Предлагаем поговорить о штампе с особым оттиском, воспроизводящим подпись должностного лица, иначе говоря – факсимиле. Удивительно, но факт: столь важное понятие, как факсимиле, практически никак не урегулировано российским законодательством. Из-за этого часто возникают вопросы. Можно ли ставить факсимильную подпись на гражданско-правовые договоры? А на трудовые? Что такое факсимиле – штамп для общего пользования или строго охраняемый предмет, который имеет право брать в руки только обладатель воспроизводимой им подписи, или же есть иные варианты, помимо данных крайностей? Какой порядок использования выбрать и как его регламентировать внутри организации, а также внутри группы независимых юрлиц для использования на «совместных» документах? Давайте разбираться вместе.
О предназначении факсимиле
Итак, факсимиле – это штамп, воспроизводящий собственноручную подпись. Теоретически собственное факсимиле может иметь кто угодно, и не только генеральный директор. В крупных организациях часто так и происходит: при необходимости факсимильный штамп получают первое лицо и топ-менеджеры.
Объем документооборота многих организаций исчисляется десятками и даже сотнями документов ежедневно. Большая часть из них требует личной подписи руководителя, но не всегда он может позволить себе часами просиживать над бумагами. Здесь и выручает факсимиле: проставление его на однотипных документах можно поручить секретарю, помощнику или заместителю, и тогда «рука» шефа будет ставить подписи даже в его отсутствие. Очень удобно... хотя столь же рискованно:
- а вдруг поставят не на «тех» документах?
- достаточно ли воспроизведения подписи при помощи факсимиле для придания документу юридической силы?
Буква закона
Процитируем 2 кодекса, которые регулируют сферу гражданско-правовых отношений. Вот что говорят о факсимиле Гражданский и Арбитражно-процессуальный кодексы РФ:
Фрагмент документа
Гражданский кодекс РФ от 30.11.1994 № 51-ФЗ – часть 1. Пункт 2 статьи 160
Использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронной подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.
Фрагмент документа
Арбитражный процессуальный кодекс РФ от 24.07.2002 № 95-ФЗ. Пункт 3 статьи 75
...документы, подписанные электронной подписью или иным аналогом собственноручной подписи, допускаются в качестве письменных доказательств в случаях и в порядке, которые установлены настоящим Кодексом, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами или договором либо определены в пределах своих полномочий Высшим Арбитражным Судом Российской Федерации...
Таким образом, только в трех случаях подпись должностного лица, воспроизведенная путем проставления факсимиле, на документах в рамках гражданско-правовых отношений (а это как раз большинство документов, с которыми мы имеем дело на работе) будет иметь такую же силу, как и подпись собственноручная. Это:
- разрешение, закрепленное в федеральном законе;
- разрешение, закрепленное в любом другом нормативном акте;
- соглашение сторон.
Если первые два пункта данного списка – это «задел на будущее», который сделал законодатель на случай, когда подобная возможность будет прямо установлена в каком-либо нормативном правовом акте, то третий пункт списка – это уже работающий и повсеместно применяемый механизм, на рассмотрении которого далее и сосредоточимся.
Соглашение сторон об использовании факсимильной подписи
Можно использовать факсимиле для подписания однотипных документов: счетов, некоторых видов актов и справок, а также приглашений, поздравлений и подобных им видов корреспонденции. Имеются в виду документы «без особых последствий» правового или финансового характера. Относительно всех остальных придется заключать соглашение с адресатом.
Соглашение об использовании факсимиле может быть сразу включено в договор, как в Примерах 1 и 2, а может быть составлено и подписано отдельно, как в Примере 3.
Для соблюдения формальностей приведенного в Примере 1 пункта договора вполне достаточно. В более серьезных случаях, когда речь идет не о формальностях, а об информационной безопасности, договор дополняется перечнем документов, на которые разрешается ставить факсимиле, образцами оттисков и «живых» подписей должностных лиц – см. Пример 2.
Пример 1. Фрагмент гражданско-правового договора, оговаривающий возможность использования факсимиле
Пример 2. Фрагмент гражданско-правового договора, оговаривающий возможность использования определенных факсимиле на определенных документах
