Какие документы и в какой последовательности подшивать в дело-досье? Сколько хранить такое «переходящее» дело? Как организовать систему учета: кто этим должен заниматься, какие журналы учета и алфавитные таблицы стоит использовать, как вести внутреннюю опись документов досье? Какие особенности установлены для кредитных организаций? Как любой организации учесть аспекты управления рисками и продажами при работе с досье своих клиентов?
Правила формирования и хранения досье клиентов (дел с документами по той или иной сделке / услуге, которую организация совершает с клиентами – юридическими и физическими лицами) устанавливает сама организация в своих локальных нормативных актах в порядке оперативного самоуправления, руководствуясь действующим законодательством и нормативными правовыми актами, регламентирующими ту область экономической деятельности, в которой работает организация.
Что помещаем в досье?
«Лучшие практики» в последнее время, действительно, подтверждают удобство формирования документов в дела по принципу «досье».
Общие правила формирования дел предусматривают, что в дела должны быть помещены и сгруппированы в соответствии с номенклатурой дел исполненные документы.
А дело-досье предусматривает формирование в один комплекс всех документов, которые возникают в течение всего процесса взаимодействия с клиентом или контрагентом и которыми подтверждаются основания и законность сделки, условия ее выполнения сторонами, изменения обязательств и т.п. В деле-досье могут быть сформированы:
- копии клиентских учредительных и идентификационных документов, копии их новых версий по мере государственной регистрации изменений в них,
- оригиналы договоров и документов-оснований для их заключения (доверенности, справки банков, бизнес-план, техническое задание, план-график, технико-экономическое обоснование и т.п.),
- дополнительные соглашения к договорам, переписка о ходе их исполнения и экземпляры первичных учетных документов, подтверждающих платежи и исполнение обязательств сторонами.
Причем в одно дело-досье формируются документы, созданные в течение всего периода работы с клиентом, т.е. действующие и утратившие силу, оригиналы и копии. Сотрудничество с клиентом может длиться достаточно долго, ведь в рыночных условиях каждая организация стремится к формированию устойчивой клиентской базы и развивает ее, предлагая все новые продукты и услуги.
Сколько храним досье?
Таким образом, дело-досье формируется, как правило, многотомным и «переходящим» делом, которое может иметь временный (до 10 лет включительно), долговременный (свыше 10 лет) или постоянный срок хранения – это зависит от видов сделок и предметов соответствующих договоров.
При установлении срока хранения документов, сформированных в дело-досье, используется принцип применения «старшего» (самого длительного) срока хранения на все документы данного дела. Все документы должны быть сохранены вместе (без изъятия каких-либо из досье для их последующего более длительного хранения в другом деле), чтобы пользоваться содержимым досье для развития клиентской базы и представления контролерам, аудиторам и регуляторам в течение нормативно установленного срока хранения.
Как правило, так называемый «старший» срок – это срок хранения договора, исчисляемый после истечения срока его действия с 01 января следующего календарного года. Сроки хранения определяются по типовым перечням архивных...
