Расскажем, какие препятствия на пути безбумажного документооборота существуют: в виде заблуждений и в виде объективных факторов, а также как их можно преодолевать, как снизить расходы за счет использования простых и облачных ЭП, как обстоят дела с доверенностью сотруднику организации, чтобы он смог использовать свою ЭП физлица в служебных целях? Затронем актуальную проблему безбумажного кадрового документооборота, а также разъясним предстоящие законодательные новшества, которые принципиально изменят ситуацию за счет создания юридически значимых электронных дубликатов ранее созданных бумажных и электронных оригиналов документов.
Рассмотрим текущую ситуацию, объективные препятствия на пути безбумажного документооборота и заглянем в ближайшее будущее, чтобы сориентировать вас, к чему стоит готовиться и какие шаги можно предпринять для максимального ускорения процесса отказа от бумаги.
Безбумажные технологии давно не являются чем-то необычным: во многих организациях есть система электронного документооборота (СЭД) и существенная часть документов не имеет бумажной копии. Привычным стал обмен бухгалтерскими документами без их формирования на бумаге. Несмотря на очевидное преимущество безбумажных технологий, в любой организации сохраняется огромное количество бумажных документов как с контрагентами, так и во внутренних процессах. Полный переход на безбумажные технологии тормозят консерватизм организаций (нежелание менять привычный режим работы) и объективные причины. К счастью, руководство страны сегодня понимает критичность задач перехода на безбумажные технологии и предпринимает значительные усилия по изменению ситуации.
Текущее положение дел
Более 80% всех бумажных документов уже сегодня могут быть переведены в электронный вид. Это касается большей части внутреннего документооборота организации, почти всех договоров и бухгалтерской первички, другого документооборота с контрагентами. По сути дела, сегодня документы на бумаге необходимо оформлять только для 3 групп документов:
- строгой отчетности и документов, которые могут быть оформлены только на типографских бланках, требующих специального учета (например, квитанционные книжки, бланки удостоверений, дипломов, различные абонементы и пр.);
- некоторых кадровых документов согласно требованиям ТК РФ;
- документов длительного срока хранения (более 15 лет), в особенности требующих передачи в архивные фонды.
Плюс отдельные отраслевые требования в ряде случаев могут обязывать оформлять именно бумажные документы.
Но и в отношении всех этих документов ведется активная работа на уровне нормотворчества и создания инфраструктуры для обеспечения возможности их перевода в электронный вид.
Почему же большая часть документов создается и обращается в бумажном виде? Ниже результаты небольшого исследования среди наших клиентов, которых мы спрашивали, что тормозит их переход на безбумажный документооборот сейчас.
Рисунок. Причины настороженного отношения к безбумажному документообороту
Ряд прозвучавших ответов – это откровенные заблуждения. Большая часть документов может быть переведена в безбумажный вид уже сегодня. На практике доказано, что работа с электронными документами при соблюдении соответствующих регламентов является более безопасной и обеспечивает сохранность информации проще и дешевле. Налоговые органы и суды принимают к рассмотрению документы в электронном виде и даже электронные копии бумажных документов, всячески поощряя перевод документов в электронный вид. Инвестиции для перехода на безбумажные технологии требуются, но и возврат денежных средств гарантирован в результате экономии на накладных расходах на пересылку, на хранение и ручную обработку документов. Пожалуй, только 2 первых аргумента являются реальным препятствием – обсудим их.
Сложность и дороговизна управления ключами УКЭП
Чтобы обеспечить сотрудников ключами усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП), требуются финансовые и временные затраты:
- как минимум, раз в год необходимо перевыпускать ключ, что требует личного присутствия сотрудника в удостоверяющем центре. Разные ключи могут потребоваться для разных операций. Их стоимость колеблется от 1000 до 9000 руб. в зависимости от типа операции;
-
для использования УКЭП необходимо на каждое рабочее место установить платное программное обеспечение и приобрести безопасный носитель подписи каждому обладателю (на одном носителе может быть несколько подписей одного человека, но не разных людей) – в сумме это может составить порядка 2000 руб.;
- может потребоваться определенная инфраструктура для обеспечения безопасности пользования ключами и их регулярного обновления.
В общем, в большой организации это может вылиться в существенные траты. Таким образом, работа с УКЭП требует финансовых вложений и организационных усилий на их первичное получение и последующее обновление.
Что делать:
-
Используйте УКЭП только в нужных случаях. В большинстве случаев для придания юридической значимости электронным документам достаточно использовать простую ЭП. Она, как правило, встроена в СЭД, ее ключи не устаревают. Только требуется сформировать соответствующие локальные нормативные документы, в которых будут регламентированы правила использования простой подписи, и сотрудники организации...
