Предлагаем поговорить о штампе с особым оттиском, воспроизводящим подпись должностного лица, иначе говоря – факсимиле. Удивительно, но факт: столь важное понятие, как факсимиле, практически никак не урегулировано российским законодательством. Из-за этого часто возникают вопросы. Можно ли ставить факсимильную подпись на гражданско-правовые договоры? А на трудовые? Что такое факсимиле – штамп для общего пользования или строго охраняемый предмет, который имеет право брать в руки только обладатель воспроизводимой им подписи, или же есть иные варианты, помимо данных крайностей? Какой порядок использования выбрать и как его регламентировать внутри организации, а также внутри группы независимых юрлиц для использования на «совместных» документах? Давайте разбираться вместе.

О предназначении факсимиле

Итак, факсимилеэто штамп, воспроизводящий собственноручную подпись. Теоретически собственное факсимиле может иметь кто угодно, и не только генеральный директор. В крупных организациях часто так и происходит: при необходимости факсимильный штамп получают первое лицо и топ-менеджеры.

Объем документооборота многих организаций исчисляется десятками и даже сотнями документов ежедневно. Большая часть из них требует личной подписи руководителя, но не всегда он может позволить себе часами просиживать над бумагами. Здесь и выручает факсимиле: проставление его на однотипных документах можно поручить секретарю, помощнику или заместителю, и тогда «рука» шефа будет ставить подписи даже в его отсутствие. Очень удобно... хотя столь же рискованно:

  • а вдруг поставят не на «тех» документах?
  • достаточно ли воспроизведения подписи при помощи факсимиле для придания документу юридической силы?

Буква закона

Процитируем 2 кодекса, которые регулируют сферу гражданско-правовых отношений. Вот что говорят о факсимиле Гражданский и Арбитражно-процессуальный кодексы РФ:

Фрагмент документа
Гражданский кодекс РФ от 30.11.1994 № 51-ФЗ – часть 1. Пункт 2 статьи 160

Использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронной подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.

Фрагмент документа
Арбитражный процессуальный кодекс РФ от 24.07.2002 № 95-ФЗ. Пункт 3 статьи 75

...документы, подписанные электронной подписью или иным аналогом собственноручной подписи, допускаются в качестве письменных доказательств в случаях и в порядке, которые установлены настоящим Кодексом, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами или договором либо определены в пределах своих полномочий Высшим Арбитражным Судом Российской Федерации...

Таким образом, только в трех случаях подпись должностного лица, воспроизведенная путем проставления факсимиле, на документах в рамках гражданско-правовых отношений (а это как раз большинство документов, с которыми мы имеем дело на работе) будет иметь такую же силу, как и подпись собственноручная. Это:

  • разрешение, закрепленное в федеральном законе;
  • разрешение, закрепленное в любом другом нормативном акте;
  • соглашение сторон.

Если первые два пункта данного списка – это «задел на будущее», который сделал законодатель на случай, когда подобная возможность будет прямо установлена в каком-либо нормативном правовом акте, то третий пункт списка – это уже работающий и повсеместно применяемый механизм, на рассмотрении которого далее и сосредоточимся.

Соглашение сторон об использовании факсимильной подписи

Можно использовать факсимиле для подписания однотипных документов: счетов, некоторых видов актов и справок, а также приглашений, поздравлений и подобных им видов корреспонденции. Имеются в виду документы «без особых последствий» правового или финансового характера. Относительно всех остальных придется заключать соглашение с адресатом.

Соглашение об использовании факсимиле может быть сразу включено в договор, как в Примерах 1 и 2, а может быть составлено и подписано отдельно, как в Примере 3.

Для соблюдения формальностей приведенного в Примере 1 пункта договора вполне достаточно. В более серьезных случаях, когда речь идет не о формальностях, а об информационной безопасности, договор дополняется перечнем документов, на которые разрешается ставить факсимиле, образцами оттисков и «живых» подписей должностных лиц – см. Пример 2.

Пример 1. Фрагмент гражданско-правового договора, оговаривающий возможность использования факсимиле
Пример 2. Фрагмент гражданско-правового договора, оговаривающий возможность использования определенных факсимиле на определенных документах

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 300 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Внимание!
20% скидки на 2 полугодие 2021 г. на электронную версию журнала + специальный промокод от 10% на любой тип подписки (бумажная, электронная, комплект с доступом к базе знаний) = скидка от 30%

Рекомендовано для вас

Работа с факсимиле: где можно использовать, как документировать легитимность, риски (часть 3)

Завершаем разговор о факсимиле перечнем видов документов, которые нельзя подписывать с его помощью, т.к. на это есть прямой запрет. Перечисляем возможные риски использования факсимиле.

Организация работы с персональными данными службой делопроизводства

Изменения Закона о персональных данных – это повод провести аудит и актуализацию работы с персональными данными в организации. Что стоит сделать службе делопроизводства совместно с кадровой службой: какие приказы и ЛНА проверить, какие формы документов утвердить (опубликовали образцы новой разновидности согласия (на распространение персданных) и отзыва согласия). Описана современная лучшая практика работы с личными делами сотрудников с учетом защиты персональных данных: кого стоит знакомить с личными делами, как это организовать и документировать; как хранить часть документов о работнике вне личного дела (чтобы после увольнения не изымать из него лишнее перед сдачей в архив). Сколько и как хранить уведомления и согласия на обработку персданных (с примером отражения в номенклатуре дел и оптимальной систематизацией документов внутри дела).

Вид, разновидность и тип документа – в чем разница?

Даем определение таким понятиям, как вид и разновидность документа, которые относятся к нашей профессиональной терминологии. Тип и группа – это универсальные понятия, родом из русского языка, которые применительно к документам тоже можно использовать. Оттенки смысла объясняем на примерах. Правильное употребление терминологии сделает логичными ваши ЛНА и классификаторы / справочники документов. Поводом для этой статьи стал вопрос подписчика.

Промахи новых Правил хранения научно-технической документации

Описаны основные проблемы содержания новых Правил хранения НТД, в т.ч. касающиеся электронных НТД. Охарактеризованы главные болевые точки самих научно-технических документов в современной России (в т.ч. на примере яркого судебного разбирательства о попытке госорганов Тульской области вернуть необходимую проектную документацию советского института, приватизированного в 1992 году).

Классификатор приказов вам поможет

Классификатор приказов – это систематизированный перечень правильно сформулированных заголовков приказов, которые издаются в организации. Для каждого приказа здесь закрепляется индекс, кто его подписывает, регистрирует и сколько его следует хранить. Мы опубликовали пример такого классификатора. Он существенно сократит количество допускаемых ошибок; на его основе можно создать справочник в СЭД, из которого работники смогут просто выбирать нужный заголовок; кроме того, упорядочение работы позволит избежать ошибок при дальнейшей экспертизе ценности документов.

Личные карточки и личные дела: систематизация, оперативное хранение и передача в архив

По каким правилам хранить личные карточки и личные дела: где, как и сколько? Как вести Журнал регистрации личных дел, как заполнять их обложки? Что нужно сделать после увольнения сотрудника с его личной карточкой и личным делом? Когда их передавать в архив? Каковы плюсы и минусы сшива карточек и дел разных людей в общие наряды (дела) по году увольнения, как при этом систематизировать документы внутри? Как в описи дел по личному составу на передачу документов из отдела кадров в архив формулировать заголовки дел и томов (что в них включать в зависимости от выбранного способа систематизации)? Каковы особенности написания дат в описи дел? Что делать, если ранее уволенный человек вернулся работать в вашу организацию?

Сколько дней отводится для ответа на обращение?

Вы поймете, на какие обращения можно ответить в течение 30 дней, и обнаружите, что на большинство обращений физических и юридических лиц коммерческая организация должна отвечать в течение 7 календарных дней (приводим ссылки на законы и судебную практику). Еще объясняем, когда действуют другие варианты сроков: 3 дня, 5 дней, 10 дней, 45 дней и др. Даем примеры расчета даты ответа на календаре – ​для сроков по Закону об обращениях граждан и исчисляемых по Гражданскому кодексу РФ (их методики различаются).

Как лучше актуализировать номенклатуру дел на 2020 год в связи с вступлением в силу нового Перечня

Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили. Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили.