Поводом для написания этой статьи стал актуальный вопрос читателя: «Мы сейчас составляем номенклатуру дел на 2015 год. Сроки хранения и статьи проставляем по Перечню типовых управленческих документов 2010 года. В некоторых статьях есть отметка «ЭПК», а у нас – только ЭК (экспертная комиссия в филиале). Мы должны указывать сроки как в Перечне (с ЭПК) или как в жизни (с ЭК)?»
Задан очень правильный и серьезный вопрос, на который должны обратить внимание службы делопроизводства любой организации. Дело не только в расшифровке аббревиатур: ЭК – это экспертная комиссия организации, а ЭПК – это экспертно-проверочная комиссия архивного учреждения. Документы из дел с отметкой ЭПК могут быть выделены на постоянное хранение.
Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, далее – ПТУД) устанавливает нормативные сроки хранения документов, образующихся по общим функциям управления в любой организации, независимо от формы собственности.
Отметка «ЭПК» («ЭК»), которая проставлена при сроке хранения в ПТУД, не является технической, она отражает методику проведения экспертизы ценности документов и ее этапы.
Экспертиза ценности осуществляется:
- на 1 этапе – в процессе разработки номенклатуры дел, когда устанавливаются «планируемые» сроки хранения документов (ведь номенклатура дел выполняет и плановую функцию);
- на 2 этапе – в процессе подготовки дел к передаче в архив организации, когда структурные подразделения готовят образовавшиеся в их деятельности дела с документами постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения для передачи в архив организации, оформляя соответствующие описи и акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих архивному хранению;
- 3 этап в архиве организации –...
