Эта статья ценна своим системным подходом. Вы поймете, на что обратить внимание при организации процедуры издания приказов. Как сначала их классифицировать, а потом дифференцированно регламентировать порядок работы с ними? Как соотносятся проверенный временем Табель форм документов и недавно появившаяся маршрутизация документов?
Организация процедуры издания распорядительных документов требует очень тщательной регламентации, причем не столько с позиций организации документооборота и оформления реквизитов документа, сколько в управленческом аспекте. В процессе издания приказов разрабатываются проекты решений, в процессе их согласования контролируются и минимизируются риски, а право издавать приказы или распоряжения заместители первого руководителя и руководители структурных подразделений получают в рамках системы делегирования полномочий.
Приказ или распоряжение?
Приказ является документом, отражающим права и статус руководителя организации, т.е. издается единоличным исполнительным органом по всем вопросам деятельности, но прежде всего по общим функциям управления организацией, за реализацию которых он отвечает. К общим в настоящее время относят следующие функции:
- организация системы управления;
- оперативное управление;
- контроль и регулирование;
- управление кадрами (персоналом);
- управление ресурсами (всеми активами организации).
Распоряжение как правовой акт, издаваемый для разрешения оперативных / делегированных вопросов деятельности и относящийся к деятельности конкретных подразделений и сотрудников, всегда считалось документом, отражающим права и статус заместителя руководителя или руководителя структурного подразделения. Принятие решений по функциям оперативного управления, контроля и регулирования, управления кадрами руководитель обычно делегирует своим заместителям1, поэтому в организации одним из важных (и одним из первых) является приказ о распределении зон ответственности между первым руководителем и его заместителями. В данном документе и закрепляется делегированное право издавать распоряжения или приказы по тем направлениям и конкретным вопросам деятельности организации, которые закреплены за заместителями руководителя.
Классификация приказов
В классификации приказов на первом уровне (этапе), когда они должны быть систематизированы на документопотоки с учетом вопросов деятельности и сроков хранения (что предусматривает концепция управления документами), применяется общепринятая схема их классификации на приказы:
- по основной деятельности и
- по личному составу, которыми оформляется возникновение, изменение и прекращение трудовых...
