Организация работы по приему посетителей – одна из трудовых функций секретаря. Он должен организовать прием, помочь руководителю провести встречу, подготовить необходимые для этого документы и помещение. При этом секретарь выступает посредником между руководителем и посетителями. Он должен уметь вести переговоры по телефону, уметь активно взаимодействовать с различными людьми, в т.ч. недовольными клиентами.
Как правило, прием посетителей ведется в соответствии с предварительной договоренностью, в ходе которой согласовывается дата и время приема, или предварительной записью на прием через секретаря. Поскольку рабочий день планируется руководителем совместно с секретарем, секретарь знает, как он организован и когда намечены встречи с посетителями.
Если по каким-либо причинам в назначенное время руководитель не может принять посетителей (возникли какие-либо непредвиденные обстоятельства), секретарь должен заблаговременно предупредить их и, извинившись, предложить другое время для встречи. Как правило, встречи не переносятся, если руководителя на переговорах может заменить кто-то из заместителей, но предупредить об этом посетителей необходимо заранее.
Пропускной режим применяется в организациях для обеспечения безопасности, а также сохранности собственности.
Для этого могут привлекаться специализированные охранные предприятия. В этом случае все взаимоотношения между организацией и охранным предприятием определяются договором, в котором устанавливаются обязанности сторон, их права и иные аспекты деятельности. К договору, как правило, прикладывается нормативный документ (регламент, порядок), в котором детально описываются все процессы взаимодействия работников охраны с работниками организации:
Если в организации охранный режим обеспечивается работниками самой организации, например отделом охраны службы безопасности, то функционал этого подразделения устанавливается в положении о нем, а порядок выполнения обязанностей и взаимодействия с работниками организации регулируется отдельным локальным нормативным актом (положением, регламентом, правилами, порядком или иным). В этом документе оговариваются:
Поскольку при оформлении пропусков посетителям организации служба охраны получает их персональные данные, в организации должны соблюдаться положения законодательства Российской Федерации в сфере защиты персональных данных.
Если обработка персональных данных осуществляется с применением средств автоматизации 1, должны соблюдаться требования ст. 18 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», в соответствии с которыми организация обязана получить согласие лица на обработку персональных данных. Согласие на обработку персональных данных, не включающих биометрические данные, может быть дано посетителем в любой форме, позволяющей подтвердить факт его получения. А если при выдаче пропуска посетитель передает в организацию свои биометрические данные, например фотографию, то согласие, в соответствии с ч. 1 ст. 11 того же закона, должно быть дано исключительно в письменной форме.
Если обработка персональных данных при организации пропускного режима осуществляется без применения средств автоматизации, организации должны руководствоваться постановлением Правительства РФ от 15.09.2008 № 687 (ред. от 18.01.2025), которым утверждено Положение об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации (далее – Положение). В соответствии с этим положением в организациях:
Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для
этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:
А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!
Включает ли деловой этикет какие-то правила поведения, которые различаются для женщин и мужчин?
Четкие рекомендации помогут вам более осознанно формировать свой имидж на площадках в Интернете для разных целевых аудиторий: особенно для своих коллег, руководства и клиентов – текущих и потенциальных.
Предлагаем десятки оптимальных текстовых конструкций для ведения деловой беседы по телефону: как выстроить свой исходящий звонок; чего произносить не стоит и на какие фразы это лучше заменить; что говорить, если абонент оказался занят или его нет на месте; как вежливо уточнить данные о собеседнике; как организовать целый обзвон и систематизировать его результаты. Лучше всего люди запоминают начало и конец беседы – на это надо делать ставку. Даем готовые формулировки для приема входящих звонков: для переключения на специалистов и руководство организации, что говорить при их отсутствии, когда не расслышали человека, когда требуется время для уточнения информации, когда звонят сразу несколько телефонов, как разговаривать с конфликтным собеседником или излишне болтливым и многое другое. Взяв в свой арсенал эти фразы, секретарь станет более виртуозным, вежливым и «непробиваемым» :)
Как оценивают кандидатов на должность по поведению в соцсетях: на что обращают внимание, какие выводы могут быть сделаны? Описываем 7 психотипов личности, каждому из которых свойствененны определенные характеристики (привычки, ценности, мотивы, убеждения), варианты поведения, сильные и слабые стороны, для какой работы они лучше всего подходят. Далее объясняем, как эти 7 типов личности можно распознать по поведению в соцсети (что пишут о себе, какие слова и формулировки используют, какие фото, посты и статусы выкладывают и др.). Во-первых, вы поймете, какие выводы о вас могут сделать профессионалы, когда вы будете устраиваться на работу. А во-вторых, сами сможете лучше разбираться в людях.
Как организовать деловые переговоры на высшем уровне: соблюсти протокол, что согласовать с приглашенной стороной, что надо организовать принимающей стороне. Как оформить программу пребывания иностранной делегации и программу переговоров. Кто и где должен встречать гостей, в каком порядке представляться, правила рассадки в автомобиле и за столом переговоров. Как при этом можно обезопасить участников от COVID-19. Как принято общаться, в т.ч. в нестандартных ситуациях (например, при опоздании одного из участников и др.). Как документально зафиксировать те договоренности, которые удалось достичь, если до заключения договора дело не дошло: см. образцы оформления протокола записи деловой беседы, протокола о намерениях, соглашения о сотрудничестве и организации взаимоотношений.
Ведущий отечественный эксперт по тайм-менеджменту дает свои рекомендации по организации системы разнотипных совещаний, которая способна задать эффективный бизнес-ритм для продвижения проектов: предложена своя логика для небольших и крупных организаций. Даны отдельные советы по подготовке повестки, определению состава участников, ведению и протоколированию совещания, контролю исполнения принятых решений, по выбору оптимальных ИТ-решений для автоматизации этого процесса.
Как организовать и задокументировать совещание коллегиального органа, планерку в кабинете руководителя, деловую встречу с важным коммерческим партнером (русскоязычным и иностранным)? В каждом случае есть свои особенности. Как правильно составить протокол и что обязательно указать в нем, чтобы придать необходимую юридическую силу? Какие при этом есть варианты и от чего они зависят?
Включает ли деловой этикет какие-то правила поведения, которые различаются для женщин и мужчин?
Оформить подписку на журнал
«Делопроизводство и документооборот на предприятии»
можно в любом отделении почты:
