Ответственность за неправильное ведение, хранение, учет или выдачу трудовых книжек

Дисциплинарная ответственность

Под дисциплинарной ответственностью (или дисциплинарным взысканием) понимается ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых ­обязанностей (ч. 1 ст. 192 ТК РФ).

Рассмотрим данный вид ответственности с учетом положений п. 45 Правил¹.

Кто несет дисциплинарную ответственность за нарушения в работе с трудовыми книжками?

Ответ на этот вопрос содержится все в той же ст. 192 ТК РФ – дисциплинарной ответственности подлежит только работник организации. А п. 45 Правил добавляет к этому необходимость возложения приказом (распоряжением) на должностное лицо тех обязанностей, за ­неисполнение / ненадлежащее исполнение которых его хотят наказать.

Итак, применить дисциплинарное взыскание можно только к ответственному за соответствующий участок работы сотруднику. При этом необходимо наличие следующих обстоятельств и подтверждающих их документов:

• осуществление действий с трудовыми книжками, вкладышами в них и/или бланками указанных документов возложено на ­работника согласно приказом (распоряжением) работодателя;
• нарушение связано с неисполнением или ненадлежащим исполнением указанным должностным лицом своих трудовых ­обязанностей, отраженных в:
  • заключенном с данным работником трудовом договоре (ст. 57 ТК РФ) и/или
  • его должностной инструкции, на которую есть ссылка в ­трудовом договоре;
• неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на ­работника трудовых обязанностей произошло по вине работника;
• соблюден порядок применения дисциплинарного взыскания, который установлен ст. 193 ТК РФ (в том числе и сроки – по общему правилу, дисциплинарное взыскание можно наложить за проступок, если со дня его обнаружения прошло не более 1 месяца, а со дня совершения – не более 6 месяцев).

За какие нарушения возможно привлечение к дисциплинарной ответственности?

Нарушения в данном случае аналогичны тем, за которые виновные лица подлежат административной ответственности, – любое нарушение установленных Инструкцией², Правилами и ТК РФ требований в отношении ведения, хранения, учета и выдачи трудовых книжек и вкладышей в них, а равно неправильное осуществление действий с бланками указанных документов, когда осуществление подобных действий отнесено к ­трудовым обязанностям соответствующего работника.

Виды дисциплинарных взысканий

В силу ч. 1 ст. 192 ТК РФ к применяемым видам дисциплинарных ­взысканий относятся:

• замечание;
• выговор;
• увольнение по соответствующим основаниям.

При наложении конкретного дисциплинарного взыскания работодатель должен учитывать тяжесть совершенного проступка и обстоятельства, при которых он был совершен, а также предшествующее поведение работника³.

Сразу уволить за нарушение в сфере работы с трудовыми книжками, вкладышами в них или бланками этих документов не должны. Обычно все начинается с выговора или замечания. Работодатель до истечения года со дня применения дисциплинарного взыскания имеет право снять его с работника по собственной инициативе, просьбе самого работника, ходатайству его непосредственного руководителя или представительного ­органа работников (в силу ч. 2 ст. 194 ТК РФ).

А вот увольнение применяется реже. Оно возможно, например, по основанию, предусмотренному п. 5 ч. 1 ст. 81 ТК РФ (неоднократное неисполнение работником без уважительных причин трудовых обязанностей, если он имеет дисциплинарное взыскание). Обратите внимание на следующий нюанс: если в течение года со дня применения дисциплинарного взыскания работник не будет подвергнут новому дисциплинарному взысканию, то он считается не имеющим дисциплинарного взыскания (ч. 1 ст. 194 ТК РФ). Таким образом, неоднократность неисполнения работником без уважительных причин трудовых обязанностей может быть выявлена только в течение одного года с даты применения предыдущего ­дисциплинарного взыскания в виде замечания или выговора.

Кто и как налагает дисциплинарное взыскание?

Ответ на этот вопрос также содержится в ч. 1 ст. 192 ТК РФ – осуществить выбор меры дисциплинарной ответственности и применить к работнику дисциплинарное взыскание вправе работодатель, т.е. сама организация.

Привлечение к дисциплинарной ответственности оформляется приказом (распоряжением) организации, который должен быть объявлен работнику под личную подпись в течение 3 рабочих дней со дня его издания либо, если дисциплинарным взысканием является увольнение – не позднее дня увольнения, не считая времени отсутствия работника на работе. Если работник отказывается ознакомиться с указанным приказом (распоряжением) под личную подпись, то составляется соответствующий акт (ч. 6 ст. 193 ТК РФ).

