Мы показываем, как в номенклатуре дел надо описывать переходящие дела (в т.ч. личные дела, а также дела, формируемые на протяжении учебного года, который захватывает 2 календарных года): в графе «примечание», как в заголовке дела можно отражать годы.
По какой логике включать переходящие дела в соответствующие графы итоговой записи к номенклатуре дел после завершения года (кстати, они не всегда оказываются в графе «переходящие»). Как заносить переходящие дела в описи дел при сдаче в архив.
Поводом для этой статьи стал вопрос читателя.
Вопрос в тему
В учебных заведениях дела формируются так:
- для функциональных подразделений – по календарному году,
- для учебных подразделений – по учебному году.
Какие есть рекомендации по заполнению итоговой записи о категориях и количестве дел, заведенных в структурном подразделении в течение года? Может стоит перенести ее заполнение на июль, когда учебные подразделения также закончат формирование своих дел? Как отображать итоговые записи в номенклатуре дел – за каждый календарный год или учебный год?
Когда составлять и закрывать номенклатуру дел
Не изобретайте новых правил. В этой ситуации надо использовать привычную технологию работы с переходящими делами – это такие дела, которые заводятся в одном календарном году, а завершаются в другом, т.е. они «переходят» на следующие годы. Типичными представителями таких дел являются: личные дела; дела о многолетних кредитах; дела, формируемые в течение учебного года, и др.
А итоговая запись – это неотъемлемая часть номенклатуры дел, ее учетный раздел, который оформляется по окончании календарного года (на который она составлена). Просто в номенклатуре дел нужно грамотно отражать переходящие дела.
Учет состава документального фонда осуществляется по календарным годам, а номенклатура дел утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января каждого календарного года. Это общее правило разработки и ведения номенклатуры дел (в числе других) закреплено во многих нормативных и методических документах, например:
- Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44; п. 8.6–8.7) закрепляет общий алгоритм разработки номенклатуры дел: сводная номенклатура дел составляется в последнем квартале текущего года на предстоящий календарный год, утверждается руководителем организации, вводится в действие с 1 января предстоящего календарного года;
- точно такой же алгоритм и более подробная методика разработки и ведения номенклатуры дел устанавливаются Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления (утв. приказом Росархива...
