Аутсорсинг: реальная экономия или головная боль?

В последнее время все более распространенными становятся схемы ведения бизнеса с использованием аутсорсинга. Считается, что они позволяют сэкономить финансовые ресурсы компании и увеличить экономическую эффективность. Но так ли это на самом деле? Разберемся, когда можно прибегнуть к аутсорсингу, а в каких случаях желание экономить обернется неприятностями.

Когда необходим аутсорсинг

Одним из ключевых моментов деятельности коммерческой организации является увеличение прибыли, некоммерческой – увеличение эффективности, т.е. достижение целей деятельности с меньшими затратами. Современные методы управления организации сосредоточены на оптимальном использовании располагаемых ресурсов, ограниченных и влекущих расходы на их поддержание. Основные и вспомогательные процессы (закупки, основная деятельность, продажи, сервис и поддержка клиентов; инфраструктура организации, включающая информационную систему, управление кадрами, учет и т.д.) могут выполняться как собственными силами организации с помощью внутренних ресурсов, так и с привлечением внешних, не являющихся частью организации исполнителей.

Под аутсорсингом (англ. outsourcing – привлечение внешних ресурсов) подразумевают выполнение процессов, функций, операций исполнителями, не являющимися частью структуры организации. Проще говоря, решение об аутсорсинге связано с ответом на вопрос: сделать собственными силами или приобрести у внешних поставщиков и исполнителей? Если речь идет о привлечении внешних сотрудников для выполнения определенных функций без введения в штат организации, такую услугу привлечения «аренды» персонала называют аутстаффингом (англ. outstaffing – использование персонала вне структуры организации).

Принятие решения об аутсорсинге каких-либо процессов и функций является частью стратегии управления организацией. Передача вспомогательных и поддерживающих процессов на аутсорсинг позволяет руководству организации сконцентрировать усилия на процессах, составляющих основу конкурентного преимущества организации.

В то же время многие организации, независимо от вида деятельности, отдают на аутсорсинг подбор кадров, ремонт основных средств, транспортировку материалов и товаров. К аутсорсингу обычно обращаются для выполнения второстепенных процессов и операций, в результате менеджеры могут сосредоточиться на управлении ключевыми процессами. Аутсорсинг ключевых операций может существенно усложнить деятельность организации. В то же время не всегда с достаточной четкостью возможно определить, какие виды деятельности являются ключевыми.

Как уже упоминалось, часто практикуется аутсорсинг вспомогательных процессов и функций. Сформировались рынки таких услуг со многими конкурирующими поставщиками и исполнителями, например, информационные технологии, юридические или бухгалтерские услуги.

Необходимость привлечения экспертов может возникнуть в рамках деятельности любого функционального подразделения. Например, при представлении интересов организации в судебных разбирательствах, заключении сложных сделок с имуществом, выходом на рынки капитала, так как штатные юристы могут не обладать необходимым опытом.

Если расходы на развитие и поддержание информационных систем собственным IT-персоналом выходят из-под контроля, об аутсорсинге стоит задуматься, например, по причине сложности найма и высокой стоимости сотрудников, неправильного планирования работ и определения технического задания для внедрения программного обеспечения, изменения потребностей пользователей, недостаточности возможностей имеющейся информационной системы. Без высококвалифицированной поддержки в данной ситуации не обойтись.

Одним из востребованных и распространенных видов аутсорсинга является передача учетных функций, т.е. обязанностей, возлагаемых на бухгалтерию. Это может быть ведение бухгалтерского, налогового учета и составление отчетности в полном объеме либо передача аутсорсеру отдельных функций, например, расчета заработной платы, НДФЛ, обязательных взносов в социальные фонды, составление отчетности по МСФО, налоговое консультирование.