Наверно, многие читатели сталкивались с ситуацией, когда руководитель коммерческой организации в один прекрасный момент вдруг приходил к мысли о необходимости организации контроля исполнения поручений. Оно и понятно. Для четкого и эффективного управления организацией нужно всегда знать, какие документы поставлены на контроль, кто является ответственным исполнителем, т.е. с кого можно спросить, каковы сроки исполнения документов, качество исполнения, количество просроченных документов в плане их исполнения. Причем «вдруг» не означает, что контроля не было вообще. Просто до определенного момента руководитель всю эту информацию держит в своей голове, но, учитывая возрастающие объемы информации, делать это становится все сложнее.
Так, на 17-й конференции-выставке по электронному документообороту и автоматизации управления DOCFLOW-2011 (которая проходила в мае этого года) в выступлении Шульца Клауса (Manager Product Marketing EMEA) было отмечено, что по экспертной оценке IDC, с 2009 по 2020 годы рост информации увеличится в 44 раза. А это значит, что увеличится и количество документов, которые удержать в голове руководителю станет физически невозможно. Как же тут все упомнить? В такой ситуации руководители и вспоминают о контроле исполнения поручений/документов, ведь это как раз одна из функций управления.
В своей ежедневной деятельности работники служб делопроизводства непосредственно связаны с выполнением данной функции, а именно в той части, которая касается контроля исполнения документов. Многим читателям приходилось встречаться и с другим термином – «контроль исполнения поручений». Принципиальна ли разница между этими понятиями?
В соответствии с ГОСТом Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» контроль исполнения документов – это совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов. ГСДОУ также содержит понятие «контроль исполнения документов». Употребление термина «контроль исполнения поручений» связано с тем, что на практике многие руководители требуют контролировать не только документы, но и свои устные поручения, которые тоже необходимо задокументировать для того, чтобы поставить их на контроль. Поэтому правильным, с точки зрения определения основных терминов делопроизводства, будет термин «контроль исполнения документов».
На контроль необходимо ставить все документы, зарегистрированные в организации? Вовсе нет. В ГСДОУ указывается, что «контролю подлежат документы, требующие исполнения». Из практики многие работники служб делопроизводства знают, что поставить всю документацию на контроль и отследить ее выполнение просто физически невозможно, да в этом и нет необходимости, потому что часть документов носит информационный характер, часть прислана для сведения, а не совершения каких-либо действий. Но как же быть с теми документами, которые все-таки требуют контроля: что это за...
Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для
этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:
А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!
Каким видом приказа назначать ответственных за делопроизводство в подразделениях, за эксплуатацию лифтов, определение начальной минимальной цены при закупках, отходы и т.д.? Когда нужен кадровый приказ, когда по основной или административно-хозяйственной деятельности? Сколько их хранить? Как отличить индивидуальную и типовую должностные инструкции? Какие у них сроки хранения?
Объясняем правила группировки документов в дела, а также даем «адреса» их нахождения в нормативных и методических документах. Показываем критерии, по которым документы могут объединяться в одно дело, и как их отражать в заголовке дела. Как заголовок дела из номенклатуры дел трансформируется в заголовок единицы хранения в описи дел: в каком порядке располагать элементы, как уточнить заголовок при разбивке дела на тома, когда и как добавлять аннотацию.
Когда надо успеть исполнить запрос, требование госоргана о представлении документов / информации? Какие санкции за нарушение срока есть для должностных лиц и организаций? На эти вопросы даем ответы, учитывая специфику отдельных госорганов. В прошлом номере журнала разбирались с запросами правоохранительных органов (прокуратура, полиция, Следственный комитет, ФСБ России), в этом займемся налоговыми органами, трудовой инспекцией и другими органами государственного, муниципального контроля. Покажем, как правильно рассчитать срок исполнения различных требований: как определить дату получения в зависимости от способа доставки (лично, «Почта России», электронная почта, личный кабинет на сайте госоргана, ТКС) и вида госоргана (это важно, т.к. отсчет срока начинается на следующий день после получения)? что делать, если срок истекает в нерабочий день, – успеть исполнить в предыдущий или можно на следующий рабочий день? Когда можно отказать госоргану в представлении запрошенных сведений, документов? Как написать об их отсутствии? Как предупредить в сопроводительном письме о наличии в них персональных данных? Почему коммерческая тайна – не преграда?
Разбираем 3 задачи, которые часто возникают на практике. Объясняем, почему и как действовать, какие бывают исключения, показываем примеры отражения дел в номенклатуре. 1. В организации откладываются специфические годовые отчеты по одному из направлений основной деятельности, каждый на 8–10 листах. Можно ли их формировать в 1 дело за несколько лет? 2. Очень много ЛНА: инструкции, порядки, положения. Надо ли вносить в номенклатуру дел отдельно каждое ЛНА? Или можно включить их все в одно дело? По какому принципу их можно объединять? Как на это влияет способ утверждения ЛНА? 3. Как в номенклатуре дел учитывать личные карточки работающих и уволенных сотрудников (при их ведении в информационной системе и на бумаге)?
Вы поймете, на какие обращения можно ответить в течение 30 дней, и обнаружите, что на большинство обращений физических и юридических лиц коммерческая организация должна отвечать в течение 7 календарных дней (приводим ссылки на законы и судебную практику). Еще объясняем, когда действуют другие варианты сроков: 3 дня, 5 дней, 10 дней, 45 дней и др. Даем примеры расчета даты ответа на календаре – для сроков по Закону об обращениях граждан и исчисляемых по Гражданскому кодексу РФ (их методики различаются).
По каким правилам хранить личные карточки и личные дела: где, как и сколько? Как вести Журнал регистрации личных дел, как заполнять их обложки? Что нужно сделать после увольнения сотрудника с его личной карточкой и личным делом? Когда их передавать в архив? Каковы плюсы и минусы сшива карточек и дел разных людей в общие наряды (дела) по году увольнения, как при этом систематизировать документы внутри? Как в описи дел по личному составу на передачу документов из отдела кадров в архив формулировать заголовки дел и томов (что в них включать в зависимости от выбранного способа систематизации)? Каковы особенности написания дат в описи дел? Что делать, если ранее уволенный человек вернулся работать в вашу организацию?
В конце года необходимо составить (или актуализировать имеющуюся) номенклатуру дел на следующий год. Если в вашей организации ее еще нет, то эта статья поможет исправить данную ошибку. Ведь без номенклатуры дел невозможно систематизировать имеющиеся документы и наладить соблюдение сроков их хранения. Мы объяснили, какие документы необходимо включить в номенклатуру дел, как сформировать заголовки дел (которые потом будут переноситься на их обложки), как их проиндексировать, как установить сроки хранения, какую структуру номенклатуры выбрать, чем отличается номенклатура дел организации от номенклатуры структурного подразделения, как оформить, подписать, согласовать и утвердить документ, что заполняется перед началом делопроизводственного года и что — по его окончании.
Эта статья посвящена участку работы, который есть в любой организации. Новичкам она поможет грамотно организовать данный процесс. А опытным специалистам – обучить своих подопечных. Ведь статья написана практиком, имеющим многолетний опыт работы как в классическом советском бумажном делопроизводстве, так и в смешанном документообороте современных банков. Даны советы, на что стоит обратить внимание в самом начале – при получении документа. Далее анализируются все этапы обработки: прием и сортировка корреспонденции, регистрация, направление на рассмотрение руководству, принятие управленческого решения (наложение резолюции), направление документа на исполнение, контроль исполнения и подшивка в дело исполненного документа. Наглядно демонстрируется, как ход обработки входящего документа отражается на нем самом в виде появления новых реквизитов / отметок, а также в регистрационных формах организации.
Оформить подписку на журнал
«Делопроизводство и документооборот на предприятии»
можно в любом отделении почты:
