Прочитав статью, вы поймете, как организована действующая нормативная база, устанавливающая сроки хранения документам. Это поможет ориентироваться в ней и находить сроки хранения, разрешать коллизии между разными требованиями, обращать внимание на момент начала отсчета срока хранения и его окончания. Так как финансовый рынок регулируется жестче всего, большинство примеров взято из законодательства этой сферы. Напомним, что в зону интересов Банка России попадают и все акционерные общества.
Обычно сроки хранения документам устанавливаются таким образом, чтобы дать возможность контролирующим, в т.ч. правоохранительным органам, провести необходимые контрольно-надзорные и следственные мероприятия, а также чтобы защитить права других заинтересованных лиц (потребителей, акционеров и т.д.).
Для коммерческих организаций соблюдение сроков хранения, прежде всего, влечет достаточно серьезные затраты. Поэтому нужно не только знать о существовании таких требований, но и уметь грамотно использовать данные знания в интересах своих организаций.
Концептуальный подход
Общепринятый подход к установлению сроков хранения документов зафиксирован в международном стандарте ISO 15489-1:2001 «Information and documentation – Records management – Part 1: General». В 2007 году вышел идентичный ему российский ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования». См. Таблицу 1.
Получается, чтобы установить, сколько нужно хранить тот или иной вид документов, стандарт предлагает провести анализ нормативно-правовой среды, деловых потребностей организации, требований отчетности и оценку рисков.
Таблица 1. Международный подход к установлению сроков хранения, отраженный в ИСО 15489-1-2007
Сроки хранения должны устанавливаться с учетом всех значимых обстоятельств. В ряде случаев даже с учетом зарубежного законодательства, например: при взаимодействии с зарубежными партнерами и международными организациями; заключении контрактов с отечественными контрагентами, споры по которым разбираются в зарубежных судах или на основе зарубежного права; размещении акций на зарубежных биржах и т.д.
Следует иметь в виду, что в отдельных случаях сроки хранения для электронных документов имеет смысл назначать иные, чем для их бумажных оригиналов. Например, когда на основе малоценных по отдельности массовых документов создается электронный ресурс с хорошими средствами поиска и аналитики, в результате чего данному ресурсу имеет смысл установить более длительный срок хранения.
Оптимальным было бы отказаться от традиционного подхода к составлению перечней – современные перечни должны представлять собой электронную базу данных с удобным поиском и содержать существенно больше информации, чем традиционные российские перечни (например, стоит указывать события-триггеры, нормативные ссылки). В идеале они должны интегрироваться с СЭД.
Установление сроков хранения в СЭД каждому отдельному документу – непосильно трудоемкая задача. Следует максимально использовать возможности СЭД, позволяющие устанавливать сроки хранения папкам / агрегациям, которые наследуются помещаемыми в них документами (см. спецификации MoReq2, MoReq2010).
Одни и те же документы могут использоваться в различных целях и иметь в связи с этим несколько сроков хранения. Желательно, чтобы СЭД, сохраняя в своей внутренней базе единственный экземпляр документа, позволяла ему проявляться в нескольких электронных делах, папках и наследовать от них несколько сроков хранения. В таком случае документ должен уничтожаться лишь тогда, когда истек самый длительный срок (см. спецификации MoReq2, MoReq2010).
Логика построения отечественной нормативной базы, устанавливающей сроки хранения документам
Многие десятилетия в России работа по установлению сроков хранения во всех органах и организациях проводилась исключительно на основе перечней типовых документов с указанием сроков хранения, разработанных или согласованных государственными органами по управлению архивным делом (далее – Перечни). При этом в нормативных правовых актах этот вопрос практически не регулировался.
Данная практика хорошо себя зарекомендовала, поскольку в тот период времени подавляющее число организаций относились к государственной форме собственности, их деятельность регламентировалась единообразно, практически во всех организациях делопроизводство велось на основе единых правил, а состав их документального фонда мало различался.
Смена в конце XX века общественно-политического строя, слом единой вертикальной системы государственного управления и появление большого частного сектора серьезно изменили ситуацию, поскольку деятельность этого сектора регулируется отдельным законодательством, в котором устанавливаются прямые требования и к хранению документов.
При этом традиция применения Перечней продолжилась, но уже именно как традиция, не имеющая под собой прочной правовой основы. Многие отраслевые Перечни давно уже перестали актуализироваться, вошли в противоречие с действующим законодательством и даже были официально отменены, но все равно продолжают применяться организациями на свой страх и риск ввиду отсутствия иных инструментов. Сейчас предпринимаются усилия по разработке и утверждению новых ведомственных Перечней, но эта работа ведется крайне медленно.
В Законе об архивном деле закреплено, что сроки хранения могут быть установлены:
- федеральными законами;
- иными нормативными правовыми актами Российской Федерации;
- перечнями, – причем, что очень существенно, не всеми, а только вполне определенными.
Фрагмент документа
Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
Статья 17 «Обязанности государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и граждан, занимающихся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, по обеспечению сохранности архивных документов»
Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
Статья 17 «Обязанности государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и граждан, занимающихся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, по обеспечению сохранности архивных документов»
1. Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов, предусмотренными частью 3 статьи 6 и частью 1 статьи 23 настоящего Федерального закона...
В законе названы 3 вида Перечней, в которых могут быть установлены подлежащие соблюдению сроки хранения (т.е. это те Перечни, которым, по сути, придаются свойства нормативных документов):
- Перечни первого вида утверждает «специально уполномоченный Правительством Российской Федерации федеральный орган исполнительной власти» (ч. 3 ст. 6), и в законе они названы «перечни типовых архивных документов с указанием сроков их хранения». К сожалению, при этом не уточняется, кто их должен разрабатывать, и, самое главное, чем они отличаются от Перечней второго вида;
- Перечни второго вида «разрабатывают и утверждают по согласованию со специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти» федеральные органы государственной власти, иные государственные органы Российской Федерации (обратите внимание, что в данном случае точно указано, кто должен их разработать). Это «перечни документов, образующихся в процессе их деятельности, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков хранения» (ч. 1 ст. 23);
- Перечень третьего вида утверждает специально уполномоченный Правительством Российской Федерации федеральный орган исполнительной власти совместно с Центральным банком Российской Федерации (Банком России). Это «перечень документов, образующихся в процессе деятельности кредитных организаций, с указанием сроков хранения» (ч. 1.1 ст. 23).
«Перечни с указанием сроков хранения», которые разрабатываются федеральными органами исполнительной власти для себя и для подведомственных организаций, не имеют отношения к коммерческим организациям, которые никому не подведомственны. Следовательно, для коммерческих организаций разработанные федеральными органами перечни не являются нормативными документами (но никто не запрещает использовать их, при желании, как методическую литературу).
Запутанность законодательства, регламентирующего сроки хранения документов коммерческих организаций
В соответствии с Федеральным законом от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» постановлением № 03-33/пс Федеральной Комиссии по рынку ценных бумаг 16.07.2003 было утверждено «Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ»1. ФКЦБ при разработке документа более-менее подробно перечислила только документы постоянного срока хранения, представляющие интерес для самой комиссии. Сроки хранения прочих документов должны были устанавливаться в соответствии с прямо поименованным в тексте «Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения» 2000 года2.
Но этот Перечень 2000 года утратил силу в связи с изданием приказа Росархива от 26.08.2010 № 63. И приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558 был утвержден новый «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»3. В результате те сроки хранения документов, которые были «привязаны» к Перечню 2000...
