Теперь любая организация может перейти на кадровый электронный документооборот (КЭДО) со всеми своими работниками. В связи с этим изменится часть документов по личному составу в документальном фонде. Показываем, как в номенклатуре дел теперь стоит отражать: трудовые договоры, приказы и документы к ним, уведомления работодателя о переходе на КЭДО и согласия работников, документы о технологии работы в КЭДО.
Эксперимент скорее продолжается
Изменения, внесенные в Трудовой кодекс РФ на основании Федерального закона от 22.11.2021 № 377-ФЗ 1, можно оценивать как очередной этап перехода на реальный электронный документооборот и создания документов по личному составу в статусе электронных оригиналов. При этом подчеркивается ответственность не только работодателя, но и работника, обладающего электронной подписью того или иного вида, за создание, подписание, использование и хранение документов, связанных с работой.
Организации, участвовавшие в госэксперименте по переходу на кадровый электронный документооборот (КЭДО) на основании Федерального закона от 24.04.2020 № 122-ФЗ и продолжающие его реализацию после окончания госэксперимента, обязаны тем не менее до 1 июля 2022 года провести все необходимые мероприятия для полного соответствия автоматизированных кадровых процедур ФЗ-377.
Организации-участники госэксперимента признают КЭДО эффективным, однако остаются и нерешенные проблемы:
- часть кадровых документов по-прежнему должна создаваться, храниться и использоваться в бумажной форме;
- остаются вопросы о форме (форматах) и сроках хранения электронных документов на единой цифровой платформе «Работа в России» и доступа к ней через портал госуслуг, а также в информационной системе организации, о выгрузке документов и возможной передаче их на архивное хранение.
На наш взгляд, эксперимент доказал, что переход на реальный КЭДО основывается на анализе, проектировании и оптимизации кадровых процедур, в которых работник является участником. Кадровое делопроизводство и ранее считалось достаточно технологичным, поскольку детально регулировалось трудовым законодательством. Но анализ процедур должен быть системным, чтобы вопросы создания электронных...
