Top.Mail.Ru

Выбираем электронную подпись для разных документов

Рассказываем, какие виды электронных подписей (ЭП) существуют, и разъясняем их назначение. Даем критерии выбора вида электронной подписи для внутреннего и внешнего документооборота. Показываем, какие законодательные ограничения выбора вида электронной подписи установлены для документов (кадровых, бухгалтерских, налоговых и иных). Так вы поймете, какие подписи лучше сформировать для своих работников и использовать в разных ситуациях.

Требования к выбору вида электронной подписи разрозненны и содержатся в различных нормативных правовых актах. Действующее регулирование определяет использование электронных подписей только для отдельных видов документов, что вызывает затруднения при переводе документов в электронный вид.

Единая методика выбора вида электронной подписи разработана экспертами нашей компании и изложена в проекте национального стандарта «Цифровой документооборот организации. Требования к эталонной модели» (приказ Росстандарта от 01.11.2022 № 2726).

Виды электронной подписи и их назначение

Отношения в области использования электронных подписей регулируются Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» 1.

Электронная подпись – информация в электронной форме, присоединенная к подписываемому электронному документу или иным образом связанная с ним и позволяющая идентифицировать лицо, подписавшее электронный документ.

Различают 3 вида электронных подписей (ЭП):

  • простую (ПЭП),
  • усиленную, которая может быть неквалифицированной (УНЭП) или квалифицированной (УКЭП).

Простая электронная подпись формируется путем использования кодов и паролей, подтверждающих, что документ подписан определенным лицом. Для признания документа, подписанного простой электронной подписью, равнозначным бумажному документу, подписанному собственноручно, необходимо выполнение определенных условий, предусмотренных Законом об ЭП. Условия признания и порядок проверки этой подписи устанавливаются нормативными правовыми актами, нормативными актами Центрального банка России или соглашением между участниками обмена.

Усиленная неквалифицированная электронная подпись формируется путем криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа подписи (можно использовать криптопровайдер Microsoft Enhanced Cryptographic Provider v1.0 или российский КриптоПро). Такая подпись позволяет определить лицо, подписавшее документ, и защитить его от несанкционированного изменения. Неквалифицированная электронная подпись признается равнозначной собственноручной подписи в случаях, аналогичных указанным нами выше для простой подписи.

Усиленная квалифицированная электронная подпись соответствует характеристикам усиленной неквалифицированной электронной подписи, но используется только с квалифицированным сертификатом ключа проверки, созданным аккредитованным удостоверяющим центром.

Сертификат ключа проверки электронной подписи – электронный или бумажный документ, который подтверждает принадлежность ключа проверки электронной подписи конкретному лицу.

Согласно Закону об ЭП электронные документы, подписанные квалифицированной электронной подписью, всегда признаются равнозначными документам, подписанным собственноручно, и могут применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством Российской Федерации. Исключение составляют случаи, когда законодательство допускает составление документа только на бумажном носителе.

Итак, электронные документы, подписанные простой или неквалифицированной электронной подписью, признаются равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручно, если это установлено нормативными правовыми актами, нормативными актами ЦБР или соглашением между сторонами. В соглашении или соответствующем акте должны быть прописаны:

  • порядок проверки электронной подписи;
  • правила определения лица, подписывающего электронный документ, по его подписи (только для простой электронной подписи);
  • обязанность лица, создающего или использующего ключ простой электронной подписи, соблюдать его конфиденциальность (только для простой электронной подписи).

Остается открытым вопрос, для каких видов документов будет достаточно использовать простую или усиленную неквалифицированную подпись, а для каких необходима только усиленная квалифицированная подпись.

...

Вы видите начало этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Топ-3 технических ошибок в договоре, которые приведут к проблемам

Рассказываем про неверное указание наименования товара, единиц его измерения и количества, а также других технических ошибках (опечатках) в договорах. Вы узнаете о рисках судебных споров и претензий со стороны не только контрагентов, но также ФАС России и ФНС России. Приводим образцы формулировок для договоров, которые помогут снизить вероятность возникновения неблагоприятных последствий из-за наличия в тексте подобных неточностей.

Электронные подписи и машиночитаемые доверенности в вопросах и ответах

Наше издательство и сайт delo-press.ru 09.04.2024 провели онлайн-семинар «Риски использования ЭП и МЧД». Для выступления мы пригласили ведущих экспертов. По итогам мероприятия публикуем ответы на интересные вопросы слушателей, которые дали спикеры в ходе семинара.

Автоматизируем оформление командировок

Автор делится наработками своей компании по оформлению командировок в электронном виде: от подачи заявки на командировку и ее обеспечение, издания приказа и до составления отчетов (авансового и о командировке). Алгоритм работы объясняется пошагово, в деталях (с таблицей и схемами). Даются советы, что можно перевести в электронный вид (часть процесса идет в «1С:», другая – в СЭД), какие плюсы это дает. Приведены примеры оформления конкретных документов.

О дате договора, подписанного по ЭДО

В договоре аренды указана его дата – ​29.03.2024. Он был подписан по ЭДО, и в штампе о подписании проставлена другая дата. В тексте договора отмечено, что он вступает в силу с даты подписания сторонами и с даты подписания начинают исчисляться сроки договора и индексации арендной платы. С какой даты в данном случае следует исчислять указанные сроки: с даты в договоре или в штампе о подписании договора?

Условие об оплате: как правильно прописать в договоре

Порядок оплаты по гражданско-правовому договору – ​это согласованный сторонами способ расчетов за выполнение обязательств. Условие об оплате является одним из ключевых в договоре. Поэтому важно уделить ему особое внимание на этапе оформления сделки. В статье разбираем различные формулировки условий договора об оплате, в том числе об авансировании, коммерческом кредите, постоплате, расчетах наличными и абонентской плате.

Правила оформления приложений к договорам

На практике все чаще можно встретить многостраничные договоры с множеством приложений. Показываем, как нумеровать приложения к приложениям договоров, что делать, если первому приложению номер не дали, а потом оформили второе приложение, как форму документа (например, акта) сделать приложением к договору, как придать юридическую силу скан-копиям договора и приложений к нему при их направлении по электронной почте, если у контрагентов нет электронных подписей. Поводом для написания статьи стали вопросы подписчиков.

Коммерческий кредит с процентами: как прописать в договоре

В гражданском обороте обычной практикой является предоставление поставщиками и исполнителями своим клиентам отсрочки или рассрочки платежа за реализуемые по договорам товары, работы или услуги с фиксацией общего лимита финансирования, а также срока или графика, в рамках которых покупатель или заказчик могут не вносить оплату. Покупатель со своей стороны тоже может проавансировать поставщика, перечислив ему всю или часть оплаты до момента отгрузки товара, в результате чего поставщик оперативно получает средства для пополнения своих оборотных активов. По общему правилу такое пользование деньгами является бесплатным, однако в своем договоре стороны могут предусмотреть и иное. Расскажем, что представляет собой коммерческий кредит, когда он возможен и на каких условиях, а также дадим советы, как прописать его в договоре, чтобы вторая сторона не могла оспорить взыскание с нее процентов. Тем более что сейчас в условиях, когда партнеры сплошь и рядом просят отсрочку и рассрочку по оплате, кредиторам стоит заранее позаботиться о своих интересах и заложить в договоры выгодные для них условия. А покупателям, перечислившим аванс, желательно подстраховаться на случай недобросовестности поставщиков.

Как проверить иностранного контрагента

Приводим подробную инструкцию, как самостоятельно проверить иностранного контрагента и снизить риски при принятии решения о заключении с ним договора. Узнаете, какие публичные и частные сервисы, базы данных в Интернете для этого использовать. Наши подробные рекомендации, адаптированные под условия заключения сделок в конкретной организации, можно включить в локальный нормативный акт или иной организационно-распорядительный документ, посвященный вопросам проверки благонадежности иностранных партнеров в рамках договорно-правовой работы.