Довольно часто вопросы читателей журнала требуют подробных ответов и разъяснений, порой мы группируем их по общей тематике. Так и получаются статьи с разбором практических задач, которые ценят наши читатели.
Закончился I квартал 2026 года, номенклатура дел на текущий год уже разработана и введена в действие. Но методическое руководство ее применением осуществляется службой делопроизводства круглогодично. Надеемся, что данная статья поможет специалистам по управлению документами квалифицированно отвечать на вопросы структурных подразделений и совершенствовать практику формирования дел.
В организации откладываются специфические годовые отчеты по одному из направлений основной деятельности, которые традиционно не формируются в общий годовой отчет. Документы малостраничные – 8–10 листов. Можно ли эти документы формировать в одно дело за несколько лет? Разумеется, в деле будет не более 250 листов при толщине не более 4 см.
Обычно дела с документами по вопросам, которые в течение одного календарного года не были решены (часть документов остаются неисполненными), являются переходящими, и заголовки данных дел рекомендуется включать в номенклатуру дел на следующий календарный год преимущественно с теми же индексами. Это общее правило, основанное на принципе формирования в дела только исполненных документов. Объем документа или объем дела не считаются определяющими критериями.
В вопросе упоминается специфическая основная деятельность, отчеты по которой, возможно, относятся к внутренней отчетности. В этом случае формирование в одном деле кратких годовых отчетов «накопительным итогом» для анализа динамики реализации данной специфической функции может быть вызвано информационными потребностями руководства или структурного подразделения.
Ваши малостраничные (и не только) документы, которые с постоянной периодичностью (годовой), составляются и оформляются по одному и тому же «специфическому» вопросу, могут формироваться как переходящее дело (и даже по томам) до тех пор, пока в организации не завершится реализация этого направления деятельности.
Но прежде всего необходимо убедиться, что в соответствии с уставом организации данная деятельность, требующая отчетов, действительно относится к основным видам деятельности. Рекомендуем также посоветоваться с одним из руководителей организации, в чьей зоне ответственности находится эта «специфическая» деятельность, и уточнить:
В настоящее время удобство использования отчетных сведений и необходимость постоянного анализа динамики показателей могут быть причиной отнесения дела к категории переходящих, находящихся на текущем оперативном хранении в структурном подразделении.
Кроме того, на заседании экспертной комиссии необходимо закрепить в протоколе, что данный вид отчета будет формироваться в составе переходящего дела....
Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для
этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:
А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!
В дело сформированы документы, созданные на бумаге формата А3. А поскольку папка-обложка имеет формат А4, то «не влезающие» в папку края документов складывались таким образом, чтобы документ привести к формату А4. В результате толщина дела получилась более 6 сантиметров. Неужели надо расшивать?
Негосударственные организации не обязаны вести личные дела на своих работников. На кого их вести все-таки стоит? И какие возникают риски? Какие документы помещают в личное дело работника при его трудоустройстве, а какие потом в процессе работы. За какие документы в личном деле штрафует Роскомнадзор (стремясь защитить персональные данные) и как «выйти из-под удара». Как регистрировать личные дела в книге учета, отражать их в номенклатуре дел, указывать конкретный номер на обложке дела. Как документировать выдачу дела во временное пользование. Когда и как оформлять внутреннюю опись документов дела, лист-заверитель, обложку. Сколько хранить личные дела уволенных в кадровой службе до их передачи в архив организации.
Объясняем правила группировки документов в дела, а также даем «адреса» их нахождения в нормативных и методических документах. Показываем критерии, по которым документы могут объединяться в одно дело, и как их отражать в заголовке дела. Как заголовок дела из номенклатуры дел трансформируется в заголовок единицы хранения в описи дел: в каком порядке располагать элементы, как уточнить заголовок при разбивке дела на тома, когда и как добавлять аннотацию.
Подскажите, пожалуйста, как лучше прошивать зачетную книжку в личном деле студента, учитывая то, что зачетка в твердой обложке и имеет скобы (они вклеены в обложку). Делать копию и прошивать со всеми листами?
В организации основания к приказам по личному составу группируются вместе с приказами. Необходимо ли при подшивке и описании дел разделять это дело?
Несколько противоречивая формулировка в Правилах делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления приводит к тому, что некоторые организации длительно хранят не только подписанный документ, но и все его рабочие проекты с листами согласования, даже когда этого не требуется. Объясняем, как делать правильно: какие рабочие проекты надо хранить столько же, сколько подлинники, а какие нет; как оба эти варианта отразить в номенклатуре дел. Поводом для статьи стал вопрос читателя.
Негосударственные организации не обязаны вести личные дела на своих работников. На кого их вести все-таки стоит? И какие возникают риски? Какие документы помещают в личное дело работника при его трудоустройстве, а какие потом в процессе работы. За какие документы в личном деле штрафует Роскомнадзор (стремясь защитить персональные данные) и как «выйти из-под удара». Как регистрировать личные дела в книге учета, отражать их в номенклатуре дел, указывать конкретный номер на обложке дела. Как документировать выдачу дела во временное пользование. Когда и как оформлять внутреннюю опись документов дела, лист-заверитель, обложку. Сколько хранить личные дела уволенных в кадровой службе до их передачи в архив организации.
В дело сформированы документы, созданные на бумаге формата А3. А поскольку папка-обложка имеет формат А4, то «не влезающие» в папку края документов складывались таким образом, чтобы документ привести к формату А4. В результате толщина дела получилась более 6 сантиметров. Неужели надо расшивать?
Оформить подписку на журнал
«Делопроизводство и документооборот на предприятии»
можно в любом отделении почты:
