Рассматриваем 5 основных видов удержания из зарплаты сотрудника: для погашения задолженности перед работодателем, в целях возмещения ущерба, причиненного компании виновными действиями работника, при исполнении решения суда, в связи с выполнением организацией обязанности налогового агента, а также в отдельных случаях по инициативе работника. Выясняем, когда осуществить удержание работодатель обязан, а когда нет; какие ограничения на удержания существуют и каким образом их можно обойти. Приводим мнения проверяющих и выводы из судебной практики. Даем образцы документов для оформления удержаний из зарплаты, в частности примеры заявления работника с его согласием на удержание, приказа об удержании из зарплаты неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, соглашения о добровольном возмещении причиненного работником ущерба с рассрочкой платежа и дополнительного соглашения к трудовому договору о возмещении расходов на питание сотрудника.
Удержание по своей сути представляет собой уменьшение заработной платы сотрудника при ее начислении и выплате. Оно может производиться только в случаях, предусмотренных ТК РФ и иными федеральными законами 1. Воспользуемся перечнем, предложенным Рострудом в Руководстве по соблюдению обязательных требований трудового законодательства (утв. приказом от 11.11.2022 № 253). В частности, в нем выделяются следующие основания для удержания из заработной платы работников:
1) для погашения задолженности работника перед работодателем (ст. 137 ТК РФ);
2) при возмещении ущерба, причиненного работодателю виновными действиями работника (гл. 39 ТК РФ);
3) при исполнении решения суда (по исполнительным документам) (ст. 138 ТК РФ);
4) в результате исполнения работодателем обязанностей налогового агента по исчислению НДФЛ (ст. 226 НК РФ);
5) в рамках исполнения воли работника на удержание, если такая возможность предусмотрена федеральным законом. Например, когда работник – член профсоюза письменно попросит работодателя перечислять из его заработной платы на счет профсоюза членские взносы в соответствии с коллективным договором, соглашением (ч. 3 ст. 28 Федерального закона от 12.01.1996 № 10‑ФЗ «О профессиональных союзах, их правах и гарантиях деятельности»).
Далее последовательно рассмотрим эти наиболее часто встречающиеся на практике ситуации, предупредим о рисках и дадим образцы необходимых для оформления документов.
1. Удержание для погашения задолженности работника перед работодателем
Удержание из заработной платы для погашения задолженности сотрудника перед работодателем согласно ч. 2 ст. 137 ТК РФ возможно:
1) для возмещения неотработанного аванса, выданного сотруднику в счет заработной платы;
2) в целях погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного:
- в связи со служебной командировкой;
- в связи с переводом на другую работу в другую местность;
- в других случаях;
3) для возврата сумм, излишне выплаченных работнику:
- вследствие счетных ошибок (причем повторная выплата заработной платы за один рабочий период, аванса на одну командировку и т.п. счетной ошибкой не признаются);
Счетной считается ошибка, допущенная при проведении арифметических подсчетов – умножения, сложения, вычитания, деления (письмо Роструда от 01.10.2012 № 1286-6-1). В апелляционном определении от 28.08.2018 по делу № 33-31253/2018 Московский городской суд признал счетной ошибкой сбой в компьютерной программе. А определением Верховного Суда РФ от 20.01.2012 № 59-В11-17 и апелляционным определением Верховного суда Республики Татарстан от 18.02.2016 по делу № 33-2188/2016 некорректная работа компьютера и повторная выплата зарплаты за тот же период признаны технической, а не счетной ошибкой.
- в случае признания органом по рассмотрению индивидуальных трудовых споров вины работника в невыполнении норм труда (ч. 3 ст. 155 ТК РФ) или простое (ч. 3 ст. 157 ТК РФ);
4) при увольнении работника до окончания того рабочего года, в счет которого он уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск, за неотработанные дни отпуска.
Поскольку удержание – это уменьшение заработной платы работника, то в ТК РФ установлены жесткие условия для его осуществления:
- главное правило, которое необходимо соблюдать при удержаниях из заработной платы, – их общий размер при каждой выплате зарплаты не должен превышать 20% от доходов работника после вычета НДФЛ (ч. 1 ст. 138 ТК РФ). Если же размер превышает 20%, то сумму превышения работник может погасить добровольно (обычно оформляется заявлением от работника, см. его образец в Примере 1). А вот оснований для взыскания задолженности через суд у работодателя при этом не будет (см. письмо Минтруда России от 30.03.2021 № 14-3/ООГ-2784 и определение Верховного Суда РФ от 14.03.2014 № 19-КГ13-18);
- также необходимо помнить, что удержание производится только из зарплаты, т.е. вознаграждения за труд, стимулирующих и компенсационных выплат (в том числе при увольнении);
-
работодатель не обязан осуществлять удержания. Как считает Минтруд России, из буквального толкования ст. 137 ТК РФ следует, что удержания из заработной платы работника являются правом, а не обязанностью работодателя и относятся к его усмотрению (письмо от 30.03.2021 № 14-3/ООГ-2784).
В 1–3 из перечисленных выше случаев работодателю необходимо соблюсти еще 2 правила:
-
решение об удержании из зарплаты сотрудника необходимо принять...
