Какие протоколы нумеровать в пределах календарного года, а какие – в пределах срока полномочий комиссии. По какой логике нумеруются протоколы постоянных и временных комиссий (и почему ей не всегда следуют). Когда протокол регистрируется. Обязательны ли для него дата и номер. В каких регламентирующих документах и как сформулировать правила нумерации протоколов.
Если нумерация ведется в пределах срока полномочий комиссии, то начинается ли она заново при изменении ее персонального состава, председателя, срока полномочий. Как срок полномочий формулируется в приказе о создании временной комиссии.
Протокол – документ, фиксирующий ход заседания и порядок принятия решения тем или иным коллегиальным органом организации. Он относится:
- к системе организационно-распорядительной документации (ОРД),
- подсистеме распорядительных документов, поскольку фиксирует принятые решения и отражает управленческую ситуацию, в которой они коллективно вырабатывались.
В формуляре протокола ситуация отражается в реквизитах «вид заседания», «состав присутствующих», а в основной части текста – в структурных блоках «слушали», «вопрос-ответ», «выступили», «решили / постановили».
Общие правила регистрации протоколов
При оформлении протокола как официального документа, уже подписанного председателем 1 и секретарем заседания коллегиального органа (комиссии), оформляются идентификационные реквизиты:
-
дата и
-
номер (или регистрационный индекс) 2.
Заметьте, что дата и индекс являются фактически парными реквизитами – на документе оформляются одновременно. Но дата документа обязательна, а индекс в некоторых случаях может отсутствовать, например, на внутренних информационно-справочных документах (служебная записка, акт, справка, отчет структурного подразделения и т.п.) и при наличии счетчиков в СЭД.
При регистрации протоколов комиссий соблюдаются общие правила регистрации – в пределах календарного года и в пределах своего документопотока. Документопоток – это совокупность документов одного вида / разновидности, имеющих одну и ту же цель создания и единый маршрут движения (рассмотрения, согласования, исполнения, оперативного хранения и т.п.) в типовой / похожей управленческой ситуации 3.
Именно такой смысл регистрации в пределах документопотока заложен в Правилах для госорганов:
Фрагмент документа
Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления (утв. приказом Росархива от 22.05.2019 № 71)
3.53. Протоколы заседаний, совещаний коллегиальных, совещательных, методических, представительных и иных постоянных или временных органов регистрируются в Службе делопроизводства или секретарями (иными работниками, в должностные обязанности которых входит ведение делопроизводства соответствующего органа), по каждому виду протоколов отдельно.
3.54. Подлинники протоколов по месту их регистрации формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел…
В методическом документе данное общее правило регистрации протоколов немного уточняется:
Фрагмент документа
Приложение № 9 к Методическим рекомендациям по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления (утв. приказом Росархива от 25.12.2020 № 199)
…Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания (совещания).
Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы координационных, методических, экспертных советов и других органов…
