Продолжаем рассматривать ключевые моменты организации и технологии конфиденциального делопроизводства. Изложение мы ведем в порядке разделов Инструкции по конфиденциальному делопроизводству, которая должна быть разработана в организации. В этом номере рассматриваем следующие темы (и показываем для них образцы заполнения документов): составление номенклатуры дел, формирование дел, выдача документов на руки, уничтожение конфиденциальных документов, контроль за состоянием конфиденциального делопроизводства.
Составление номенклатуры конфиденциальных дел
Одним из важных положений Инструкции по ведению конфиденциального делопроизводства (далее – Инструкция) является раздел о составлении номенклатуры дел с конфиденциальными документами. Номенклатура конфиденциальных дел разрабатывается как самостоятельный документ в тех организациях, где конфиденциальное делопроизводство выделено в отдельный участок и организуется как специальное делопроизводство. В небольших организациях дела с конфиденциальными документами допускается включать в общую (сводную) номенклатуру дел при условии оформления всех необходимых ограничительных грифов и отметок.
Однако на практике для удобства ведения конфиденциального делопроизводства (далее – КД) конфиденциальные документы включают в отдельные номенклатуры дел по видам тайны и с учетом грифов ограничения доступа. На все заводимые дела, журналы учета / регистрации конфиденциальных документов ответственным за КД подразделения в конце текущего года составляется номенклатура конфиденциальных дел, которая, как и обычная номенклатура дел, должна вступить в силу с 1 января следующего календарного года.
В данном разделе Инструкции необходимо указать, кто подписывает и утверждает номенклатуру конфиденциальных дел структурного подразделения, порядок ее согласования / визирования, образец / форма, порядок заполнения граф и т.п. Обычно ее подписывает руководитель этого подразделения, а проект разрабатывает ответственный за ведение КД в подразделении (оформляется виза ответственного за КД, как виза исполнителя). На номенклатуру дел наносится гриф ограничения доступа (рекомендуется делать это по виду тайн, которые содержатся в документах):
Пример 23. Гриф ограничения доступа на номенклатуре конфиденциальных дел
Пример 24. Гриф ограничения доступа на номенклатуре конфиденциальных дел
Общеобязательная форма номенклатуры конфиденциальных дел отсутствует, поэтому мы приведем вариант оформления номенклатуры дел структурного подразделения из практики нашей компании (см. Пример 25).
Пример 25. Номенклатура конфиденциальных дел структурного подразделения
В графе 10 «Примечание» номенклатуры конфиденциальных дел указывается, по какому перечню со сроками хранения определяется срок хранения документов конкретного дела, отмечаются «переходящие» дела. В графе 4 фиксируется, кто из сотрудников подразделения по должности имеет право доступа к ним, здесь же сотрудники проставляют свою подпись об ознакомлении с номенклатурой дел на следующий календарный год (после ее утверждения) в зависимости от своих прав доступа к документам конкретного дела.
В графе 2 «Гриф конфиденциальности» дополнительно может указываться срок действия грифа ограничения доступа (например, «5 л.», «10 л.» или «5 л. ЭК» и т.п.
Номенклатура конфиденциальных дел структурного подразделения передается в службу безопасности или в службу делопроизводства (в зависимости от распределения обязанностей между ними) для составления сводной номенклатуры конфиденциальных дел всей организации. После утверждения сводной номенклатуры дел ее экземпляр, выписки из нее или копии (по разделам) передаются в соответствующие структурные подразделения для работы и формирования дел в следующем календарном году. В подразделении номенклатура дел должна быть учтена в журнале...
