Top.Mail.Ru

Уничтожение электронных копий документов в СЭД: ответы на вопросы

При уничтожении бумажных оригиналов обязательно ли одновременно уничтожать их электронные копии в СЭД и резервных базах данных? Как это документально оформить? Как в номенклатуре дел можно отражать такие связанные между собой группы документов? Предлагаем ответы на эти вопросы.

Вопрос коллеги:

Документы на бумажном носителе были уничтожены (по всем правилам), аналогичные же документы в СЭД остались. Как «легитимно» произвести уничтожение таких документов? Обязательно ли снова созывать ЭК, формировать акт о выделении к уничтожению? Если да, то как следует указать в акте все эти тысячи документов, которые не были сформированы в отдельные тома в СЭД? Или же для уничтожения (логического удаления) этих документов будет достаточно того акта, который был сформирован касательно этих же документов, только на бумажном носителе?

Любое уничтожение документов желательно оформлять документально, не в последнюю очередь потому, что это подстраховывает как организацию, так и самих архивистов и ответственных за СЭД в случае предъявления им каких-либо претензий. С этим я столкнулась в личной практике работы еще в середине 2000-х годов.

Соответственно, уничтожение документов в системе электронного документооборота следует оформить актом в строгом соответствии с требованиями делопроизводства и архивного дела. В будущем во избежание повторных усилий при оформлении акта на бумажные оригиналы можно сразу же упомянуть в нем и электронные копии в СЭД.

Отмечу, что я, в отличие от многих коллег, более серьезно отношусь к копиям бумажных документов, сохраненным в СЭД. Во-первых, если именно на основании этих копий принимались ответственные решения, то их следует считать самостоятельными документами, порой играющими большую роль при «разборе полетов» в связи с деятельностью сотрудников. Во-вторых, ценность электронных копий может оказаться выше ценности бумажных оригиналов, поскольку они являются информационным ресурсом, из которого удобно добывать аналитические сведения, по ним можно вести быстрый поиск (возможно, даже полнотекстовый).

Более сложным может оказаться вопрос о том, как отразить в акте все эти объемы документов, к решению которого нужно подходить творчески. В данном случае возможны следующие варианты, например:

  • включить в акт опись всех уничтожаемых документов;
  • разбить документы на условные тома (по месяцам, кварталам и т.п.) и перечислить их в акте, возможно, также указав количество документов в условном томе. В идеале информационная система должна позволять при необходимости делать «отсечки» и автоматически формировать тома дел (например, с 1 января очередного года автоматически формировать новое дело или начинать формировать новый том каждый месяц, квартал и т.д.);
  • указать реквизиты, идентифицирующие уничтожаемые документы, а также объемы уничтожаемой информации.

Здесь может быть полезен совет юристов и представителей работающих с документами деловых подразделений. Например, в банковской сфере важно доказать контролирующим органам уничтожение досье по конкретным клиентам, закупкам, транзакциям – и акты могут оформляться, с учетом этой потребности, более подробно.

Позиция Федерального архивного агентства России (Росархива) отражена в Правилах делопроизводства и в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству. По мнению Росархива, на электронные документы следует составлять отдельный акт на уничтожение:

Фрагмент документа

Пункт 7.16 Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утв. приказом Росархива от 22.05.2019 № 71

...На электронные документы с истекшими сроками хранения составляется отдельный акт на основе формы акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, установленной Правилами хранения 2015 г.

Фрагмент документа

Пункт 3.8.4 «Уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения» Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления, утв. приказом Росархива от 24.12.2020 № 199

...На электронные документы с истекшими сроками хранения составляется отдельный акт на основе формы акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, установленной Правилами 2015 г. (приложение № 21 к настоящим Методическим рекомендациям).

Электронные документы с истекшими сроками хранения уничтожаются программно-техническими средствами с соответствующей отметкой в акте о выделении к уничтожению электронных документов. Электронные документы считаются уничтоженными, если их нельзя восстановить средствами информационной системы на носителях информации и из резервных копий...

