Top.Mail.Ru

Профессиональный стандарт «Специалист по формированию электронного архива»

Уже год действует единственный для архивной сферы профессиональный стандарт «Специалист по формированию электронного архива», который остался почти незамеченным. Его положения и формулировки службы делопроизводства и кадровые службы приняли к сведению, но обычно не используют при разработке конкретных должностных инструкций тех специалистов, которые осуществляют сканирование документов в процессе регистрации, «ввода» информации о них в СЭД, формирования электронных копий фонда пользования и подготовки документов к сдаче в архив. Попытаемся выявить, для специалистов каких организаций этот профстандарт все-таки пригоден, в каком архиве могут выполняться закрепленные им трудовые функции, соответствуют ли они архивной технологии и нормативным правилам работы архивов организаций.

На кого распространяется

Речь пойдет о профессиональном стандарте «Специалист по формированию электронного архива», утвержденном приказом Минтруда России от 19.04.2018 № 266н (далее – Стандарт). В его названии отразилась практическая потребность в регламентации процессов хранения документов в электронном виде на уровне выполняемых трудовых функций и действий. Кроме того, профстандарты обычно помогают организации определить направления подбора новых специалистов и повышения квалификации уже работающих сотрудников, разрабатывать положения о подразделении и должностные инструкции, проводить аттестацию, оценку деятельности и осуществлять другие организационные процедуры.

В качестве разработчиков Стандарта под эгидой Национальной ассоциации офисных специалистов и административных работников выступили в основном коммерческие компании, которые оказывают услуги архивного хранения документов и услуги сертификации. Разработчики пошли на определенный риск, поскольку в настоящее время еще не утвержден профессиональный стандарт для специалиста в области архивного дела (стандарт архивиста более высокого уровня), отсутствует общепринятое понимание «электронного архива» как специализированной информационной системы, не сформулированы единые функциональные требования к ней.

Справка. Множество значений у одного слова «архив»

Архив осуществляет комплектование, учет, хранение и использование архивных документов. Но так может именоваться:

  • как организация,
  • так и структурное подразделение.

Это закреплено в ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

ГОСТ Р ИСО 30300-2015 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Системы управления документами. Основные положения и словарь» также дает несколько определений терминов, которые в концепции управления документами являются базовыми:

  • архив – документы постоянного срока хранения, сохраняемые для длительного использования;
  • архив / архивохранилище – место, где хранятся и доступны для использования архивные документы;
  • архив / архивное учреждение / архивная программа – организация или компьютерная программа, которые обеспечивают отбор документов на хранение, комплектование и обеспечение сохранности архивного фонда, предоставление доступа к архивным документам.

В разделе I «Общие сведения» рассматриваемого нами Стандарта в качестве регламентируемого вида профессиональной деятельности закреплена очень «скромная» формулировка – создание и обеспечение системы графических образов документов электронного архива. А основной целью данного вида профессиональной деятельности является «создание и обеспечение эффективной системы графических образов документов электронного архива с использованием информационно-коммуникационных технологий». И только последующий анализ трудовых функций, основанных на технологии сканирования, позволяет сделать заключение, что Стандарт сфокусирован лишь на трудовых действиях, которые совершаются в процессе создания электронных образов, т.е. «картинок», об удостоверении которых ничего не говорится. Создания графических образов для ввода документа в информационную систему недостаточно, чтобы сформировать полноценный электронный архив, для этого нужно много чего еще сделать.

Но только реализации технологии сканирования посвящен весь текст Стандарта, в функциональной карте которого (раздел II) закрепляются 3 обобщенные трудовые функции:

  • выполнение работ по созданию графических образов документов в системе электронного архива;
  • формирование и загрузка данных в систему электронного архива;
  • руководство процессом сканирования, ввода и обработки данных в системе электронного архива.

То, что электронный архив представляет собой специализированную информационную систему, здесь лишь подразумевается. Причем на практике все правила работы в информационных системах регламентируются прежде всего конкретными инструкциями пользователям (это еще могут быть рабочие инструкции и регламенты всего процесса сканирования).

Большой практический и методический опыт в этой...

Вы видите начало этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Новый профстандарт «Специалист службы протокола»

1 сентября 2023 года вступит в силу новый профессиональный стандарт. Автор статьи является одним из его разработчиков. Поясняем требования к уровню образования и условия допуска к работе специалистом службы протокола. Что полезного вы еще можете почерпнуть для себя из этого профстандарта.

