Какие мероприятия необходимо провести в конце года в рамках плановой деятельности службы делопроизводства в отношении доверенностей? Надо ли организации собирать выданные доверенности, у которых истек срок действия, если к поверенным нет претензий? В случае возникновения проблем как отозвать доверенность раньше записанного в ней окончания срока действия? Как его определить, если он прямо в тексте не указан? Когда и как забирать у поверенных оригиналы доверенностей? Какие упущения можно исправить в конце года?
В настоящей статье мы обсудим, какие мероприятия необходимо провести в конце года в рамках плановой деятельности службы делопроизводства в отношении доверенностей. Надо ли организации собирать выданные доверенности, у которых истек срок действия, если к поверенным нет претензий? В случае возникновения проблем как отозвать доверенность раньше записанного в ней окончания срока действия? Как его определить, если он прямо в тексте не указан? Когда и как забирать у поверенных оригиналы доверенностей? Какие упущения можно исправить в конце года? При выдаче доверенностей на следующий год взамен утративших свое действие не забудьте актуализировать их (привести в соответствие с изменившимся законодательством, а также проверить паспортные данные поверенных).
Для начала дадим определение доверенности и посмотим, что Гражданский кодекс РФ (далее – ГК РФ) говорит о начале и окончании ее действия.
Фрагмент документа
Гражданский кодекс РФ (в ред. Федерального закона от 07.05.2013 №100-ФЗ)
Статья 185. Общие положения о доверенности
Гражданский кодекс РФ (в ред. Федерального закона от 07.05.2013 №100-ФЗ)
Статья 185. Общие положения о доверенности
1. Доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу или другим лицам для представительства перед третьими лицами.
<. .>
Статья 186. Срок доверенности
1. Если в доверенности не указан срок ее действия, она сохраняет силу в течение года со дня ее совершения.
Доверенность, в которой не указана дата ее совершения, ничтожна.
2. Удостоверенная нотариусом доверенность, предназначенная для совершения действий за границей и не содержащая указание о сроке ее действия, сохраняет силу до ее отмены лицом, выдавшим доверенность.
Начиная с 01.09.2013 из пункта 1 статьи 186 ГК РФ изъяли фразу «срок действия доверенности не может превышать трех лет». Это означает, что срок ее действия теперь может быть и больше. А если он в доверенности прямо не указан, то она будет в силе в течение года с даты оформления (п. 1 ст. 186 ГК РФ).
Если дата совершения доверенности 02.12.2014, то год ее действия истекает в предыдущий календарный день следующего года 01.12.2015.
Проводим проверку
При проведении в конце года работ с доверенностями необходимо обратить внимание на несколько вещей:
- выявить доверенности, которые нужно вернуть в организацию;
- выявить доверенности с истекшим или подходящим к концу сроком действия, которые необходимо пролонгировать;
- проверить, не требуется ли изменение текстов доверенностей вследствие изменений действующего законодательства (инициатором таких изменений обычно становится юридическая служба).
Первые две задачи с легкостью решаются, если работа с доверенностями носит системный характер и каждая выдача данного документа зафиксирована в реестре (в отдельной графе стоит указывать, до какой даты полномочия поверенного действительны, это значительно упрощает последующую работу). За получение доверенности поверенный расписывается в бумажном журнале собственноручно, поэтому для облегчения поиска дополнительно проводится ее регистрация в электронном виде (обычно в СЭД либо таблице Excel). Состав граф у бумажного и электронного журналов может отличаться.
Т.к. обязательной формы такого журнала нет, разные организации делают это с разной степенью детализации. Приведем 2 варианта журнала (см. Примеры 2 и 3). Обычно организации при выдаче оригинала доверенности поверенному оставляют себе ее ксерокопию. А после возврата оригинала подшивают в дело уже его.
Пример 2. Реестр доверенностей в электронном виде (с отдельной графой «дата окончания» для удобства поиска)
Пример 3. Журнал учета выданных доверенностей (в бумажном виде с подписями о получении поверенным и возврате в организацию)
