Внеофисное хранение документов для АО проблематично?

Требования к организации хранения документов акционерных обществ, установленные в законе «Об акционерных обществах», могут привести к попыткам привлечь их к ответственности в тех случаях, когда документы хранятся, например, в территориально-удаленном от центрального офиса архиве общества или в случае использования депозитарного хранения. Одну такую попытку уже предприняла ФСФР.

Проблема для акционерных обществ связана с тем, что в федеральном законе «Об акционерных обществах» четко указано, где акционерное общество (далее – АО) должно хранить свои документы. См. первый фрагмент документа и сравните его с требованиями законодательства к хранению документов организаций других форм собственности:

Фрагмент документа

Федеральный закон № 208 от 26.12.1995 «Об акционерных обществах». Статья 89 «Хранение документов общества»

2. Общество хранит документы, предусмотренные пунктом 1 настоящей статьи, по месту нахождения его исполнительного органа в порядке и в течение сроков, которые установлены федеральным органом исполнительной власти по рынку ценных бумаг.

Фрагмент документа

Федеральный закон № 14-ФЗ от 08.02.1998 «Об обществах с ограниченной ответственностью». Статья 50 «Хранение документов общества»

2. Общество хранит документы, предусмотренные пунктом 1 настоящей статьи, по месту нахождения его единоличного исполнительного органа или в ином месте, известном и доступном участникам общества.

Фрагмент документа

Федеральный закон № 161-ФЗ от 14.11.2002 «О государственных и муниципальных унитарных предприятиях». Статья 28 «Хранение документов унитарного предприятия»

2. Унитарное предприятие хранит документы, предусмотренные пунктом 1 настоящей статьи, по месту нахождения его руководителя или в ином определенном уставом унитарного предприятия месте.

Таким образом, закон об акционерных обществах в его нынешнем виде ущемляет право акционерного общества на выбор наиболее надежного, защищенного и экономически для него выгодного места хранения, с целью обеспечения сохранности документов во исполнение других, более жестких требований законодательства к акционерным обществам. Имеет место дискриминация в этом вопросе акционерных обществ по сравнению с организациями других форм собственности. В результате для акционерных обществ возник риск санкций за хранение документов в неположенном месте.

Было ясно, что рано или поздно, но регулятор – Федеральная служба по финансовым рынкам (ФСФР) – попытается привлечь какое-либо общество к ответственности за выявленный факт хранения документов в ненадлежащем месте.

В марте 2011 г. Арбитражный суд Республики Татарстан разбирался, есть ли нарушения в деятельности ОАО «Татэнергосбыт» (далее – ОАО), которое организовало хранение хозяйственных договоров не по месту нахождения его исполнительного органа (дело № А65-29269/2010).

Суть спора

ФСФР в августе-сентябре 2010 г. провела плановую выездную проверку деятельности ОАО на соблюдение требований законодательства о ценных бумагах. В ходе проверки было обнаружено, что в нарушение требований п. 2 ст. 89 Федерального закона «Об акционерных обществах», п. 186 подраздела 4.1 «Бухгалтерский учет и отчетность» раздела 4 «Учет и отчетность» Перечня типовых управленческих документов 2000 года, п. 346 (похоже, что здесь опечатка и имелся в виду п. 436) подраздела 4.1 «Бухгалтерский учет и отчетность» раздела 4 «Учет и отчетность» Перечня типовых управленческих архивных документов 2010 года ОАО не обеспечило хранение хозяйственных договоров по месту нахождения своего исполнительного органа. ОАО не согласилось с предписанием ФСФР и обратилось в суд.

Кстати, статьи перечней, упомянутые в предписании ФСФР, устанавливают только сроки хранения и не устанавливают требования к месту хранения документов:

Фрагмент документа

Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. руководителем Федеральной архивной службой России 06.10.2000)

Фрагмент документа

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Министерства культуры от 25.08.2010 № 558)

Позиция Арбитражного суда

Суд решил, что перечень документов, которые общество обязано хранить по месту нахождения его исполнительного органа, установлен в п. 1 статьи 89 Закона и что в указанный перечень все договоры, заключаемые обществом в процессе осуществления им хозяйственной деятельности, не входят.

Фрагмент документа

Федеральный закон № 208 от 26.12.1995 «Об акционерных обществах». Статья 89 «Хранение документов общества»

1. Общество обязано хранить следующие документы:

договор о создании общества;

устав общества и внесенные в него изменения и дополнения, которые зарегистрированы в установленном порядке, решение о создании общества, документ о государственной регистрации общества;

документы, подтверждающие права общества на имущество, находящееся на его балансе;

внутренние документы общества;

положение о филиале или представительстве общества;

годовые отчеты;

документы бухгалтерского учета;

документы бухгалтерской отчетности;

протоколы общих собраний акционеров (решения акционера, являющегося владельцем всех голосующих акций общества), заседаний совета директоров (наблюдательного совета) общества, ревизионной комиссии (ревизора) общества и коллегиального исполнительного органа общества (правления, дирекции);

бюллетени для голосования, а также доверенности (копии доверенностей) на участие в общем собрании акционеров;

отчеты независимых оценщиков;

списки аффилированных лиц общества;

списки лиц, имеющих право на участие в общем собрании акционеров, и лиц, имеющих право на получение дивидендов, а также иные списки, составляемые обществом для осуществления акционерами своих прав в соответствии с требованиями настоящего Федерального закона;

заключения ревизионной комиссии (ревизора) общества, аудитора общества, государственных и муниципальных органов финансового контроля;

проспекты ценных бумаг, ежеквартальные отчеты эмитента и иные документы, содержащие информацию, подлежащую опубликованию или раскрытию иным способом в соответствии с настоящим Федеральным законом и другими федеральными законами;

уведомления о заключении акционерных соглашений, направленные обществу, а также списки лиц, заключивших такие соглашения;

судебные акты по спорам, связанным с созданием общества, управлением им или участием в нем;

иные документы, предусмотренные настоящим Федеральным законом, уставом общества, внутренними документами общества, решениями общего собрания акционеров, совета директоров (наблюдательного совета) общества, органов управления общества, а также документы, предусмотренные правовыми актами Российской Федерации.

Регулятором не было представлено доказательств и того обстоятельства, что уставом ОАО, его внутренними документами, решениями общего собрания акционеров, совета директоров (наблюдательного совета), органами управления установлен перечень иных документов (кроме прямо поименованных в п. 1 статьи 89 Закона), которые должны храниться по месту нахождения его исполнительного органа.

Еще суд сослался на то, что Перечень типовых управленческих документов 2000 года предусматривает хранение в составе документов бухгалтерского учета (раздел 4) некоторых видов договоров, но не всех.

В результате суд пришел к выводу, что ОАО не нарушило требования законодательства о хранении документов, и на этом основании признал предписание, выданное отделением ФСФР в Волго-Камском регионе, недействительным. Одиннадцатый арбитражный апелляционный суд в июне 2011 года оставил данное решение без изменения. Эту позицию поддержал в августе 2011 года и Федеральный арбитражный суд Поволжского округа.

Мнение специалиста

Не могла удержаться от любопытства и посмотрела, о каком объеме документов в данном случае идет речь. Информация нашлась в годовом отчете открытого акционерного общества «Татэнергосбыт» за 2010 год (www.tatenergosbyt.ru/download/reporting_2010.doc):

На обслуживании у ОАО «Татэнергосбыт» находятся 27 384 юридических лица и 849 841 физическое лицо (население). Таким образом, по итогам 2010 года клиентская база ОАО «Татэнергосбыт» составила 877 225 потребителей электрической энергии.
По итогам 1 квартала 2010 года клиентская база ОАО «Татэнергосбыта» составила 6562 потребителя тепловой энергии. Таким образом, на обслуживании у ОАО «Татэнергосбыт» находятся 5464 юридических лица и 1098 физических лиц (население).

Можно себе представить объем документации этой компании, который любой здравомыслящий руководитель постарается разместить в помещениях со стоимостью на порядок дешевле, чем в головном офисе компании.