Требования какого профстандарта или ЕКС надо применять к специалисту службы ДОУ?

В каких случаях организациям надо руководствоваться профстандартами, квалификационными справочниками. Какие требования по составу должностных обязанностей и уровню образования предъявляют все эти нормативные документы к специалисту службы ДОУ, делопроизводителю, документоведу. Почему должности в штатном расписании могут быть названы неправильно, и на что тогда ориентироваться. Поводом для написания этой статьи стал вопрос читателя.

Как можно применять профстандарты в службе делопроизводства

Показываем на примерах, как можно находить и скачивать профстандарты из официального реестра. Как правильно соотнести должность из определенной сферы деятельности с конкретным профстандартом. Показываем список действующих профстандартов для административно-офисного персонала. Как можно воспользоваться сформулированными в профстандарте требованиями к образованию и опыту работы, к составу трудовых действий и необходимым знаниям и умениям: при описании вакансии, проведении аттестации, распределении обязанностей между сотрудниками своего подразделения (избавление от дубляжа, обнаружение «бесхозного» функционала), составлении должностных инструкций.

Как читать любой профстандарт на примере стандарта специалиста ДОУ

Профстандарты имеют одинаковое «прокрустово ложе», в которое вливается уникальное содержимое. Научитесь читать один профстандарт, сможете прочесть и другие. Автор учит этому на примере профстандарта «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией», где описаны требования к секретарю-администратору, секретарю руководителя, помощнику руководителя, делопроизводителю и др. Объясняем, что могут почерпнуть из него работодатель, сам работник и образовательная организация. Как ориентироваться в логике изложения материала. Какие уровни квалификации нужны для выполнения работы в сфере ДОУ. Какие обобщенные трудовые функции описаны, из каких конкретных трудовых функций и действий они состоят, какие знания и умения нужны для их качественного выполнения. Для какой работы какой уровень образования и опыт требуются, какие дополнительные требования могут предъявляться. Какие наименования должностей для какого функционала уместны.

Профессиональные стандарты в деятельности организаций, в т.ч. в сфере ДОУ

Очерчен круг организаций, для которых профстандарты станут обязательными уже с 1 января 2020 года. Поможем сориентироваться в структуре профстандартов: где что искать, как использовать. Прокомментируем содержание профильных стандартов для работников в сфере документационного обеспечения управления: какие должности с какими обязанностями и требованиями к образованию и квалификации зафиксированы. Что приоритетнее: квалификационные справочники или профстандарты, аттестация на соответствие им силами работодателя либо экзамен независимого центра оценки? Могут ли уволить за несоответствие профстандарту?

Структура и численный состав службы ДОУ: нормативы и оптимизация (часть 1)

Как можно назвать подразделение, ответственное за документационное обеспечение управления, какие подразделения в него могут входить. Какой должностной состав возможен. Как рассчитать необходимую численность работников. Какие задачи и функции должна выполнять служба ДОУ, как форма ведения делопроизводства отражается на распределении работы между службой ДОУ и другими подразделениями, каковы последние тенденции. Как выявить загрузку работников и рассчитать необходимый численный состав (приводим 2 методики), как бороться с дубляжом функционала при помощи матрицы ответственности. На какие нормативные и методические документы общегосударственного уровня стоит опереться, для кого они обязательны, откуда что можно взять.

Секретарь и делопроизводитель: функциональные обязанности по профессиональному стандарту

В статье рассматриваются квалификационные требования к специалистам в области документационного обеспечения управления, которые в 2015 году были утверждены профессиональным стандартом. Даются рекомендации о закреплении стандартных формулировок трудовых функций в должностных инструкциях секретаря и делопроизводителя, на основании которых производится как разделение должностных обязанностей, так и их кооперация за счет правильного ­взаимодействия и ­взаимозамещения. Поводом для написания статьи послужил вопрос читателя.

Как можно применять профстандарты в службе делопроизводства

Показываем на примерах, как можно находить и скачивать профстандарты из официального реестра. Как правильно соотнести должность из определенной сферы деятельности с конкретным профстандартом. Показываем список действующих профстандартов для административно-офисного персонала. Как можно воспользоваться сформулированными в профстандарте требованиями к образованию и опыту работы, к составу трудовых действий и необходимым знаниям и умениям: при описании вакансии, проведении аттестации, распределении обязанностей между сотрудниками своего подразделения (избавление от дубляжа, обнаружение «бесхозного» функционала), составлении должностных инструкций.