В организациях, где никогда не было номенклатуры дел или составлялась она кое-как, часто задают вопрос: «Почему надо составлять номенклатуру дел?» и при этом считают, что без нее можно прекрасно обойтись.
Ответим на этот вопрос, опираясь на нормативно-правовую базу в области архивного дела в Российской Федерации. В настоящее время действует Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ, статья 1 которого гласит, что он распространяет свое действие на архивные документы независимо от формы их собственности, а значит, обязателен к исполнению во всех организациях: государственных, муниципальных, частных.
В статье 3 того же закона даются основные понятия и их определения, в частности, такое, как упорядочение архивных документов.
Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ
Статья 1. Предмет регулирования настоящего Федерального закона
Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ
Статья 1. Предмет регулирования настоящего Федерального закона
Настоящий Федеральный закон регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности…
Статья 3. Основные понятия, применяемые в настоящем Федеральном законе.
17) упорядочение архивных документов – комплекс работ по формированию архивных документов в единицы хранения (дела), описанию и оформлению таких единиц хранения (дел) в соответствии с правилами, установленными специально уполномоченным правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.
В данном случае уполномоченный орган исполнительной власти – это Министерство культуры Российской Федерации, которое утверждает правила, перечни и другие нормативные правовые документы, разработанные в подведомственной ему системе Федерального архивного агентства (Росархива), в частности, Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД).
Следовательно, в данном контексте речь идет о правилах работы архивов. Однако «Основные правила работы архивов организаций» (М., 2002) были одобрены решением Коллегии Росархива 06.02.2002 г., но не регистрировались Минюстом России. Остаются официально действующими и «Основные правила работы ведомственных архивов» 1986 года, в которых еще более подробно, нежели в правилах 2002 года, рассмотрены вопросы составления в организациях номенклатуры дел. Необходимость применения подобных правил закреплена также в статье 14 закона об архивном деле.
Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ
Статья 14. Организация управления архивным делом в Российской Федерации.
Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ
Статья 14. Организация управления архивным делом в Российской Федерации.
5. Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане в целях обеспечения единых принципов организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов руководствуются в работе с архивными документами законодательством Российской Федерации (в том числе правилами, установленными специально уполномоченным Правительством РФ федеральным органом исполнительной власти), законодательством субъектов РФ и муниципальными правовыми актами.
Итак, при разработке номенклатуры дел мы руководствуемся:
Кроме того, в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных приказом Росархива от 23.12.2009 № 76, специальный блок посвящен разработке номенклатуры дел – «3.5.1. Разработка и ведение номенклатуры дел».
Целесообразно воспользоваться и Методическими рекомендациями по разработке примерных номенклатур дел, подготовленными ВНИИДАД в 2005 году. Методика разработки примерных и индивидуальных номенклатур дел практически совпадает, при наличии в организации примерной номенклатуры дел именно на ее основе составляются номенклатура дел организации. Взаимосвязь примерных и индивидуальных номенклатур дел и основные вопросы разработки конкретной номенклатуры дел даны в разделе «Применение примерных номенклатур дел».
И наконец, само определение номенклатуры дел дано в терминологическом ГОСТе 1998 года, который еще действует (хотя в настоящее время во ВНИИДАД готовится его новый вариант).
Во всех правилах, инструкциях и методических рекомендациях по делопроизводству и архивному делу употребляется еще один важный для нас термин – «документальный фонд».
ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
30. Документальный фонд: совокупность документов, образующихся в деятельности юридического и физического лица...
75. Номенклатура дел: систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Важным моментом для нас является то, что номенклатура дел рассматривается в вышеназванных документах как основа формирования полноценного документального (а впоследствии и архивного) фонда организации.
Каждая организация, независимо от наличия типовой или примерной номенклатуры дел, должна иметь свою индивидуальную сводную номенклатуру дел (далее – номенклатуру дел организации), которая разрабатывается службой документационного обеспечения управления под методическим руководством архивной службы.
Как известно, номенклатура дел организации составляется в последнем квартале каждого года. Но эту работу надо хорошо организовать. Служба ДОУ готовит проект приказа или распоряжения руководителя организации о предоставлении структурными подразделениями своих номенклатур дел с изменениями и дополнениями на следующий год, с указанием ответственных лиц в структурных подразделениях и сроках исполнения данного документа.
После того как структурные подразделения представят свои номенклатуры дел, служба ДОУ организации сводит их воедино, редактирует, уточняет, унифицирует данные и должным образом оформляет...
Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для
этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:
А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!
Учет каких бланков документов организация вести обязана, а каких вправе. Где и что надо регламентировать. Как нумеровать бланки при их изготовлении типографским способом и распечатке из СЭД. Как вести журнал учета бланков: по какой форме, как отражать выдачу и возврат бланков (показали 2 варианта логики заполнения журнала), как защищать журнал (показали примеры заверения сшива и итоговой записи за год).
По каким критериям можно понять, что пора наводить порядок в исполнительской дисциплине работников и руководителей организации. Опытный руководитель в сфере ДОУ делится своими выводами, на каких принципах стоит выстраивать систему исполнения управленческих решений. Предлагает рабочую формулу для расчета исполнительской дисциплины, которую можно применять для оценки как конкретного работника, подразделения, так и организации в целом. Показан пример Положения об исполнении управленческих решений.
Автор делится своим опытом настройки и использования в Excel матрицы распределения документов определенных тематик по определенным ответственным лицам. Показываем разные варианты вам на выбор: как можно систематизировать информацию; как пользоваться «простой» и «умной» таблицей (как создавать и ради чего); какие отметки удобно использовать; как осуществлять поиск, связь с внешними источниками и др.; какие макросы стоит внедрить. Все это поможет ускорить работу и уменьшить количество ошибок при использовании большой матрицы.
Какие сведения автор обращения обязан указать о себе и способах коммуникации с ним? Обязана ли организация направлять на почтовый адрес гражданина бумажный ответ на его электронное обращение? Ответы даем на основе анализа формулировок закона об обращениях граждан. Показываем примеры того, как можно организовать распечатку из СЭД и оформлять бумажные копии электронных ответных писем.
Вы поймете, на какие обращения можно ответить в течение 30 дней, и обнаружите, что на большинство обращений физических и юридических лиц коммерческая организация должна отвечать в течение 7 календарных дней (приводим ссылки на законы и судебную практику). Еще объясняем, когда действуют другие варианты сроков: 3 дня, 5 дней, 10 дней, 45 дней и др. Даем примеры расчета даты ответа на календаре – для сроков по Закону об обращениях граждан и исчисляемых по Гражданскому кодексу РФ (их методики различаются).
В конце года необходимо составить (или актуализировать имеющуюся) номенклатуру дел на следующий год. Если в вашей организации ее еще нет, то эта статья поможет исправить данную ошибку. Ведь без номенклатуры дел невозможно систематизировать имеющиеся документы и наладить соблюдение сроков их хранения. Мы объяснили, какие документы необходимо включить в номенклатуру дел, как сформировать заголовки дел (которые потом будут переноситься на их обложки), как их проиндексировать, как установить сроки хранения, какую структуру номенклатуры выбрать, чем отличается номенклатура дел организации от номенклатуры структурного подразделения, как оформить, подписать, согласовать и утвердить документ, что заполняется перед началом делопроизводственного года и что — по его окончании.
По каким правилам хранить личные карточки и личные дела: где, как и сколько? Как вести Журнал регистрации личных дел, как заполнять их обложки? Что нужно сделать после увольнения сотрудника с его личной карточкой и личным делом? Когда их передавать в архив? Каковы плюсы и минусы сшива карточек и дел разных людей в общие наряды (дела) по году увольнения, как при этом систематизировать документы внутри? Как в описи дел по личному составу на передачу документов из отдела кадров в архив формулировать заголовки дел и томов (что в них включать в зависимости от выбранного способа систематизации)? Каковы особенности написания дат в описи дел? Что делать, если ранее уволенный человек вернулся работать в вашу организацию?
Эта статья посвящена участку работы, который есть в любой организации. Новичкам она поможет грамотно организовать данный процесс. А опытным специалистам – обучить своих подопечных. Ведь статья написана практиком, имеющим многолетний опыт работы как в классическом советском бумажном делопроизводстве, так и в смешанном документообороте современных банков. Даны советы, на что стоит обратить внимание в самом начале – при получении документа. Далее анализируются все этапы обработки: прием и сортировка корреспонденции, регистрация, направление на рассмотрение руководству, принятие управленческого решения (наложение резолюции), направление документа на исполнение, контроль исполнения и подшивка в дело исполненного документа. Наглядно демонстрируется, как ход обработки входящего документа отражается на нем самом в виде появления новых реквизитов / отметок, а также в регистрационных формах организации.
Оформить подписку на журнал
«Делопроизводство и документооборот на предприятии»
можно в любом отделении почты:
