«По секрету всему свету», или Как организовать конфиденциальное делопроизводство (часть 2)

Прием конфиденциальных документов

Прежде всего, в Инструкции по конфиденциальному делопроизводству организации¹ необходимо четко прописать, что пакеты с грифами «Коммерческая тайна» и «Конфиденциально» принимаются только специалистом конфиденциального делопроизводства². Например, это может быть специально выделенный человек в подразделении, принимающем корреспонденцию (например в экспедиции), либо специалист подразделения по защите ­информации. Организация этого процесса остается на усмотрение ­компании.

Конфиденциальные материалы передаются в непрозрачных, запечатанных пакетах / конвертах (даже если передается маленькая флешка!) по Реестру передачи конфиденциальных конвертов / пакетов (показан в Примере 18). Специалист по КД проверяет правильность адресования пакета, целостность упаковки, оттисков печати, сверяет номера на пакете с указанными в реестре и расписывается (с указанием количества принятых пакетов, даты и времени получения), может быть предусмотрено ­заверение подписи печатью «Для конфиденциального делопроизводства».

Использование подобных реестров для курсирования пакетов с носителями конфиденциальной информации между удаленными подразделениями компании – ее «личное дело». Если же вы хотите распространить эту практику на сторонние организации, то нужно, чтобы использование данной формы было оговорено в подписанных с ними документах (например, в разделе о конфиденциальности в основном договоре либо в самостоятельном соглашении на эту тему).