ч. 9 ст. 136 ТК РФ о сроках выплаты отпускных.
Если работодатель предоставляет своим сотрудникам отпуска без сохранения заработной платы, то необходимо вести их учет. Связано это с тем, что согласно ч. 1 ст. 121 ТК РФ в стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, включается время предоставляемых по просьбе работника отпусков за свой счет, не превышающее 14 календарных дней в течение рабочего года. Время отпуска (отпусков) без сохранения зарплаты, превышающее 14 дней, включению в указанный стаж не подлежит.
Второй возможный вариант, который можно применить, если сотруднику нужно предоставить внезапный отпуск: если у работника есть отгулы, можно предоставить вначале их, а потом уже оформить отпуск.
Третий: документально оформить отпуск позже, чем он был предоставлен фактически. Многие компании, соглашающиеся предоставить работнику внезапный отпуск, отпускают его в нужные ему даты, при этом в заявлении о предоставлении отпуска дату начала отпуска указывают с запасом в нужные 3 дня. Между сотрудником и работодателем заключается устная договоренность, по которой сотрудник уходит в отпуск на 3 дня раньше и, соответственно, возвращается из отпуска также на 3 дня раньше. Этот способ не является законным, ведь в табеле учета рабочего времени придется ставить явку вместо отпуска, а потом отпуск вместо явки. Да и при несчастном случае с работником в этот же период могут возникнуть дополнительные проблемы. Однако многие компании, уверенные в надежности своих сотрудников и желающие пойти им навстречу, так делают. При этом не нарушается срок выплаты отпускных.
Если работодатель не захочет предоставлять внезапный отпуск, он может отказать, ссылаясь на утвержденный график отпусков. Причем нарушений здесь не будет, поскольку график отпусков обязателен как для него, так и для работника (ч. 2 ст. 123 ТК РФ). Конституционный Суд РФ в определении от 17.11.2009 № 1385-О-О указал на невозможность изменения графика отпусков по решению лишь одной из сторон.
