Ведение личных дел в негосударственных организациях

Ведение личных дел работников в негосударственных организациях официально не предусмотрено, такие дела могут отсутствовать. При этом претензий со стороны проверяющих быть не должно. Однако накопление и анализ информации о деловых качествах работника, его достижениях в труде или, наоборот, о недостаточной квалификации и срывах в работе необходимо каждому работодателю независимо от организационно-правовой формы предприятия. Поэтому на практике большинство кадровых служб ведут личные дела работников, называя их иногда иностранным термином «досье».

Несмотря на отсутствие прямой регламентации ведения личных дел работников вне сферы государственной и муниципальной службы, полагаем, что в случае принятия решения о ведении личных дел организация должна руководствоваться нормами:

• ст. 65 и гл. 14 ТК РФ;
• Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» (далее – Закон № 152-ФЗ);
• Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».

Работа по оформлению и ведению личных дел потребует решения 3 вопросов:

• на каких работников целесообразно оформлять личные дела;
• какие документы помещать в личные дела;
• порядок работы с личными делами и организация их хранения.

На каких работников вести личные дела?

Можно вести личные дела на всех работников. Но что помещать в личное дело грузчика, дворника, уборщика служебных помещений пенсионного возраста и т.д., кроме документов, созданных при приеме на работу, и что в дальнейшем анализировать по данным работникам и с какой целью?

Обычно личные дела ведут на руководителей, специалистов и материально ответственных лиц. Это в целом разумная и оправдавшая себя многолетняя практика:

• на руководителя организации, его заместителей, руководителей структурных подразделений личные дела ведут в связи с особенностями правого статуса и значимостью данных должностей в управленческом процессе, высокими квалификационными требованиями и серьезной степенью ответственности данных работников за результаты деятельности организации;
• специалисты, работающие в различных функциональных подразделениях организации, непосредственно участвующие в реализации управленческих функций, включаются в кадровый резерв для выдвижения на вышестоящие должности, регулярно повышают квалификацию, при необходимости проходят переподготовку и т.д.;
• материально ответственные лица также имеют особенности в трудовых отношениях с работодателями, т.к. несут полную материальную ответственность перед работодателем в связи с занимаемой должностью / профессией или выполняемой работой.

Конечно, приведенный перечень работников, на которых могут оформляться личные дела, не является исчерпывающим. В практике работы организаций нередко возникают следующие ситуации:

• молодой работник, не имеющий профессионального образования, работает в организации курьером (или уборщиком служебных помещений, дворником, сторожем и т.п.). Одновременно он учится по очно-заочной или заочной форме в образовательном учреждении. После получения диплома он может занять соответствующую вакансию в своей организации, если будет такая возможность. Когда он поступал работать курьером, на него не заводили личное дело, а когда стал работать специалистом, личное дело оформили;
• работник получил в колледже образование по рабочей профессии (токарь, слесарь, фрезеровщик и т.д.). Не останавливаясь на достигнутом, он получил в дальнейшем высшее образование, став инженером. На рабочих на предприятии не оформляют личные дела, а на инженеров ведут;
• работник начинал свою карьеру в организации, выполняя работу вспомогательного (технического) характера на складе, и не был связан с материальной ответственностью, а затем был переведен с его согласия на позицию кладовщика, по которой предусмотрена полная индивидуальная материальная ответственность на основании приказа Минтруда России от 16.04.2025 № 251н.

Полагаем, что вопрос о категориях работников, на которых ведутся личные дела, как и другие вопросы, связанные с данной разновидностью формируемых в организации дел, должен быть закреплен в соответствующем локальном нормативном акте работодателя, например в Инструкции по кадровому делопроизводству.

Более сложным является решение вопроса о составе документов личного дела работника. Очевидно, они включают 2 группы:

• документы, помещаемые в личное дело при его заведении на поступившего на работу человека;
• документы, характеризующие работника в процессе его трудовой деятельности.

По каждой из названных групп документов возникают свои трудности и даже поводы для штрафных санкций со стороны контролирующих органов (в частности, Роскомнадзора).

Документы, помещаемые в личное дело при приеме на работу

Личное дело оформляется после издания приказа о приеме на работу. С 22.11.2021 издание такого приказа не является обязательным, но работодатель вправе его издать (ч. 1 ст. 68 ТК РФ). Если организация отказалась от издания приказов о приеме на работу, личное дело оформляется после подписания сторонами трудового договора.

Нет вопросов

Выделим документы, помещаемые в личное дело при его заведении, которые, на наш взгляд, являются бесспорными и не вызывают вопросов у проверяющих. Документы перечисляются в рекомендуемой последовательности.

1. Внутренняя опись документов дела.

О составлении внутренней описи документов дела на отдельные категории дел, к которым относятся и личные дела, в императивной форме говорится в подп. «г» п. 50 и п. 54 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Росархива от 31.07.2023 № 77; далее – архивные Правила 2023 года). В Приложении № 5 к названным Правилам приведен рекомендуемый образец описи.

Обратите внимание:

• несмотря на то что в архивных Правилах 2023 года говорится об общем правиле: составление внутренней описи документов дела в процессе полного оформления дел на бумажном носителе при подготовке их к архивному хранению,
• для личных дел действует особое правило: эта опись традиционно начинает заполняться уже при заведении дела, а не при подготовке его к сдаче в архив после увольнения работника. Это особенность данной категории дел, поэтому личное дело начинается с описи, в которую сразу вносят каждый новый документ дела.

2. Личный листок по учету кадров или анкета.

Ответы претендента на должность на вопросы, сформулированные в личном листке по учету кадров или в анкете, позволяют специалистам кадровых служб получать разностороннюю информацию о поступающем на работу, такую как:

• фамилия, имя, отчество (при наличии), пол, дата и место рождения, гражданство;
• подробные сведения об образовании (учебное заведение, факультет, специальность, серия и номер диплома);
• знание иностранных языков с указанием степени владения (по ОКИН);
• наличие ученой степени, ученого звания, научных трудов и изобретений;
• подробные сведения о ранее выполняемой работе (организации, их местонахождение, должность / профессия, стаж работы);
• работа за границей, включая командировки;
• участие в выборных органах;
• наличие правительственных наград;
• отношение к воинской обязанности;
• семейное положение;
• домашний адрес.

Личный листок по учету кадров разрабатывается по усмотрению организации и, как правило, включает несколько таблиц для отражения перечисленной выше информации.

Для анкеты также характерна произвольная форма по усмотрению организации. Отметим, что в 1980 году в одной из разработок ВНИИДАД предлагалась унифицированная форма анкеты с кодами по каждой позиции,...