А вот в налоговых органах установлен несколько иной порядок уничтожения, поскольку Федеральная налоговая служба РФ (ФНС России) использует централизованное депозитарное хранение бумажных документов и требует, чтобы они уничтожались одновременно с электронными технологическими данными в информационной системе и чтобы это отражалось в едином акте:

Фрагмент документа

Порядок централизованного хранения документов с использованием централизованных компонентов АИС «Налог-3», утв. приказом ФНС России от 28.07.2020 № ЕД-7-10/478@

VIII. Уничтожение объектов хранения с истекшим сроком хранения

...8.9. Процесс уничтожения проводится Филиалом Учреждения на основании представленных НО1 Актов о выделении к уничтожению объектов хранения, не подлежащих хранению, и должен быть завершен до начала процесса уничтожения в предстоящем году.

Процесс уничтожения проводится партиями объектов хранения и включает в себя:

  • выполнение проверки соответствия партии объектов хранения с объектами хранения, указанными в Акте о выделении к уничтожению объектов хранения, не подлежащих хранению;
  • отбор партии объектов хранения с мест хранения;
  • уничтожение бумажных носителей партии объектов хранения;
  • автоматизированное уничтожение в ПК МВиП технологических данных уничтоженной партии объектов хранения;
  • формирование в ПК МВиП реестра уничтоженных документов партии;
  • формирование с использованием ПК МВиП Акта об уничтожении объектов хранения (приложение № 14 к Порядку), указанных в Акте о выделении к уничтожению объектов хранения, не подлежащих хранению, по завершении кампании по уничтожению документов;
  • направление в один или несколько НО копии Акта об уничтожении объектов хранения на бумажном носителе, утвержденного директором Филиала Учреждения...

Итак, в процитированных документах упоминались 2 утвержденные формы актов, которые можно взять себе на вооружение:

  • акт о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, который обязателен для всех организаций (из приложения № 21 к Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526);
  • акт об уничтожении объектов хранения, не подлежащих хранению,  который обязателен для налоговых органов, но воспользоваться этой формой может любая организация (из приложения № 14 к Порядку централизованного хранения документов с использованием централизованных компонентов АИС «Налог-3», утв. приказом ФНС России от 28.07.2020 № ЕД-7-10/478@).

Продолжение вопроса коллеги:

Как не допустить такой проблемы в будущем, формируя номенклатуру дел? Нужно ли разбивать дело «Входящие документы» на 2 заголовка, например:

1. 20-25 – Входящие документы – 5 лет ЭПК, ст. 70 – Оригиналы на бумажном носителе.

2. 20-26 – Входящие документы – 5 лет ЭПК, ст. 70 – Электронные копии документов (в СЭД).

Первое, что я бы рекомендовала сделать, это решить для себя (желательно на экспертной или экспертно-проверочной комиссии организации (ЭК или ЭПК)), заслуживают или нет электронные копии более длительного хранения в качестве полезного для деловой деятельности информационного ресурса, чем их бумажные оригиналы:

  • если да, то желательно принять формальное решение ЭК/ЭПК, на которое можно сослаться в номенклатуре дел – тогда в номенклатуре для копий имеет смысл ввести отдельный срок хранения и строку/статью со своим индексом;
  • если нет, то можно просто написать в статье в конце наименования дела «Оригиналы на бумажном носителе и электронные копии документов (СЭД «ДЕЛО»)» либо дать более общую формулировку вроде «Оригиналы и копии на бумажном и электронном носителях». В такой ситуации мне совершенно не нравится идея Росархива о том, чтобы в номенклатуре дел отражать отдельно бумажные и электронные документы одного вида. Это одни и те же документы, и, более того, мы сейчас все чаще работаем с изначально электронными документами.

Росархив в новой версии Правил делопроизводства предписывает делать следующее:

Фрагмент документа

Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утв. приказом Росархива от 22.05.2019 № 71

6.25. Электронные документы формируются в электронные дела в соответствии с номенклатурой дел...

В номенклатуре дел указывается, что дело ведется в электронной форме.

6.26. Электронные документы независимо от их объема включаются в одно электронное дело без разделения на тома.

В случае если документы дела представлены на бумажном носителе и в форме электронных документов («гибридное дело»), документы на бумажном носителе подлежат оцифровке и включению в электронное дело. В дело, которое ведется на бумажном носителе, в соответствии с пунктами 6.23, 6.24 Правил делопроизводства включаются только документы, созданные (поступившие) на бумажном носителе. В номенклатуре дел электронное дело и дело на бумажном носителе отражаются как два тома, имеющие один заголовок, индекс и срок хранения.

Если даже создается один акт на бумажные оригиналы и электронные копии, в него следует внести сведения как о фактическом уничтожении бумажных оригиналов, так и о фактическом уничтожении электронных копий (кто, когда, каким способом, в чьем присутствии и т.п.).

Обратите Ваше внимание на то, что уничтожение электронных документов нельзя считать по-настоящему завершенным, пока не будут уничтожены или перезаписаны все содержащие их страховые и резервные копии, о существовании которых сегодня знают регуляторы, следственные органы и органы прокуратуры. Если с уничтожаемыми документами связаны существенные риски, я бы подумала о том, чтобы в акте сделать отметку об уничтожении документов не только в «боевой» базе данных, но и на резервных копиях.

Сноски 1

  1. Для справки:
    НО, т.е. налоговые органы – это инспекция Федеральной налоговой службы по району, району в городе, городу без районного деления, инспекция Федеральной налоговой службы межрайонного уровня, инспекция Федеральной налоговой службы межрегионального (межрайонного) уровня по крупнейшим налогоплательщикам, управление Федеральной налоговой службы по субъектам Российской Федерации, осуществляющие передачу документов / комплектов прилагаемых документов / конвертов / реестров МФЦ на централизованное хранение в архивохранилище. Если не указано иное, то под налоговыми органами понимаются также их ТОРМ (Территориально-обособленное рабочее место НО).
    ПК МВиП – Программный комплекс массового ввода, массовой печати и архивного хранения. Вернуться назад
Оценить статью
s
В избранное

Выбери свой вариант доступа

Получать бесплатные
статьи на e-mail
Подписаться на
журнал на почте
Подписаться на
журнал сейчас

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

20% скидки на 2 полугодие 2021 г. на электронную версию журнала только в апреле + 10% по промокоду на любой тип подписки (бумажная, электронная, комплект с доступом к базе знаний) = 30%

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

20% скидки на 2 полугодие 2021 г. на электронную версию журнала только в апреле + 10% по промокоду на любой тип подписки (бумажная, электронная, комплект с доступом к базе знаний) = 30%

Рекомендовано для вас

Как уничтожить копии в СЭД ранее уничтоженных бумажных оригиналов

Документы на бумажном носителе были уничтожены (по всем правилам), аналогичные же документы в СЭД остались. Как отразить в акте о выделении к уничтожению электронные копии документов в СЭД, если они не сформированы в дела и в номенклатуре не числятся?

Трансформация согласования распорядительных документов в макрорегиональном филиале телекоммуникационной компании

Показана трансформация алгоритма согласования проектов распорядительных документов в крупной компании на протяжении 15 лет: что вводили, от чего и почему отказывались, к чему пришли. Предлагаем вам этот богатый ассортимент решений с оценкой их последствий: что может делать нормоконтроль и его место в процедуре согласования и подписания проектов документов; что можно запараллелить; как оформить матрицу согласования проектов документов (кого в нее включить и кого вывести в особую логику внутреннего согласования); какие сроки согласования установить в зависимости от объема документа; какие варианты положительной визы можно заложить в СЭД; как уменьшить число кругов согласования и создать схему разрешения разногласий, заставив согласующих лиц быстрее приходить к консенсусу, чтобы избавить от лишних хлопот службу ДОУ и руководителя, подписывающего проект документа.

