Контролировать исполнение всех документов организации нереально. Поэтому вам помогут рекомендации по определению перечня документов, подлежащих контролю исполнения. Вы узнаете, какие сроки исполнения обычно устанавливаются и как это делается (резолюцией руководителя, в тексте документа, федеральным законодательством), а также как можно поставить на контроль устные распоряжения.

Наверно, многие читатели сталкивались с ситуацией, когда руководитель коммерческой организации в один прекрасный момент вдруг приходил к мысли о необходимости организации контроля исполнения поручений. Оно и понятно. Для четкого и эффективного управления организацией нужно всегда знать, какие документы поставлены на контроль, кто является ответственным исполнителем, т.е. с кого можно спросить, каковы сроки исполнения документов, качество исполнения, количество просроченных документов в плане их исполнения. Причем «вдруг» не означает, что контроля не было вообще. Просто до определенного момента руководитель всю эту информацию держит в своей голове, но, учитывая возрастающие объемы информации, делать это становится все сложнее.

Так, на 17-й конференции-выставке по электронному документообороту и автоматизации управления DOCFLOW-2011 (которая проходила в мае этого года) в выступлении Шульца Клауса (Manager Product Marketing EMEA) было отмечено, что по экспертной оценке IDC, с 2009 по 2020 годы рост информации увеличится в 44 раза. А это значит, что увеличится и количество документов, которые удержать в голове руководителю станет физически невозможно. Как же тут все упомнить? В такой ситуации руководители и вспоминают о контроле исполнения поручений/документов, ведь это как раз одна из функций управления.

Контроль поручений или контроль документов?

В своей ежедневной деятельности работники служб делопроизводства непосредственно связаны с выполнением данной функции, а именно в той части, которая касается контроля исполнения документов. Многим читателям приходилось встречаться и с другим термином – «контроль исполнения поручений». Принципиальна ли разница между этими понятиями?

В соответствии с ГОСТом Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» контроль исполнения документов – это совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов. ГСДОУ также содержит понятие «контроль исполнения документов». Употребление термина «контроль исполнения поручений» связано с тем, что на практике многие руководители требуют контролировать не только документы, но и свои устные поручения, которые тоже необходимо задокументировать для того, чтобы поставить их на контроль. Поэтому правильным, с точки зрения определения основных терминов делопроизводства, будет термин «контроль исполнения документов».

Нужно контролировать все зарегистрированные документы?

На контроль необходимо ставить все документы, зарегистрированные в организации? Вовсе нет. В ГСДОУ указывается, что «контролю подлежат документы, требующие исполнения». Из практики многие работники служб делопроизводства знают, что поставить всю документацию на контроль и отследить ее выполнение просто физически невозможно, да в этом и нет необходимости, потому что часть документов носит информационный характер, часть прислана для сведения, а не совершения каких-либо действий. Но как же быть с теми документами, которые все-таки требуют контроля: что это за документы, кто...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 300 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Внимание!
Оформите подписку на 1-е полугодие 2022 года!
В ноябре скидка 15%.

Рекомендовано для вас

Как описать документы в номенклатуре дел

Подробно разобрали правила заполнения каждой графы основной таблицы номенклатуры дел, в которой описываются дела организации. Особое внимание уделили правилам систематизации документов и формулированию заголовков дел (со ссылкой на свежий методический документ Росархива), привели множество примеров. Распутали путаницу с указанием количества заведенных за год дел / томов. Объяснили, как применять такие сроки хранения Перечня, как «постоянно» (для не источников комплектования он существенно сокращается), «до минования надобности», «до замены новыми», «до ликвидации организации», «50 / 75 лет». Показали, как отражать в номенклатуре дел электронные оригиналы документов, электронные копии подписанных бумажных оригиналов, электронные проекты документов – ведь их становится все больше! Завершили статью примером оформления номенклатуры дел организации.

Что нужно сделать службе ДОУ в конце года в первую очередь

Что надо обязательно успеть сделать до конца этого года. А что можно перенести на самое начало следующего. Показываем алгоритм работы и образцы необходимых документов. Это поможет вам составить график отпусков, закрыть журналы регистрации документов и сделать справку об объеме документооборота за год, отчеты об исполнительской дисциплине, разобраться с номенклатурой дел и утвердить график передачи дел из подразделений в архив на год.

Как организовать разработку номенклатуры дел

На какие нормативно-методические документы можно опереться (с указанием конкретных пунктов и приложений). Как добиться того, чтобы подразделения сами разрабатывали свои номенклатуры дел, а служба делопроизводства занималась лишь их слиянием в сводную номенклатуру организации и методическим руководством процессом. Кто согласовывает, подписывает и утверждает номенклатуры подразделений и организации. Приводим образцы приказов о необходимости разработки и об утверждении готовой номенклатуры дел. Как действовать в случае корректировки в течение года ранее утвержденной номенклатуры. Для госорганов и органов местного самоуправления появился новый документ, который необходимо оформить, – дополнение к номенклатуре дел (показываем и его образец).

Статистические данные о работе службы делопроизводства

Кроме подведения итогов за год имеет смысл постоянно отслеживать статистические данные о работе службы ДОУ. Объясняем, каким показателям стоит уделить внимание, что можно «вынуть» из СЭД и других информационных систем, а что придется собирать вручную. Как организовать сбор этих данных. И ради чего стоит вести эту работу на протяжении всего года.

Сколько дней отводится для ответа на обращение?

Вы поймете, на какие обращения можно ответить в течение 30 дней, и обнаружите, что на большинство обращений физических и юридических лиц коммерческая организация должна отвечать в течение 7 календарных дней (приводим ссылки на законы и судебную практику). Еще объясняем, когда действуют другие варианты сроков: 3 дня, 5 дней, 10 дней, 45 дней и др. Даем примеры расчета даты ответа на календаре – ​для сроков по Закону об обращениях граждан и исчисляемых по Гражданскому кодексу РФ (их методики различаются).

Классификатор приказов вам поможет

Классификатор приказов – это систематизированный перечень правильно сформулированных заголовков приказов, которые издаются в организации. Для каждого приказа здесь закрепляется индекс, кто его подписывает, регистрирует и сколько его следует хранить. Мы опубликовали пример такого классификатора. Он существенно сократит количество допускаемых ошибок; на его основе можно создать справочник в СЭД, из которого работники смогут просто выбирать нужный заголовок; кроме того, упорядочение работы позволит избежать ошибок при дальнейшей экспертизе ценности документов.

Личные карточки и личные дела: систематизация, оперативное хранение и передача в архив

По каким правилам хранить личные карточки и личные дела: где, как и сколько? Как вести Журнал регистрации личных дел, как заполнять их обложки? Что нужно сделать после увольнения сотрудника с его личной карточкой и личным делом? Когда их передавать в архив? Каковы плюсы и минусы сшива карточек и дел разных людей в общие наряды (дела) по году увольнения, как при этом систематизировать документы внутри? Как в описи дел по личному составу на передачу документов из отдела кадров в архив формулировать заголовки дел и томов (что в них включать в зависимости от выбранного способа систематизации)? Каковы особенности написания дат в описи дел? Что делать, если ранее уволенный человек вернулся работать в вашу организацию?

Как лучше актуализировать номенклатуру дел на 2020 год в связи с вступлением в силу нового Перечня

Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили. Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили.