Очевидно, в данной ситуации акционерное общество является источником комплектования Государственного архива Самарской области на основании заключенного договора. Как правило, государственные и муниципальные архивы в подобных случаях по согласованному графику принимают на хранение дела долговременного срока хранения (свыше 10 лет) и документы по личному составу, включая документы персонифицированного учета, подлежащие долговременному хранению.
Документы постоянного срока хранения, которые акционерное общество обязано хранить по месту нахождения своего исполнительного органа, действительно, во исполнение требований действующего законодательства, должны храниться в порядке и в течение сроков, которые в настоящее время установлены постановлением Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг (ныне – ФСФР) от 16.07.2003 № 03-33/пс «Об утверждении Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ». Проект новой редакции Положения в 2011 г. был доступен для обсуждения профессиональным сообществом на официальном сайте ФСФР, но в настоящее время утвержденный документ, на основании требований которого акционерное общество могло бы организовать хранение документов и выстроить соответствующие процедуры взаимодействия с архивами, отсутствует.
В государственный или муниципальный архив акционерное общество – источник комплектования может ежегодно передавать информацию о документах (справку) или заполненный и подписанный руководителем акционерного общества экземпляр Паспорта архива организации, хранящей управленческую документацию. Форма Паспорта приведена в Основных правилах работы архивов организаций (М., 2002), но конкретную форму данного документа государственный или муниципальный архив может уточнять, утверждать и предлагать к заполнению всем своим источникам комплектования. Сведения о количестве дел (единиц хранения) постоянного срока хранения и по личному составу передаются накопительным итогом по состоянию на 1 декабря каждого года, чтобы при планировании взаимодействия и источник комплектования, и архив могли иметь представление о количестве дел, которые образуются за год.
В основном же документы постоянного срока хранения передаются на хранение в государственный или муниципальный архив, источником комплектования которого является акционерное общество, после ликвидации организации, в порядке и в сроки, которые заранее были установлены в договоре или специально согласованы с архивом.
Напоминаем также, что любая организация в современных условиях должна рассматривать документы как важнейший нематериальный актив и хранить их не для проверки и не для архива, а исключительно для себя и в своих интересах, чтобы иметь возможность доказать законность владения материальными ценностями, показать всю историю владения и иметь возможность предоставить информацию о законности и эффективности своей деятельности всем заинтересованным лицам и прежде всего – акционерам.