Образец оформления приказа о выговоре работнику, ответственному за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек, приведен в Примере 6. При этом в случае избрания в качестве меры дисциплинарного ­воздействия замечания можно воспользоваться этим же образцом.

Для того чтобы оформить дисциплинарное взыскание в виде увольнения работника, ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек, необходимо воспользоваться унифицированной формой приказа (распоряжения), утвержденной постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. О том, как правильно заполнить такую форму для увольнения по п. 5 ч. 1 ст. 81 ТК РФ (неоднократное неисполнение работником без уважительных причин трудовых обязанностей, если он имеет дисциплинарное взыскание), вы сможете узнать из Примера 7.

Обратите внимание! Если в организации выявлен случай нарушения правил ведения, хранения, учета и выдачи трудовых книжек и вкладышей в них и/или хранения, учета и выдачи бланков указанных документов, целесообразно незамедлительно принять меры к устранению последствий такого нарушения, а при необходимости – применить меры дисциплинарной ответственности к виновным должностным лицам, не дожидаясь плановой или внеплановой проверки со стороны инспекции по труду и/или судебного разбирательства по иску пострадавшего владельца трудовой книжки (вкладыша в нее). Своевременное принятие мер, скорее всего, будет расценено в пользу организации при рассмотрении дела об административном правонарушении и/или в ходе слушания дела по иску работника – владельца трудовой книжки, хотя нельзя сказать, что это позволит исключить саму возможность привлечения организации к другим видам ­ответственности в ­случае серьезности нарушения, допущенного ее должностным лицом.

Если работник не согласен с примененными к нему замечанием или ­выговором, он имеет право обжаловать его в:

• государственную инспекцию труда и(или)
• органы по рассмотрению индивидуальных трудовых споров:
  • комиссию по трудовым спорам (если она образована в ­организации) и/или
  • суд.

Порядок такого обжалования установлен главой 60 ТК РФ.

Обратите внимание: срок обжалования в таких случаях составляет 3 месяца со дня, когда работник узнал или должен был узнать о нарушении своего права (ч. 1 ст. 386, ч. 1 ст. 392 ТК РФ). Однако при пропуске данного срока по уважительной причине (например, вследствие болезни работника) он может быть продлен соответствующим органом, ­рассматривающим спор (ч. 2 ст. 386, ч. 3 ст. 392 ТК РФ).

Отдельно следует упомянуть обжалование увольнения как меры дисциплинарного взыскания. Оно осуществляется путем подачи иска в суд в срок не позднее 1 месяца со дня вручения работнику копии приказа об увольнении либо со дня выдачи трудовой книжки (ч. 1 ст. 392 ТК РФ). Однако и этот срок может быть продлен, если был пропущен работником по ­уважительной причине (ч. 3 ст. 392 ТК РФ).

В подобных спорах «арбитры» обычно выступают на стороне обиженного работника, если только работодатель не сможет предоставить убедительные доказательства факта совершения работником виновных ­действий, «достойных» увольнения.

Материальная ответственность

В соответствии с ч. 1 ст. 233 ТК РФ материальная ответственность – это ответственность за ущерб, причиненный одной стороной трудового договора другой стороне в результате ее виновного противоправного поведения (действий или бездействия), если иное не предусмотрено ТК РФ или иными федеральными законами.

За какие нарушения возможно привлечение к материальной ответственности?

Применительно к настоящей статье в качестве нарушений мы будем рассматривать ситуации (ст. 234 ТК РФ):

• задержки работодателем выдачи работнику трудовой книжки;
• внесения в трудовую книжку неправильной или не ­соответствующей законодательству формулировки причины увольнения.

Дело в том, что в перечисленных ситуациях возникает обязанность возместить работнику не полученный им заработок (материальный ущерб) в том случае, если он был незаконно лишен возможности трудиться.

Задержка выдачи трудовой книжки работнику может иметь место по разным причинам. В этой связи надо различать ситуации, когда задержка происходит по вине работодателя (его ответственного должностного лица) – например, когда в день увольнения отсутствует лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек работникам, и ситуации, когда сам владелец трудовой книжки несет ответственность за неявку для ее получения. Подробнее о том, какие действия необходимо осуществить лицу, ответственному за выдачу трудовых книжек в последней из описываемых нами ситуаций и какие документы необходимо при этом составить, мы ­говорили в предыдущей статье цикла «Учет и хранение трудовых книжек».

К задержке выдачи трудовой книжки по вине работодателя относятся следующие наиболее часто встречающиеся ситуации:

• невыдача трудовой книжки в день увольнения работника в случаях, когда имелась возможность осуществить такую выдачу (ч. 4 ст. 84ТК РФ, п. 35 Правил);
• невыдача трудовой книжки после увольнения по письменному обращению работника в течение 3 рабочих дней со дня обращения (ч. 6 ст. 84 ТК РФ);
• отказ от выдачи дубликата трудовой книжки в случаях, когда это должно было быть сделано (п. 31, 35 Правил).

В отношении внесения в трудовую книжку неправильной или не соответствующей законодательству формулировки причины увольнения следует отметить, что для возникновения материальной ответственности необходимо наличие факта того, что внесенная в трудовую книжку формулировка причины увольнения реально препятствовала поступлению владельца ­трудовой книжки на новую работу и получению им в связи с этим заработка.

В отличие от этой ситуации, факт невыдачи организацией­-работодателем трудовой книжки прямо обуславливает для работника невозможность трудиться, так как в силу ст. 65 ТК РФ при приеме на ­новую работу от работника потребуют предоставления его трудовой книжки.

Обратите внимание! Согласно п. 35 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 № 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации» (ред. от 28.12.2006) обязательным является наличие вины работодателя в качестве неотъемлемого условия его обязанности оплатить вынужденный прогул ­работника за невыдачу трудовой книжки.

Кто несет материальную ответственность?

Применительно к перечисленным в настоящей статье нарушениям в сфере работы с трудовыми книжками мы будет говорить о непосредственной материальной ответственности организации­работодателя как стороны трудового договора с работником­-владельцем трудовой книжки.

Размер материальной ответственности

Размер такой ответственности установлен законодательно в ч. 2, 8 ст. 394 ТК РФ – организация-­работодатель возмещает работнику материальный ущерб в размере среднего заработка работника за все время ­вынужденного прогула.

Исчисление подлежащего уплате среднего заработка производится в порядке и с учетом правил, установленных ст. 139 ТК РФ, Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденным постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922 (ред. от 11.11.2009).

Кто уполномочен применить материальную ответственность?

В отношении применения материальной ответственности отметим следующие ключевые моменты:

• организация-­работодатель может сама (добровольно) возместить работнику не полученный им заработок (материальный ущерб) в том случае, если он был незаконно лишен возможности трудиться. Делается это на основании приказа (распоряжения) работодателя. Например, возмещение заработка может быть осуществлено наряду с признанием недействительной ранее неправильно внесенной записью об увольнении и внесением следом за этим ­правильной ­записи;
• в случае отказа работодателя в добровольном порядке возместить указанный ущерб работнику последний может обратиться в орган по рассмотрению индивидуальных трудовых споров (например, в суд) с соответствующим иском и потребовать взыскать средний заработок за время вынужденного прогула.

В случае обращения в суд существует угроза, что работник также заявит требование и о компенсации морального вреда. Согласно ст. 151 Гражданского кодекса РФ под моральным вредом понимаются нравственные или физические страдания, причиненные действиями, нарушающими личные неимущественные права гражданина либо посягающими на ­принадлежащие ему другие нематериальные блага.

В случае возникновения спора факт причинения работнику морального вреда и размеры его возмещения определяются судом независимо от подлежащего возмещению имущественного ущерба (ст. 237 ТК РФ). Однако в этой ситуации работник должен будет доказать факт причинения ему допущенными работодателем нарушением физических и/или нравственных страданий (например, возникшее в связи с этим заболевание, тяжелое материальное положение работника и его семьи, угнетенное психологическое состояние, вызванное невозможностью найти работу и т.п.).

Суд будет оценивать обоснованность размера заявленной работником компенсации морального вреда (минимальный или максимальный размер законодательно не ограничен, однако традиционно в нашей стране большие денежные компенсации взыскивать не принято) с учетом степени вины организации­-работодателя, степени причиненного работнику морального вреда, индивидуальных особенностей работника и других ­заслуживающих внимание обстоятельств.

Кроме того, в силу ст. 208 Гражданского процессуального кодекса Российской Федерации по заявлению работника суд может рассмотреть ­вопрос об индексации взыскиваемых денежных сумм.

Нелишним будет отметить, что при рассмотрении спора в суде работник может привлечь к участию в слушания дела своего представителя и в последующем при вынесении решения потребовать возместить ему расходы на услуги представителя. Размер взыскиваемого возмещения определяется судом с учетом представленных работником доказательств понесенных им на представителя расходов, других обстоятельств (в том числе сложности) конкретного дела.

Соответственно, добровольное возмещение работодателем причиненного работнику материального ущерба сроком не ограничено. А для обращения обиженного работника в органы, рассматривающие индивидуальные трудовые споры, с требованием о взыскании компенсации за время вынужденного прогула, установлен ограниченный срок – три месяца со дня, когда работник узнал или должен был узнать о нарушении своего права. Как и в ранее описанных случаях, указанный срок может быть продлен в случае наличия уважительной причины его пропуска.

Если организация-­работодатель считает ее привлечение к материальной ответственности, взыскание с нее компенсации морального вреда и т.п. незаконными, она может оспорить решение суда в ­вышестоящий суд.

Уголовная ответственность

Сразу оговоримся, что применение уголовной ответственности в случае нарушения требований по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек крайне маловероятно. Дело в том, что уголовная ответственность как таковая предусмотрена Уголовным кодексом Российской ­Федерации (далее – УК РФ) только для деяний, представляющих особую общественную опасность. Поэтому в настоящей статье, учитывая, что порядок возбуждения уголовного дела и уголовное судопроизводство имеют свои многочисленные особенности, ограничимся лишь перечислением ­видов ­нарушений и соответствующих им вариантов уголовных наказаний⁴:

• ст. 140 УК РФ (Отказ в предоставлении гражданину информации) – неправомерный отказ должностного лица в предоставлении собранных в установленном порядке документов и материалов (например, оформленной трудовой книжки), непосредственно затрагивающих права и свободы гражданина, либо предоставление гражданину неполной или заведомо ложной информации, если эти деяния причинили вред правам и законным интересам граждан, влечет наказание в виде:
  • штрафа в размере до 200 000 руб. или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до 18 ­месяцев либо
  • лишения права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок от 2 до 5 лет;
• ст. 292 УК РФ (Служебный подлог) – внесение должностным лицом в официальные документы заведомо ложных сведений, а равно внесение в указанные документы исправлений, искажающих их действительное содержание, если эти деяния совершены из корыстной или иной личной заинтересованности, – влечет ­уголовное ­наказание в виде:
  • штрафа в размере до 80 000 руб. или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до 6 месяцев,
  • либо обязательных работ на срок от 180 до 240 часов,
  • либо исправительных работ на срок от 1 года до 2 лет,
  • либо ареста на срок от 3 до 6 месяцев,
  • либо лишения свободы на срок до 2 лет.
  То же деяние, повлекшее существенное нарушение прав и ­законных интересов гражданина, – наказывается:
  • штрафом в размере от 100 000 до 500 000 руб. или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период от 1 года до 3 лет,
  • либо лишением свободы на срок до 4 лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься ­определенной деятельностью на срок до 3 лет или без ­такового;
• ст. 325 УК РФ (Похищение или повреждение документов, штампов, печатей...) – должностное лицо организации-­работодателя, по вине которого были допущены (совершены) похищение, уничтожение, повреждение или сокрытие официальных документов (к числу которых относятся бланки трудовой книжки и вкладыша в нее), совершенные из корыстной или иной личной заинтересованности, может быть наказано:
  • штрафом в размере до 200 000 руб. или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до 18 месяцев,
  • либо обязательными работами на срок от 180 до 240 часов,
  • либо исправительными работами на срок до 2 лет,
  • либо арестом на срок до 4 месяцев,
  • либо лишением свободы на срок до 1 года.
  Одновременно похищение у гражданина трудовой книжки и/или вкладыша в нее наказывается:
  • штрафом в размере до 80 000 руб. или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до 6 месяцев,
  • либо обязательными работами на срок от 120 до 180 часов,
  • либо исправительными работами на срок до 1 года,
  • либо арестом на срок до 3 месяцев.

Отметим, что уголовной ответственности подлежат исключительно физические лица – должностные лица организации-­работодателя, винов­ные в соответствующих преступных деяниях, и только по решению суда. Хотя автор статьи на личной практике не сталкивался со случаями привлечения к уголовной ответственности по обозначенным выше статьям, однако полностью исключить возможность их применения нельзя.

Итак, мы закончили цикл статей, посвященный различным аспектам работы с трудовыми книжками. Автор выражает надежду, что проведенное масштабное исследование вопросов оформления, ведения, хранения, учета и выдачи трудовых книжек и вкладышей в них, бланков указанных ­документов, а равно особенностей оформления дубликатов трудовых книжек и ответственности в указанной сфере поможет нашим читателям избежать ошибок в работе, а также своевременно выявить и исправить допущенные в ваших трудовых книжках нарушения требований действующих нормативных правовых актов.