Организация работы по приему посетителей – одна из трудовых функций секретаря. Он должен организовать прием, помочь руководителю провести встречу, подготовить необходимые для этого документы и помещение. При этом секретарь выступает посредником между руководителем и посетителями. Он должен уметь вести переговоры по телефону, уметь активно взаимодействовать с различными людьми, в т.ч. недовольными клиентами.
Как правило, прием посетителей ведется в соответствии с предварительной договоренностью, в ходе которой согласовывается дата и время приема, или предварительной записью на прием через секретаря. Поскольку рабочий день планируется руководителем совместно с секретарем, секретарь знает, как он организован и когда намечены встречи с посетителями.
Если по каким-либо причинам в назначенное время руководитель не может принять посетителей (возникли какие-либо непредвиденные обстоятельства), секретарь должен заблаговременно предупредить их и, извинившись, предложить другое время для встречи. Как правило, встречи не переносятся, если руководителя на переговорах может заменить кто-то из заместителей, но предупредить об этом посетителей необходимо заранее.
Пропускной режим применяется в организациях для обеспечения безопасности, а также сохранности собственности.
Для этого могут привлекаться специализированные охранные предприятия. В этом случае все взаимоотношения между организацией и охранным предприятием определяются договором, в котором устанавливаются обязанности сторон, их права и иные аспекты деятельности. К договору, как правило, прикладывается нормативный документ (регламент, порядок), в котором детально описываются все процессы взаимодействия работников охраны с работниками организации:
Если в организации охранный режим обеспечивается работниками самой организации, например отделом охраны службы безопасности, то функционал этого подразделения устанавливается в положении о нем, а порядок выполнения обязанностей и взаимодействия с работниками организации регулируется отдельным локальным нормативным актом (положением, регламентом, правилами, порядком или иным). В этом документе оговариваются:
Поскольку при оформлении пропусков посетителям организации служба охраны получает их персональные данные, в организации должны соблюдаться положения законодательства Российской Федерации в сфере защиты персональных данных.
Если обработка персональных данных осуществляется с применением средств автоматизации 1, должны соблюдаться требования ст. 18 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», в соответствии с которыми организация обязана получить согласие лица на обработку персональных данных. Согласие на обработку персональных данных, не включающих биометрические данные, может быть дано посетителем в любой форме, позволяющей подтвердить факт его получения. А если при выдаче пропуска посетитель передает в организацию свои биометрические данные, например фотографию, то согласие, в соответствии с ч. 1 ст. 11 того же закона, должно быть дано исключительно в письменной форме.
Если обработка персональных данных при организации пропускного режима осуществляется без применения средств автоматизации, организации должны руководствоваться постановлением Правительства РФ от 15.09.2008 № 687 (ред. от 18.01.2025), которым утверждено Положение об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации (далее – Положение). В соответствии с этим положением в организациях:
Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для
этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:
А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!
Как представляться незнакомым людям. Как отвечать. Как представлять людей друг другу. Как быть со сложными отчествами. Как обращаться к человеку (и от чего зависит выбор варианта). Как отстаивать свои границы, когда без спроса переходят на «ты» или «теряют» отчество.
Предлагаем десятки оптимальных текстовых конструкций для ведения деловой беседы по телефону: как выстроить свой исходящий звонок; чего произносить не стоит и на какие фразы это лучше заменить; что говорить, если абонент оказался занят или его нет на месте; как вежливо уточнить данные о собеседнике; как организовать целый обзвон и систематизировать его результаты. Лучше всего люди запоминают начало и конец беседы – на это надо делать ставку. Даем готовые формулировки для приема входящих звонков: для переключения на специалистов и руководство организации, что говорить при их отсутствии, когда не расслышали человека, когда требуется время для уточнения информации, когда звонят сразу несколько телефонов, как разговаривать с конфликтным собеседником или излишне болтливым и многое другое. Взяв в свой арсенал эти фразы, секретарь станет более виртуозным, вежливым и «непробиваемым» :)
Включает ли деловой этикет какие-то правила поведения, которые различаются для женщин и мужчин?
Четкие рекомендации помогут вам более осознанно формировать свой имидж на площадках в Интернете для разных целевых аудиторий: особенно для своих коллег, руководства и клиентов – текущих и потенциальных.
Как организовать деловые переговоры на высшем уровне: соблюсти протокол, что согласовать с приглашенной стороной, что надо организовать принимающей стороне. Как оформить программу пребывания иностранной делегации и программу переговоров. Кто и где должен встречать гостей, в каком порядке представляться, правила рассадки в автомобиле и за столом переговоров. Как при этом можно обезопасить участников от COVID-19. Как принято общаться, в т.ч. в нестандартных ситуациях (например, при опоздании одного из участников и др.). Как документально зафиксировать те договоренности, которые удалось достичь, если до заключения договора дело не дошло: см. образцы оформления протокола записи деловой беседы, протокола о намерениях, соглашения о сотрудничестве и организации взаимоотношений.
Ведущий отечественный эксперт по тайм-менеджменту дает свои рекомендации по организации системы разнотипных совещаний, которая способна задать эффективный бизнес-ритм для продвижения проектов: предложена своя логика для небольших и крупных организаций. Даны отдельные советы по подготовке повестки, определению состава участников, ведению и протоколированию совещания, контролю исполнения принятых решений, по выбору оптимальных ИТ-решений для автоматизации этого процесса.
Как организовать и задокументировать совещание коллегиального органа, планерку в кабинете руководителя, деловую встречу с важным коммерческим партнером (русскоязычным и иностранным)? В каждом случае есть свои особенности. Как правильно составить протокол и что обязательно указать в нем, чтобы придать необходимую юридическую силу? Какие при этом есть варианты и от чего они зависят?
Какие культура, религия и языки преобладают в Индии. Как индийцы относятся ко времени и пунктуальности, как назначать встречи. Как правильно приветствовать и обратиться к человеку. Какие жесты уместны. Что индийцы сочтут оскорбительным. Как сформулировать отказ вежливо. К чему надо быть готовыми на переговорах. Как вести себя во время трапезы. Что стоит дарить. Что нас объединяет :)
Оформить подписку на журнал
«Делопроизводство и документооборот на предприятии»
можно в любом отделении почты:
