На кого необходимо вести личные дела? Для каких категорий работников это можно делать по-разному? Какие документы подшивать в личное дело в виде оригиналов, а какие – в виде копий? В какой последовательности? Как определить срок хранения личного дела? Как собирать документы так, чтобы перед сдачей личного дела уволенного в архив не пришлось его «перелопачивать» и переоформлять внутреннюю опись документов дела?
Личное дело представляет собой совокупность документов, содержащих сведения о работнике и его трудовой деятельности в конкретной организации. Личное дело формируется по принципу досье:
- содержит и оригиналы, и копии документов (см. Пример 1);
- документы с разными нормативными сроками хранения (Пример 2);
- документы, относящиеся к различным системам и подсистемам документации (Пример 4).
Пример 1. Формирование в личное дело оригиналов и копий документов
В личное дело помещаются:
-
оригинал заявления о приеме на работу,
-
копия приказа о приеме на работу (или назначении на должность),
-
подлинник трудового договора с работником (экземпляр работодателя с отметкой работника об ознакомлении и получении своего экземпляра этого документа).
Пример 2. Формирование в личное дело документов с разными сроками хранения
Общий нормативный срок хранения, например:
- копий приказов – до минования надобности, а
- трудового договора – 50 или 75 лет 1.
Теперь вспомним принцип определения срока хранения дела по «старшему» сроку входящих в его состав документов. Тогда на копию приказа распространится более длительный срок хранения трудового договора, и общий срок хранения всех документов личного дела получится 50 или 75 лет.
Личное дело, «закрывающееся» сейчас в обычной коммерческой организации в связи с увольнением соответствующего работника, будет считаться законченным делопроизводством после 1 января 2003 года, поэтому срок его хранения составит 50 лет (см. Пример 3) на основании ч. 2 ст. 22.1 Закона об архивном деле (см. цитату из этого закона далее).
Только если человек уволился до 1 января 2003 года (т.е. его личное дело закончено делопроизводством до 1 января 2003 года), храниться оно должно 75 лет на основании ч. 1 той же статьи.
Фрагмент документа
Статья 22.1 «Сроки хранения документов по личному составу» (в ред. от 18.06.2017) Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»
1. Документы по личному составу, законченные делопроизводством до 1 января 2003 года, хранятся 75 лет.
2. Документы по личному составу, законченные делопроизводством после 1 января 2003 года, хранятся 50 лет.
3. По истечении сроков хранения, указанных в частях 1 и 2 настоящей статьи, документы по личному составу, образовавшиеся в процессе деятельности источников комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами, подлежат экспертизе ценности документов.
4. Положения, предусмотренные частями 1 и 2 настоящей статьи, не распространяются на документы по личному составу, в отношении которых действующими перечнями архивных документов с указанием сроков их хранения установлен иной срок хранения.
5. Документы по личному составу, образовавшиеся в связи с прохождением гражданами государственной службы, не являющейся государственной гражданской службой, хранятся в государственных органах, в которых граждане проходили государственную службу, не являющуюся государственной гражданской службой, в течение 75 лет после прекращения государственной службы с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения.
Ранее действовавшие формулировки ст. 22.1 вызывали сложности при их выполнении на практике, т.к. требовали определять срок хранения в зависимости от даты создания документа по личному составу. В результате исправлений, внесенных в эту статью летом 2017 года, определяющим моментом стала дата окончания делопроизводством – порядок действий стал более привычным и понятным:
Пример 3. Как отсчитывать срок хранения личного дела
Допустим, Иванов устроился на работу в 2010 году, а уволился в ноябре 2017 года, тогда считается, что его личное дело закончено делопроизводством в 2017 году (хотя в него сформировано много оригиналов документов с разными годами создания: трудовой договор от 03.03.2010, дополнительное соглашение об изменении трудового договора от 05.05.2012 и т.п. вплоть до приказа об увольнении от 01.11.2017).
Личное дело этого человека (а значит, и всех документов, входящих в него) закончено делопроизводством после 01.01.2003, поэтому хранить его следует 50 лет. Исчислять срок начинаем с 1 января 2018 года. Истекает он 31 декабря 2068 года, и выделить это дело к уничтожению можно будет начиная с 1 января 2069 года.
Пример 4. Формирование в личное дело документов разных систем документации
Личный листок по учету кадров (кадровая анкета) является учетным документом, который включен в подсистему документации по личному составу, а приказ является распорядительным документом. Документы об образовании и квалификации – правоустанавливающие документы личного хранения.
Но в целом личные дела, документы которых фиксируют отношения работника и работодателя в период выполнения работником трудовых функций, принято рассматривать как относящиеся к подсистеме документов по личному составу.
Личное дело в номенклатуре дел
Документы личного дела отражают трудовые отношения работника и работодателя. Эти документы выполняют функцию доказательства в спорных случаях, подтверждают законность действий работодателя, а также защищают социальные (в т.ч. пенсионные) права работника.
Документы, накапливаемые в личных делах, содержат персональные данные и относятся к информации конфиденциального характера. Работа с ними должна регулироваться Политикой в области обработки и защиты персональных данных, которая обязательна для каждой организации. Кроме того, в организации может быть разработан такой локальный нормативный акт (ЛНА), как Регламент формирования личных дел работников.
Основные правила формирования личных дел начали складываться в период разработки Единой государственной системы делопроизводства 2. Тогда предусматривалось, что для людей рабочих профессий личные дела формировать нет надобности, а для специалистов (ИТР) и руководителей – надо.
Подчеркнем, что в настоящее время личную карточку необходимо вести всем работодателям на всех своих работников, а личные дела необходимо вести только на госслужащих. Поэтому коммерческие организации делают это по собственной инициативе на работников определенных ею категорий либо на всех сотрудников. Для разных категорий сотрудников могут быть установлены разные правила 3: состав собираемых сведений и документов – именно это обычно и отражается в специальном ЛНА.
Мы привыкли, что за работу с трудовыми книжками отвечает специально назначенное лицо. На него же стоит возложить и ответственность за ведение личных дел. Соответствующий пункт приказа может выглядеть так:
Пример 5. Пункт приказа о назначении ответственного за ведение личных дел и трудовых книжек
1. Возложить на старшего специалиста отдела кадров Иванову А.Ф. ответственность за ведение трудовых книжек работников, формирование и ведение личных дел, организацию хранения и обеспечение сохранности трудовых книжек, вкладышей в них, личных дел работников, а также ответственность за обработку персональных данных и их сохранность.
Технология кадрового делопроизводства предусматривает, что личные дела работающих сотрудников и уволенных должны в кадровой службе храниться раздельно (желательно даже в разных запирающихся шкафах-сейфах). Поэтому и в номенклатуре дел кадровой службы личные дела работающих и уволенных сотрудников тоже учитываются раздельно – имеют самостоятельные заголовки (см. соседние строки, отмеченные цифрой «1» в Примере 6).
Какие документы подшивать в личное дело
Личное дело как первичный комплекс...
