В большинстве случаев переговорный процесс между контрагентами заканчивается подписанием единого документа – договора. При этом стороны, к сожалению, не часто задумываются о том, имеет ли представитель контрагента право его подписать? А еще реже задаются вопросом, каковы будут последствия, если в договоре поставит автограф лицо, которое не имеет на это никаких полномочий? Более того, широко распространен миф о том, что если в договоре есть печать, то подпись – дело второстепенное. Разберемся, какими документами и сведениями о контрагенте нужно располагать, чтобы избежать множества негативных последствий, которые влечет подписание договора неуполномоченным лицом.
В предпринимательской деятельности каждой организации крайне важно зафиксировать условия, по которым проводились переговоры и было достигнуто соглашение с контрагентом. Этот этап называется заключением договора. От грамотного и правильного с юридической точки зрения заключения договора во многом зависят дальнейшие взаимоотношения сторон. Одной из главных составляющих заключения договора является его подписание. Именно при подписании соглашения нужно соблюсти все формальные правила, от которых зависит его действительность. Вот почему руководителям и юридическому департаменту любой организации следует особенно внимательно отнестись к подписанию договора и соблюдению норм закона и рекомендаций.
Пункт 2 ст. 434 ГК РФ предусматривает несколько способов заключения письменного договора:
- путем составления одного документа, подписанного сторонами;
- путем обмена документами посредством почтовой, телеграфной, телетайпной, телефонной, электронной или иной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору.
В соответствии с п. 1 ст. 160 ГК РФ сделка в письменной форме должна быть совершена путем составления документа, выражающего ее содержание и подписанного теми, кто совершает сделку, или уполномоченными на это лицами.
Таким образом, заключить договор можно, поставив собственноручную подпись руководителя или иного уполномоченного лица, либо путем обмена документами с помощью технических средств.
Кто может подписать договор
Договоры от имени компании могут подписывать:
- руководитель организации;
- участник (учредитель) организации (если ее руководитель выдал ему доверенность – специальный документ на подписание договора, или если его уполномочило собрание участников организации);
- любое лицо (независимо от того, работает оно в организации или нет), которому руководитель компании выдал соответствующую доверенность.
Руководители организаций могут подписывать договор на основании учредительных документов (для упрощения далее будем упоминать об уставе как о самом распространенном документе) организации либо на основании указаний закона.
В зависимости от организационно-правовых форм компаний наименования должностей их руководителей различаются. К примеру, в обществах с ограниченной ответственностью руководителей именуют директор, генеральный директор. В государственных учреждениях – начальник. В кооперативах, фондах и пр. – председатель, президент.
Руководитель филиала или представительства компании действует по доверенности и положению о филиале (представительстве), в которых указаны его полномочия на подписание договора. При этом доверенность ему должен подписать руководитель основной фирмы.
Если договор подписывает руководитель, в преамбуле договора нужно указать его должность, фамилию, имя, отчество, а также название документа (в случае с доверенностью нужно также указать ее номер и дату), который дает право подписать договор.
Например, в соответствии со ст. 42 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» ООО вправе передать по договору полномочия руководителя управляющему. Он сможет подписывать соглашения от имени организации вместо руководителя на основании договора с организацией.
Кроме того, любое иное лицо, не работающее в компании, также может подписать договор от ее имени, если руководитель организации выдал ему соответствующую доверенность. Рекомендуем подтвердить полномочия лица на подписание соглашения еще и специальным договором поручения. Косвенно этого требует п. 1 ст. 975 ГК РФ. В нем сказано, что доверитель обязан выдать поверенному доверенность (доверенности) на совершение юридических действий, предусмотренных договором поручения.
Если руководитель выдал доверенность на подписание договоров от имени организации, сам он также может подписывать договоры. Его права выдача доверенности не умаляет.
Подпись главбуха
Требования о подписании договоров (чаще всего кредитных) главными бухгалтерами, как правило, предъявляют банки или иные кредитные организации. Правомерно ли это?
Согласно абз. 3 п. 1 ст. 160 ГК РФ законом, иными правовыми актами и соглашением сторон могут устанавливаться дополнительные требования, которым должна соответствовать форма сделки (совершение на бланке определенной формы, скрепление печатью и т.п.), и предусматриваться последствия несоблюдения этих требований. В соответствии с п. 3 ст. 7 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» без подписи главбуха денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению.
Нормы, обязывающие главного бухгалтера организации удостоверять верность копий договоров, есть в НК РФ. Так, в абз. 2 п. 13 ст. 167 НК РФ указано, что при получении оплаты, частичной оплаты налогоплательщиком – изготовителем товаров (работ, услуг) в налоговые органы одновременно с налоговой декларацией представляется контракт с покупателем (копия такого контракта, заверенная подписью руководителя и главного бухгалтера).
На практике главбух редко подписывает договоры, т.к. это усложняет гражданский оборот. Кроме того, главный бухгалтер не является органом юридического лица, который вправе совершать сделки, подписывать договоры.
Тем не менее подпись главбуха на договоре все же полезна для совершения и реализации соглашения, так как это позволяет ему быть в курсе всех сделок организации и с позиций учета помочь своему руководителю не упустить некоторые важные моменты.
Подтверждающие документы
Подтверждать полномочия лица на подписание договора может:
- устав организации и протокол (решение) о назначении (избрании) ее руководителя;
- доверенность;
- приказ вышестоящего органа (организации).
Устав и протокол
В уставе организации следует указать компетенцию ее единоличного исполнительного органа – руководителя. Сделать это можно, например, так:
9.15. Единоличным исполнительным органом Общества является Директор. Директор Общества без доверенности действует от имени Общества, в том числе представляет его интересы, совершает сделки от имени Общества, утверждает штампы, издает приказы и дает указания, обязательные для исполнения всеми работниками Общества; открывает счета в банках; пользуется правом распорядителя кредитов и распоряжается имуществом Общества, стоимость которого не превышает 25 процентов балансовой стоимости активов Общества на дату принятия решения о совершении таких действий, выдает доверенности на право представительства от имени Общества, в том числе доверенности с правом передоверия.
