Из ранее опубликованных статей Марии Смольяниновой вы узнали, что в силу ст. 65, 66, 841 ТК РФ организация-работодатель при заключении трудового договора с работником, устраивающимся по основному месту работы в первый раз, обязана оформить такому работнику трудовую книжку и в дальнейшем в течение периода работы вносить в нее в установленном нормативными правовыми актами порядке записи, а при прекращении трудового договора – выдать ее увольняющемуся на руки.
В предлагаемой вашему вниманию очередной статье цикла, посвященного трудовым книжкам, мы поговорим о том, как правильно организовать учет и хранение трудовых книжек (вкладышей в них и дубликатов) и какие документы следует оформлять для осуществления указанных действий на высоком профессиональном уровне.
Как мы уже отмечали, трудовая книжка, являющаяся по своей сути «трудовым паспортом» гражданина, имеет большую ценность как для работника, так и для работодателя. Более того, согласно действующим нормативным правовым актам работодатель несет ответственность не только за своевременное оформление трудовых книжек1 и правильное внесение записей, но и за сохранность находящихся у него трудовых книжек.
Так, в уже известных вам:
содержатся обязательные для строгого соблюдения всеми организациями и их должностными лицами правила учета и хранения трудовых книжек, утверждены формы документов, которые должны вестись в каждой компании, использующей наемный труд.
Избежать ответственности в случае если трудовые книжки будут повреждены или утрачены не по вине работодателя, а равно доказать выполнение установленных требований в отношении трудовых книжек при проведении проверки сотрудниками трудовой инспекции, можно лишь в том случае, если в организации налажены надлежащие учет и хранение трудовых книжек.
Убедившись в необходимости организации и осуществления учета и хранения трудовых книжек, перейдем к рассмотрению основных существующих правил в этой сфере и практики их применения. И начнем с вопросов учета трудовых книжек.
В соответствии с п. 40 Правил, в целях учета трудовых книжек, бланков трудовой книжки и вкладышей в нее организация обязана вести:
Формы обеих книг утверждены уже упомянутым постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69 (соответственно, Приложения № 2 и № 3 к постановлению).
Посмотрим, как правильно заполнять указанные книги (п. 41 Правил).
Данная книга ведется бухгалтерией организации. Поэтому именно ответственное лицо бухгалтерии следит за наличием этой учетной книги, а также обеспечивает своевременность и правильность ее заполнения, фактическую выдачу бланков и оперативное хранение заявок, по которым выдавались бланки.
В книгу вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка. Книга должна быть пронумерована, прошнурована, заверена подписью руководителя организации, а также скреплена сургучной печатью или опломбирована. Очевидно, что указанные требования обусловлены необходимостью исключения подделок в записях и внесения записей «задним числом», что недопустимо для кадрового делопроизводства.
Бланки трудовых книжек и вкладышей в них являются документами строгой отчетности, должны храниться в сейфе и выдаваться бухгалтерией только ответственному за ведение таких документов лицу, на которое эта обязанность возложена приказом (это может быть специалист ДОУ, кадровик или бухгалтер). Напрямую в руки новому работнику выдается уже заполненная уполномоченным лицом трудовая книжка (вкладыш в нее). См. Пример 1.
При отражении прихода и расхода бланков в последней колонке пишется стоимость зачисленных / выданных бухгалтерией документов. Обратите внимание: у разных закупок будет, скорее всего, разная цена. Отслеживая бланки по номерам, нужно следить, к какой партии закупки они относятся, и учитывать эти бланки по конкретной цене (в нашем примере первая закупка была по 200 руб. за штуку, а вторая – по 210 руб.).
В силу требований Налогового кодекса Российской Федерации (далее – НК РФ) и согласно разъяснениям Минфина России, данным в письмах от 13.06.2007 № 03-07-11/159, от 26.09.2007 № 07-05-06/242, от 27.11.2008 № 03-07-11/367, выдача работникам трудовых книжек или вкладышей в них для целей налогообложения налогом на добавленную стоимость является реализацией товаров и подлежит налогообложению этим налогом в общеустановленном порядке. Справедливости ради отметим, что существует и иной подход к...
Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для
этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:
А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!
Каким видом приказа назначать ответственных за делопроизводство в подразделениях, за эксплуатацию лифтов, определение начальной минимальной цены при закупках, отходы и т.д.? Когда нужен кадровый приказ, когда по основной или административно-хозяйственной деятельности? Сколько их хранить? Как отличить индивидуальную и типовую должностные инструкции? Какие у них сроки хранения?
Объясняем правила группировки документов в дела, а также даем «адреса» их нахождения в нормативных и методических документах. Показываем критерии, по которым документы могут объединяться в одно дело, и как их отражать в заголовке дела. Как заголовок дела из номенклатуры дел трансформируется в заголовок единицы хранения в описи дел: в каком порядке располагать элементы, как уточнить заголовок при разбивке дела на тома, когда и как добавлять аннотацию.
Когда надо успеть исполнить запрос, требование госоргана о представлении документов / информации? Какие санкции за нарушение срока есть для должностных лиц и организаций? На эти вопросы даем ответы, учитывая специфику отдельных госорганов. В прошлом номере журнала разбирались с запросами правоохранительных органов (прокуратура, полиция, Следственный комитет, ФСБ России), в этом займемся налоговыми органами, трудовой инспекцией и другими органами государственного, муниципального контроля. Покажем, как правильно рассчитать срок исполнения различных требований: как определить дату получения в зависимости от способа доставки (лично, «Почта России», электронная почта, личный кабинет на сайте госоргана, ТКС) и вида госоргана (это важно, т.к. отсчет срока начинается на следующий день после получения)? что делать, если срок истекает в нерабочий день, – успеть исполнить в предыдущий или можно на следующий рабочий день? Когда можно отказать госоргану в представлении запрошенных сведений, документов? Как написать об их отсутствии? Как предупредить в сопроводительном письме о наличии в них персональных данных? Почему коммерческая тайна – не преграда?
Разбираем 3 задачи, которые часто возникают на практике. Объясняем, почему и как действовать, какие бывают исключения, показываем примеры отражения дел в номенклатуре. 1. В организации откладываются специфические годовые отчеты по одному из направлений основной деятельности, каждый на 8–10 листах. Можно ли их формировать в 1 дело за несколько лет? 2. Очень много ЛНА: инструкции, порядки, положения. Надо ли вносить в номенклатуру дел отдельно каждое ЛНА? Или можно включить их все в одно дело? По какому принципу их можно объединять? Как на это влияет способ утверждения ЛНА? 3. Как в номенклатуре дел учитывать личные карточки работающих и уволенных сотрудников (при их ведении в информационной системе и на бумаге)?
Вы поймете, на какие обращения можно ответить в течение 30 дней, и обнаружите, что на большинство обращений физических и юридических лиц коммерческая организация должна отвечать в течение 7 календарных дней (приводим ссылки на законы и судебную практику). Еще объясняем, когда действуют другие варианты сроков: 3 дня, 5 дней, 10 дней, 45 дней и др. Даем примеры расчета даты ответа на календаре – для сроков по Закону об обращениях граждан и исчисляемых по Гражданскому кодексу РФ (их методики различаются).
По каким правилам хранить личные карточки и личные дела: где, как и сколько? Как вести Журнал регистрации личных дел, как заполнять их обложки? Что нужно сделать после увольнения сотрудника с его личной карточкой и личным делом? Когда их передавать в архив? Каковы плюсы и минусы сшива карточек и дел разных людей в общие наряды (дела) по году увольнения, как при этом систематизировать документы внутри? Как в описи дел по личному составу на передачу документов из отдела кадров в архив формулировать заголовки дел и томов (что в них включать в зависимости от выбранного способа систематизации)? Каковы особенности написания дат в описи дел? Что делать, если ранее уволенный человек вернулся работать в вашу организацию?
В конце года необходимо составить (или актуализировать имеющуюся) номенклатуру дел на следующий год. Если в вашей организации ее еще нет, то эта статья поможет исправить данную ошибку. Ведь без номенклатуры дел невозможно систематизировать имеющиеся документы и наладить соблюдение сроков их хранения. Мы объяснили, какие документы необходимо включить в номенклатуру дел, как сформировать заголовки дел (которые потом будут переноситься на их обложки), как их проиндексировать, как установить сроки хранения, какую структуру номенклатуры выбрать, чем отличается номенклатура дел организации от номенклатуры структурного подразделения, как оформить, подписать, согласовать и утвердить документ, что заполняется перед началом делопроизводственного года и что — по его окончании.
Эта статья посвящена участку работы, который есть в любой организации. Новичкам она поможет грамотно организовать данный процесс. А опытным специалистам – обучить своих подопечных. Ведь статья написана практиком, имеющим многолетний опыт работы как в классическом советском бумажном делопроизводстве, так и в смешанном документообороте современных банков. Даны советы, на что стоит обратить внимание в самом начале – при получении документа. Далее анализируются все этапы обработки: прием и сортировка корреспонденции, регистрация, направление на рассмотрение руководству, принятие управленческого решения (наложение резолюции), направление документа на исполнение, контроль исполнения и подшивка в дело исполненного документа. Наглядно демонстрируется, как ход обработки входящего документа отражается на нем самом в виде появления новых реквизитов / отметок, а также в регистрационных формах организации.
Оформить подписку на журнал
«Делопроизводство и документооборот на предприятии»
можно в любом отделении почты:
