Что делать раньше с договором в электронном виде: регистрировать или подписывать?

Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» № 10 / 2020

Наталья Храмцовская

к.и.н., ведущий эксперт по управлению документацией компании «ЭОС», эксперт ИСО, член Международного совета архивов

Не все технологии бумажного делопроизводства удается полностью перенести на электронные рельсы, когда мы замахиваемся на полноценный электронный документооборот. Какие изменения придется внести в процедуру подписания электронного оригинала договора и его регистрацию (присвоение номера и даты)? Как при этом учесть реалии современных технологий и требования законодательства? Рассказываем о возможных вариантах.

Вопрос в тему

В свете последних событий наша компания выстраивает систему полного электронного документооборота. При разработке правил регистрации договоров в электронном виде встал вопрос о последовательности внесения электронной подписи и регистрационного номера, даты (электронной регистрации) договора в системе электронного документооборота. Дело в том, что по всем правилам недопустимо внесение изменений в текст документа после его подписания и СЭД, соответственно, не дает внести номер и дату в договор, уже подписанный электронной подписью, воспринимая это как изменение документа. Как можно решить нашу проблему? Появились ли в практике внедрения электронного документооборота какие-то новые способы и правила регистрации документов?

Прокрустово ложе старых подходов для новых технологий

Проблема, с которой столкнулись коллеги, возникла в электронном документообороте сразу же, как только организации начали использовать электронные документы и усиленные электронные подписи (УЭП). Она связана с тем, что при использовании УЭП с помощью специального алгоритма для документа рассчитывается его уникальный хэш (контрольная сумма). Если после подписания в документ вносятся какие-либо, даже незначительные изменения (например, ставится пробел), проверку электронная подпись уже не пройдет.

При этом практически все организации «перетащили» в электронный вид классическую для бумажных документов процедуру подписания и регистрации, когда регистрационный номер и дата регистрации проставляются на документе только после его подписания уполномоченным лицом или лицами (ведь до подписания непонятно, вернут ли проект документа на доработку):

мы можем так продолжать поступать с документами, подписываемыми на бумаге, о которых в информационной системе только отражаются данные и потом туда еще могут записываться их сканы;
однако при таком подходе подписанный электронный документ мы получаем без регистрационного номера и даты регистрации, а в отсутствие в системе удобных средств визуализации электронной подписи при просмотре документа к тому же еще не видно, что он действительно подписан, кем и когда.

Замечу также, что регистрация в настоящее...