Новая версия 2.7.1 формата обмена системы межведомственного электронного документооборота (МЭДО)

В марте 2021 вступил в силу совместный приказ Минцифры России и ФСО России от 04.12.2020 № 667/233, который утвердил взаимодействие по МЭДО в новой версии формата обмена 2.7.1. Объясняем цели Аппарата Правительства РФ и даем конкретный список произведенных в МЭДО изменений. Рассказываем о сроках и порядке перевода на обновленную технологию СЭД участников обмена, взаимодействующих через МЭДО.

Новые Типовые функциональные требования к СЭД и СХЭД – мнение эксперта

Предлагаем вам анализ проблемных положений нового нормативного акта, которые касаются управления документами в СЭД и СХЭД. Здесь есть и отдельные идеи по более оптимальному выполнению установленных требований в отношении: создания электронных оригиналов, включения в систему электронных копий и оригиналов из других систем, работы с номенклатурой дел, метаданными, вывода на печать архивных справок, копий, выписок, и др. рекомендации. Все это пригодится при разработке техзадания для СЭД и СХЭД.

Оформляем акты на уничтожение документов

В каком порядке в структурных подразделениях выявляются документы для уничтожения? Как описать в акте черновики, проекты и лишние экземпляры? Как составить сводный акт по организации о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению? Какие графы таблицы и реквизиты в утвержденной форме акта не нужно заполнять, если ваша организация не является источником комплектования государственного или муниципального архива, а также если к уничтожению выделяются документы подразделений, еще не сданные в архив организации? Факт уничтожения нужно документировать отдельно. Какие варианты оформления при этом возможны?

Режим рецензирования в Word: автоматическое выявление правок

Режим «Рецензирование» существенно облегчает разработку, согласование вордовского документа группой людей – он автоматически фиксирует каждую вставку, удаление, перемещение текста, форматирование и все это пользователи еще могут комментировать! Показываем, как управлять отображением правок (каким способом, какие типы и от каких пользователей показывать, как определить автора изменений, как распечатать исходный или окончательный вариант текста). Как выявить правки, которые коллега пытался вставить незаметно! Можно объединить в одном документе правки от разных людей, присланные ими в разных версиях файла. А еще можно защитить документ от редактирования либо установить пользователям пределы дозволенного. Даже если режимом «Рецензирование» уже пользуетесь, из этой статьи сможете узнать новые «ювелирные» настройки, которые сделают вашу работу еще удобнее.

К документам какого года применять новый Перечень со сроками хранения

18.02.2020 вступил в силу новый Перечень документов со сроками хранения. Что нужно сделать с номенклатурой дел на 2020 год до конца текущего года? По какому Перечню (новому или старому) определять сроки хранения документов, созданных до вступления в силу нового Перечня, но включаемых в опись на передачу в архив либо в акт о выделении к уничтожению сейчас – после 18.02.2020? Ответы на эти вопросы даны со ссылками на нормативные документы

Уничтожение документов

С необходимостью что-нибудь когда-нибудь уничтожить сталкивалась каждая организация. В данной статье мы расскажем о порядке проведения этой процедуры, а также о способах ее документального подтверждения. Как назначить экспертную комиссию и провести экспертизу ценности документов? Как провести архивную обработку документов, выбранных для списания и уничтожения? Как оформить акт о выделении к уничтожению документов и дел? В каких случаях к нему необходимо приложить накладную и акт об уничтожении документов? Как меняется комплект оформляемых документов, если вы прибегаете к услугам сторонней организации? Когда и как оформляется акт об уничтожении испорченных бланков документов? Какие способы уничтожения применяют для бумажных и электронных документов?