Top.Mail.Ru
Контролировать исполнение всех документов организации нереально. Поэтому вам помогут рекомендации по определению перечня документов, подлежащих контролю исполнения. Вы узнаете, какие сроки исполнения обычно устанавливаются и как это делается (резолюцией руководителя, в тексте документа, федеральным законодательством), а также как можно поставить на контроль устные распоряжения.

Наверно, многие читатели сталкивались с ситуацией, когда руководитель коммерческой организации в один прекрасный момент вдруг приходил к мысли о необходимости организации контроля исполнения поручений. Оно и понятно. Для четкого и эффективного управления организацией нужно всегда знать, какие документы поставлены на контроль, кто является ответственным исполнителем, т.е. с кого можно спросить, каковы сроки исполнения документов, качество исполнения, количество просроченных документов в плане их исполнения. Причем «вдруг» не означает, что контроля не было вообще. Просто до определенного момента руководитель всю эту информацию держит в своей голове, но, учитывая возрастающие объемы информации, делать это становится все сложнее.

Так, на 17-й конференции-выставке по электронному документообороту и автоматизации управления DOCFLOW-2011 (которая проходила в мае этого года) в выступлении Шульца Клауса (Manager Product Marketing EMEA) было отмечено, что по экспертной оценке IDC, с 2009 по 2020 годы рост информации увеличится в 44 раза. А это значит, что увеличится и количество документов, которые удержать в голове руководителю станет физически невозможно. Как же тут все упомнить? В такой ситуации руководители и вспоминают о контроле исполнения поручений/документов, ведь это как раз одна из функций управления.

Контроль поручений или контроль документов?

В своей ежедневной деятельности работники служб делопроизводства непосредственно связаны с выполнением данной функции, а именно в той части, которая касается контроля исполнения документов. Многим читателям приходилось встречаться и с другим термином – «контроль исполнения поручений». Принципиальна ли разница между этими понятиями?

В соответствии с ГОСТом Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» контроль исполнения документов – это совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов. ГСДОУ также содержит понятие «контроль исполнения документов». Употребление термина «контроль исполнения поручений» связано с тем, что на практике многие руководители требуют контролировать не только документы, но и свои устные поручения, которые тоже необходимо задокументировать для того, чтобы поставить их на контроль. Поэтому правильным, с точки зрения определения основных терминов делопроизводства, будет термин «контроль исполнения документов».

Нужно контролировать все зарегистрированные документы?

На контроль необходимо ставить все документы, зарегистрированные в организации? Вовсе нет. В ГСДОУ указывается, что «контролю подлежат документы, требующие исполнения». Из практики многие работники служб делопроизводства знают, что поставить всю документацию на контроль и отследить ее выполнение просто физически невозможно, да в этом и нет необходимости, потому что часть документов носит информационный характер, часть прислана для сведения, а не совершения каких-либо действий. Но как же быть с теми документами, которые все-таки требуют контроля: что это за...

Вы видите начало этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Документы по годовому общему собранию акционеров и участников (в АО и ООО)

Когда ООО и АО должны провести годовые общие собрания своих владельцев. Какие документы по подготовке и проведению общих собраний участников (в ООО) и акционеров (в АО) надо оформлять. Сколько и где их хранить. Как формировать в дела. Описываем требования законодательства (которые порой конфликтуют между собой или содержат устаревшие формулировки). Показываем, как их реально выполнить на практике. Штрафы за ошибки для организаций доходят до 700 000 рублей. Поэтому важно быть очень внимательными при подготовке и проведении собраний высшего органа управления общества, при дальнейшем хранении документальных доказательств того, что все было сделано так, как надо!

Как принимать заявления работников

Кому и как работник должен подавать заявление. Как потом он сможет это доказать в суде. Должен ли работодатель регистрировать заявление и оформлять на нем какие-либо отметки. Как это может происходить на практике с бумажными заявлениями. Как лучше организовать работу (прием, передачу в работу, уведомление в случае отказа). Какие риски выявил анализ судебной практики. В результате предлагаем вам формулировки для регламентации этой процедуры в инструкции. Какие особенности появляются при электронном документообороте.

