Профессиональный стандарт «Специалист по формированию электронного архива»

Уже год действует единственный для архивной сферы профессиональный стандарт «Специалист по формированию электронного архива», который остался почти незамеченным. Его положения и формулировки службы делопроизводства и кадровые службы приняли к сведению, но обычно не используют при разработке конкретных должностных инструкций тех специалистов, которые осуществляют сканирование документов в процессе регистрации, «ввода» информации о них в СЭД, формирования электронных копий фонда пользования и подготовки документов к сдаче в архив. Попытаемся выявить, для специалистов каких организаций этот профстандарт все-таки пригоден, в каком архиве могут выполняться закрепленные им трудовые функции, соответствуют ли они архивной технологии и нормативным правилам работы архивов организаций.

На кого распространяется

Речь пойдет о профессиональном стандарте «Специалист по формированию электронного архива», утвержденном приказом Минтруда России от 19.04.2018 № 266н (далее – Стандарт). В его названии отразилась практическая потребность в регламентации процессов хранения документов в электронном виде на уровне выполняемых трудовых функций и действий. Кроме того, профстандарты обычно помогают организации определить направления подбора новых специалистов и повышения квалификации уже работающих сотрудников, разрабатывать положения о подразделении и должностные инструкции, проводить аттестацию, оценку деятельности и осуществлять другие организационные процедуры.

В качестве разработчиков Стандарта под эгидой Национальной ассоциации офисных специалистов и административных работников выступили в основном коммерческие компании, которые оказывают услуги архивного хранения документов и услуги сертификации. Разработчики пошли на определенный риск, поскольку в настоящее время еще не утвержден профессиональный стандарт для специалиста в области архивного дела (стандарт архивиста более высокого уровня), отсутствует общепринятое понимание «электронного архива» как специализированной информационной системы, не сформулированы единые функциональные требования к ней.

Справка. Множество значений у одного слова «архив»

Архив осуществляет комплектование, учет, хранение и использование архивных документов. Но так может именоваться:

  • как организация,
  • так и структурное подразделение.

Это закреплено в ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

ГОСТ Р ИСО 30300-2015 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Системы управления документами. Основные положения и словарь» также дает несколько определений терминов, которые в концепции управления документами являются базовыми:

  • архив – документы постоянного срока хранения, сохраняемые для длительного использования;
  • архив / архивохранилище – место, где хранятся и доступны для использования архивные документы;
  • архив / архивное учреждение / архивная программа – организация или компьютерная программа, которые обеспечивают отбор документов на хранение, комплектование и обеспечение сохранности архивного фонда, предоставление доступа к архивным документам.

В разделе I «Общие сведения» рассматриваемого нами Стандарта в качестве регламентируемого вида профессиональной деятельности закреплена очень «скромная» формулировка – создание и обеспечение системы графических образов документов электронного архива. А основной целью данного вида профессиональной деятельности является «создание и обеспечение эффективной системы графических образов документов электронного архива с использованием информационно-коммуникационных технологий». И только последующий анализ трудовых функций, основанных на технологии сканирования, позволяет сделать заключение, что Стандарт сфокусирован лишь на трудовых действиях, которые совершаются в процессе создания электронных образов, т.е. «картинок», об удостоверении которых ничего не говорится. Создания графических образов для ввода документа в информационную систему недостаточно, чтобы сформировать полноценный электронный архив, для этого нужно много чего еще сделать.

Но только реализации технологии сканирования посвящен весь текст Стандарта, в функциональной карте которого (раздел II) закрепляются 3 обобщенные трудовые функции:

  • выполнение работ по созданию графических образов документов в системе электронного архива;
  • формирование и загрузка данных в систему электронного архива;
  • руководство процессом сканирования, ввода и обработки данных в системе электронного архива.

То, что электронный архив представляет собой специализированную информационную систему, здесь лишь подразумевается. Причем на практике все правила работы в информационных системах регламентируются прежде всего конкретными инструкциями пользователям (это еще могут быть рабочие инструкции и регламенты всего процесса сканирования).

Большой практический и методический опыт в этой...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 300 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Внимание!
Ловите МАКСИМАЛЬНУЮ скидку именно сейчас!
Годовая подписка 2022 на любую версию журнала (бумажную, электронную, Комплект с доступом к базе знаний) по самой низкой цене.

Рекомендовано для вас

Для кого профессиональные стандарты обязательны?

Отвечаем на важные вопросы. Для кого и в какой части профстандарты обязательны (по общему правилу)? Для каких организаций и для каких должностей / профессий есть своя специфика? На эти вопросы даем четкие ответы. Не до конца урегулированной остается только ситуация с госорганами и госорганизациями – для них одновременно существуют прямо противоположные трактовки одной и той же нормативной базы, поэтому еще объясняем, как сложилась практика.

Профессиональный стандарт «Специалист архива»: уровни и сферы применения

1 сентября 2021 г. начинает действовать профессиональный стандарт «Специалист архива». Один из его ключевых разработчиков ориентирует вас в сфере применения и содержании нового профстандарта.

Профессиональный стандарт для специалиста по цифровизации документированных сфер деятельности

С 1 сентября 2021 г. вступает в силу новый профессиональный стандарт «Специалист цифровой трансформации документированных сфер деятельности». С нашей помощью вы разберетесь в его «туманных» формулировках, поняв, кто же такой «цифровизатор», какие трудовые действия он выполняет, под какими наименованиями должностей «скрывается» и какие требования предъявляются к его образованию. В какой мере требования нового профстандарта распространяются на специалистов и руководителей служб документационного обеспечения управления (ДОУ) – на людей, занимающихся делопроизводством и архивным хранением. В чем основные проблемы нового профстандарта.

Осмысление судьбы профессии архивиста

Стоит ли разделять 2 специальности: историк-архивист и ИТ-архивист? Стоит ли разделять специалистов ДОУ и архивистов? Какие ИТ-технологии и в каком объеме пора осваивать, чтобы остаться на плаву? Глубокие ответы со знанием реалий дает эксперт с 40-летним опытом работы, как раз освоивший эти несколько смежных специальностей.

Профессиональные стандарты в деятельности организаций, в т.ч. в сфере ДОУ

Очерчен круг организаций, для которых профстандарты станут обязательными уже с 1 января 2020 года. Поможем сориентироваться в структуре профстандартов: где что искать, как использовать. Прокомментируем содержание профильных стандартов для работников в сфере документационного обеспечения управления: какие должности с какими обязанностями и требованиями к образованию и квалификации зафиксированы. Что приоритетнее: квалификационные справочники или профстандарты, аттестация на соответствие им силами работодателя либо экзамен независимого центра оценки? Могут ли уволить за несоответствие профстандарту?

Профессиональный стандарт для управляющего документацией

Мы объясняем, как профстандарт может помочь поднять престиж нашей профессии. И дело здесь не столько в появлении в нем звучных наименований должностей (например, управляющий документацией, заместитель руководителя организации в этой предметной области). Профстандарт определил три высших уровня квалификации для специалистов и управленцев сферы ДОУ и для каждого установил: полномочия и ответственность; состав выполняемых трудовых функций, который детализировал вплоть до конкретных действий; навыки и знания; необходимый уровень профессионального образования. Эту систему требований можно использовать для оценки кандидатов на должность и квалификации существующего персонала. В статье мы показываем, какие рекомендации профстандарта и как можно использовать при актуализации должностных инструкций.

Секретарь и делопроизводитель: функциональные обязанности по профессиональному стандарту

В статье рассматриваются квалификационные требования к специалистам в области документационного обеспечения управления, которые в 2015 году были утверждены профессиональным стандартом. Даются рекомендации о закреплении стандартных формулировок трудовых функций в должностных инструкциях секретаря и делопроизводителя, на основании которых производится как разделение должностных обязанностей, так и их кооперация за счет правильного ­взаимодействия и ­взаимозамещения. Поводом для написания статьи послужил вопрос читателя.

Профессиональный стандарт «Специалист архива»: уровни и сферы применения

1 сентября 2021 г. начинает действовать профессиональный стандарт «Специалист архива». Один из его ключевых разработчиков ориентирует вас в сфере применения и содержании нового профстандарта.