06.05.2016 начала действовать новая редакция Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (последние изменения внесены постановлением Правительства РФ от 26.04.2016 № 356). Мы расскажем вам, что изменилось в терминологии, документировании, составе реквизитов, регистрации документов. Полностью переработан раздел VI Правил «Особенности работы с электронными документами...», а также дополнен Перечень обязательных сведений, используемых в целях учета и поиска документов в СЭД.
Постановлением правительства РФ от 26.04.2016 № 356 еще раз внесены изменения в Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утв. постановлением от 15.06.2009 № 477 (далее – Правила). Предыдущие изменения, в соответствии с которыми полностью корректировался раздел Правил об особенностях работы с электронными документами, были утверждены поставлением Правительства от 07.09.2011 № 751.
Теперь он пересмотрен снова, а дополнительно в Правила внесены давно ожидавшиеся уточнения и изменения в терминологию, состав и названия реквизитов документов, в функции службы делопроизводства и в приложение.
Изменения, разработчиками которых являются специалисты ВНИИДАД, сделали качественную актуализацию Правил. А нормативный раздел о работе с электронными документами, фактически устанавливающий основные функциональные требования к СЭД, позволяет говорить о переходе к реальному электронному документообороту.
На основании новой версии Правил, надеемся, будет активизирована работа по подготовке к утверждению новой редакции стандарта ГОСТ Р 6.30-2003 на оформление документов.
Напомним о значении Правил, которые в настоящее время являются единственным нормативным правовым актом, регламентирующим делопроизводство.
На базе Правил предусмотрена разработка организациями своих конкретных инструкций по делопроизводству. И хотя в наименовании Правил фигурируют только федеральные органы исполнительной власти (далее – ФОИВ), п. 2 ст. 11 Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» предусматривает, что «правила делопроизводства и документооборота, установленные иными государственными органами, органами местного самоуправления в пределах их компетенции, должны соответствовать требованиям, установленным Правительством Российской Федерации в части делопроизводства и документооборота для федеральных органов исполнительной власти». Потому Правила также обязательны для всех государственных органов (в том числе органов исполнительной власти субъектов РФ), а также органов местного самоуправления.
А коммерческие организации предпочитают ориентироваться на них, как на единственные государственные правила делопроизводства, как на опыт «лучших практик».
Изменения, которые внесены практически во все разделы Правил, можно считать актуальными, необходимыми, устраняющими ошибки и недоразумения прошлых версий и способствующими гармонизации современной нормативно-правовой базы в области делопроизводства. Рассматривать изменения мы будем в соответствии со структурой Правил.
Термины и определения
Понятийный аппарат делопроизводства в Правилах теперь имеет более подходящие определения терминов, которые прежде отличались небрежностью формулировок. В новой версии Правил уточнены следующие определения:
Фрагмент документа
Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти
(утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477, в ред. от 26.04.2016)
Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти
(утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477, в ред. от 26.04.2016)
«реквизит документа» – элемент документа, необходимый для его оформления и организации работы с ним...
«регистрация документа» – присвоение документу регистрационного номера, внесение сведений о документе в регистрационно-учетную форму;
«номенклатура дел» – систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения...
«служба делопроизводства» – структурное подразделение, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях...
«электронная копия документа» – копия документа, созданная в электронной форме;
«система электронного документооборота» – автоматизированная информационная система, обеспечивающая создание электронных документов и электронных копий документов, управление ими, их хранение и доступ к ним, а также регистрацию документов.
При этом из термина «служба делопроизводства», во-первых, исключена «привязка» определения только к федеральным органам исполнительной власти, формально ограничивающая сферу применения, а во-вторых, подтвержден управленческий линейно-функциональный принцип ее организации (когда в рамках ведения делопроизводства лица, ответственные за эту работу в структурных подразделениях, должны функционально подчиняться этой службе).
Из Правил исключен термин «сканирование...