Разбиваем дело на тома

При каком объеме дела его пора разделять на тома (где установлен этот предел). По каким принципам документы дела могут распределяться между томами. Как это отражается в заголовке тома на его обложке. Как по окончании года указать наличие у дела нескольких томов в номенклатуре и на обложках. По общему правилу в одно дело формируются документы одного календарного года. Какие из него есть исключения. Поводом для написания статьи стал вопрос читателя.

Как направить документы своему работнику по почте

Какие документы работодатель обязан отправить почтой, а какие так направлять просто целесообразно. В каком случае предварительно нужно получить на это письменную просьбу работника. На какой адрес отправлять. Какой способ отправки подтвердит факт выполнения работодателем возложенной на него обязанности. Где и сколько потом хранить документы о почтовой отправке. Показываем примеры оформления кадровых документов и форм Почты России: уведомления о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на ее пересылку, заявления работника с просьбой направлять ему документы на определенный адрес, сопроводительного письма при отправке документов, описи вложений в ценное отправление, уведомления о вручении.

Сколько дней отводится для ответа на обращение?

Вы поймете, на какие обращения можно ответить в течение 30 дней, и обнаружите, что на большинство обращений физических и юридических лиц коммерческая организация должна отвечать в течение 7 календарных дней (приводим ссылки на законы и судебную практику). Еще объясняем, когда действуют другие варианты сроков: 3 дня, 5 дней, 10 дней, 45 дней и др. Даем примеры расчета даты ответа на календаре – ​для сроков по Закону об обращениях граждан и исчисляемых по Гражданскому кодексу РФ (их методики различаются).

Порядок разработки номенклатуры дел

В конце года необходимо составить (или актуализировать имеющуюся) номенклатуру дел на следующий год. Если в вашей организации ее еще нет, то эта статья поможет исправить данную ошибку. Ведь без номенклатуры дел невозможно систематизировать имеющиеся документы и наладить соблюдение сроков их хранения. Мы объяснили, какие документы необходимо включить в номенклатуру дел, как сформировать заголовки дел (которые потом будут переноситься на их обложки), как их проиндексировать, как установить сроки хранения, какую структуру номенклатуры выбрать, чем отличается номенклатура дел организации от номенклатуры структурного подразделения, как оформить, подписать, согласовать и утвердить документ, что заполняется перед началом делопроизводственного года и что — по его окончании.

Личные карточки и личные дела: систематизация, оперативное хранение и передача в архив

По каким правилам хранить личные карточки и личные дела: где, как и сколько? Как вести Журнал регистрации личных дел, как заполнять их обложки? Что нужно сделать после увольнения сотрудника с его личной карточкой и личным делом? Когда их передавать в архив? Каковы плюсы и минусы сшива карточек и дел разных людей в общие наряды (дела) по году увольнения, как при этом систематизировать документы внутри? Как в описи дел по личному составу на передачу документов из отдела кадров в архив формулировать заголовки дел и томов (что в них включать в зависимости от выбранного способа систематизации)? Каковы особенности написания дат в описи дел? Что делать, если ранее уволенный человек вернулся работать в вашу организацию?

Обработка входящей корреспонденции

Эта статья посвящена участку работы, который есть в любой организации. Новичкам она поможет грамотно организовать данный процесс. А опытным специалистам – обучить своих подопечных. Ведь статья написана практиком, имеющим многолетний опыт работы как в классическом советском бумажном делопроизводстве, так и в смешанном документообороте современных банков. Даны советы, на что стоит обратить внимание в самом начале – при получении документа. Далее анализируются все этапы обработки: прием и сортировка корреспонденции, регистрация, направление на рассмотрение руководству, принятие управленческого решения (наложение резолюции), направление документа на исполнение, контроль исполнения и подшивка в дело исполненного документа. Наглядно демонстрируется, как ход обработки входящего документа отражается на нем самом в виде появления новых реквизитов / отметок, а также в регистрационных формах организации.