Как отследить прохождение регистрируемого почтового отправления? Когда и как стоит подавать заявление на розыск корреспонденции, «задержавшейся в пути»?
Отправляя документацию тем или иным способом, каждый ответственный исполнитель, как, впрочем, и сотрудники службы делопроизводства, надеются на то, что все документы будут доставлены адресату в срок в целостности и сохранности. И зачастую вспоминают об отправленной документации только тогда, когда уже возникают какие-то проблемы. И вот здесь-то и начинается активная работа всех сотрудников (и ответственного исполнителя, и службы делопроизводства, а иногда и юристов) по розыску утерянной корреспонденции. И правда, «пока гром не грянет, мужик не перекрестится». Отправив документы, можно посоветовать читателям не ждать, пока случится непредвиденное, а взять ситуацию под контроль в самом ее начале. Хотя ФГУП «Почта России» прикладывает максимум усилий для обеспечения своевременной и качественной доставки отправлений, лучше организовать собственный контроль сроков доставки, а в случае утери корреспонденции – еще и ее розыск. Как говорится, «доверяй, но проверяй»!
Отслеживание почтовых отправлений
Чтобы отследить, была ли своевременно доставлена документация, надо знать нормативные сроки ее доставки. Напомним, что все почтовые отправления в зависимости от способа обработки делятся на две большие категории 1:
- простые – принимаемые от отправителя без выдачи ему квитанции и доставляемые (вручаемые) адресату (его законному представителю) без его расписки в получении;
- регистрируемые (заказные, с объявленной ценностью и обыкновенные) – принимаемые от отправителя с выдачей ему квитанции и вручаемые адресату (его законному представителю) с его распиской в получении.
Отследить факт доставки корреспонденции обеих категорий возможно.
Только в первом случае вам придется приложить максимум усилий (самим позвонить контрагенту, узнать, поступило ли им конкретное письмо и поверить на слово). Понятно, что документов, подтверждающих факты отправки и получения контрагентом корреспонденции, в этом случае у вас не будет.
Совсем другая ситуация возникает, если вы отправляете регистрируемые почтовые отправления. И хотя отправка таких почтовых отправлений стоит гораздо дороже, чем простых, она оправдывает себя, так как позволяет не только получить документальное подтверждение фактов отправки или получения, но еще и экономит время, затрачиваемое на розыск корреспонденции, т.к. сам процесс отслеживания почтовых отправлений автоматизирован и отследить его можно через Интернет.
В каждой организации устанавливается свой порядок отслеживания доставки отправлений и при необходимости – их розыск. Назначается ответственное структурное подразделение, на которое и возлагаются такие задачи. Как мы уже упоминали в прошлом номере журнала, после отправки регистрируемых почтовых отправлений курьер должен предоставить список для отправки партионных отправлений (по форме 103 для внутрироссийских и форме 103а – для международных отправлений) в службу документационного обеспечения управления (далее – служба ДОУ). Сотрудник службы ДОУ должен проверить предоставленный список (подписи уполномоченных лиц, наличие оттисков печати организации и почтового штемпеля), подшить его в дело и осуществлять оперативное хранение. К каждому реестру подкладываются копии квитанций об отправлении, оригиналы квитанций передаются в бухгалтерию, а по мере возвращения уведомлений о вручении почтовой корреспонденции они тоже подшиваются к соответствующему списку, при этом в каждом списке сотрудник службы ДОУ может делать пометки о возвращении уведомлений о вручении. Просматривая такие списки 2 раза в неделю, можно увидеть те почтовые отправления, уведомления о вручении которых не вернулись. Выявив таким образом «опаздальщиков», в режиме on-line можно самостоятельно отследить их «судьбу» в Интернете.
Как это сделать? Каждому регистрируемому почтовому отправлению (заказному или с объявленной ценностью) присваивается уникальный почтовый идентификатор. Заметим, что идентификатор присваивается не только...
